Pflegekongress: Was du einkaufen und mitbringen musst
Für einen Pflegekongress brauchst du mehr als Stühle und Kaffee. Registrierung, Vorträge, Akkreditierung und Catering greifen ineinander – fehlende Kabel oder unklare Namensschilder fallen am Veranstaltungstag sofort auf. Plane die Ausstattung nach Teilnehmerzahl, Saalgröße und Programmdauer. Diese Liste hilft dir, Einkäufe, Leihmaterial und Technik rechtzeitig zu bündeln und die Mengen vor Ort zu prüfen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 110
- BesuchertischeAnz. 12
- RegistrierungstischeAnz. 2
- Rednertisch
- HockerAnz. 4
- Rednerpult
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 12
Ausstattung
- Präsentationslaptop
- Ersatz-Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- PräsentationsklickerAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Mobile LadegeräteAnz. 4
- Laptopständer
- FlipchartsAnz. 3
- Flipchart-MarkerAnz. 12
- LaserpointerAnz. 2
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 110
- NamensschildclipsAnz. 110
- KongressbannerAnz. 3
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- TischdeckenAnz. 14
- BlumenarrangementsAnz. 6
- ReferentenschilderAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 10
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 20
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- HandschuheAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Kilo
- Teebeutel - 300 Stück
- Kräutertee - 80 Beutel
- Cappuccinopulver - 2 Kilo
- Kakaopulver - 1 Kilo
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Laktosefreie Milch - 4 Liter
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 300 Stück
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Eistee - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 96 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Toast - 8 Packungen
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weiße Brötchen - 100 Stück
- Vollkornbrötchen - 100 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 12 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 3 kilo
- Roastbeef - 2 Kilo
- Räucherlachs - 2 Kilo
- Eiersalat - 2 kilo
- Gurke - 20 stuks
- Tomaten - 8 Kilo
- Salat - 12 Köpfe
- Rucola - 2 Kilo
- Paprika - 5 kilo
- Rote Zwiebel - 2 Kilo
- Avocado - 30 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Feta - 2 Kilo
- Kichererbsen - 3 Kilo
- Quinoa - 4 Kilo
- Pasta - 8 kilo
- Reis - 6 Kilo
- Hähnchenbrustfilet - 12 kilo
- Gemüseburger - 40 Stück
- Gegrilltes Gemüse - 8 Kilo
- Champignons - 4 Kilo
- Zucchini - 20 Stück
- Karotten - 5 Kilo
- Kartoffeln - 15 Kilo
- Gemüsebrühe - 2 Liter
- Hühnersuppe - 8 Liter
- Tomatensuppe - 8 Liter
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Pestosauce - 2 Kilo
- Joghurtdressing - 3 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Knoblauch - 1 Kilo
- Krokettenbrötchen - 100 Stück
- Mini-Quiches - 120 Stück
- Mini-Sandwiches - 160 Stück
- Herzhafte Muffins - 120 Stück
- Butterkekse - 8 kilo
- Brownies - 120 Stück
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Trauben - 8 kilo
- Mandarinen - 60 Stück
- Nussmix - 4 Kilo
- Rosinen - 2 Kilo
- Schokoriegel - 120 Stück
- Schlagsahne - 2 Liter
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Papierservietten - 600 Stück
- Papier-Kaffeeservietten - 300 Stück
- Trinkhalme - 150 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Handseife - 8 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
Tipps
- Plane pro 10 Teilnehmende mindestens einen Registrierungstisch ein und lege Namensschilder, Teilnehmerliste sowie Programm auf einem separaten Stapel bereit. So entsteht morgens keine lange Suche am Empfang.
- Bestätige die Catering-Mengen spätestens 3 bis 5 Werktage vorher erneut. Berücksichtige dabei gemeldete Ernährungswünsche und plane Getränke für die gesamte Programmdauer, nicht nur für die Pausen.
- Halte für den Präsentationslaptop einen Ersatz-Laptop, passende HDMI-Adapter und mindestens zwei Verlängerungskabel bereit. Teste jede Präsentation mit dem tatsächlichen Projektor spätestens am Vortag.
- Rechne bei einer Tagesveranstaltung mit mindestens einem Wasserglas und einer Wasserkanne pro Sitzgruppe sowie zusätzlichen Gläsern im Backstage- und Referentenbereich. Fehlende Gläser werden meist erst während des ersten Vortrags bemerkt.
- Drucke Namensschilder, Programme, Routenkarten und die Teilnehmerliste spätestens 24 Stunden vor Beginn. Packe Präsentationen, Badges und Referenteninformationen getrennt nach Registrierung, Vortragssälen und Referentenbereich ein.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für die Registrierung bei einem Pflegekongress?
- Plane Registrierungstische, Namensschilder, Badges, eine aktuelle Teilnehmerliste und gedruckte Programme ein. Lege zusätzlich Stifte und einen getrennten Stapel für Nachmeldungen bereit. Drucke die Teilnehmerliste spätestens am Vorabend und aktualisiere sie am Veranstaltungsmorgen.
- Wie viel Technik brauche ich für einen Pflegekongress?
- Pro Vortragssaal brauchst du mindestens einen Präsentationslaptop, einen Projektor, eine Leinwand, Lautsprecher und ein Funkmikrofon. Nimm einen Ersatz-Laptop, HDMI-Adapter und zwei zusätzliche Verlängerungskabel pro Saal mit. Führe den Techniktest mindestens 24 Stunden vorher durch.
- Wie viele Namensschilder muss ich für den Pflegekongress drucken?
- Drucke für jede angemeldete Person ein Namensschild und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 200 Anmeldungen sind das beispielsweise 210 bis 220 Schilder. Sortiere sie alphabetisch und bewahre die leeren Reserveschilder am Empfang auf.
- Wann muss ich das Catering für einen Pflegekongress bestellen?
- Reserviere das Catering idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher und bestätige Mengen sowie Ernährungswünsche 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress. Plane Getränke und Geschirr für alle angemeldeten Personen plus etwa 5 Prozent Reserve. Prüfe die Lieferung direkt nach der Ankunft.
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