Que faut-il prévoir pour un congrès de franchise ?

Un congrès de franchise demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut prévoir les repas, la vaisselle, les badges, les supports imprimés et tout le matériel nécessaire aux interventions. Cette liste regroupe les achats et fournitures à préparer pour l’accueil des participants, les pauses et les présentations. Vérifiez aussi les besoins alimentaires et les branchements techniques avant le jour J, car ce sont les éléments les plus souvent réglés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables de congrèsqté 12
Tables de buffetqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Lutrin
Portantsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Cuillères à caféqté 130
Fourchettes de tableqté 130
Couteaux de table basiquesqté 130
Louchesqté 20

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Chargeurs mobilesqté 4
Glacièresqté 6

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 6
Bannières logoqté 3
Porte-nomsqté 8
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux directionnelsqté 10

Éclairage

Projecteurs LED uplighterqté 8
Lampes de tableqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Couverts de serviceqté 20
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 250 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citrons - 2 kilo
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rood - 6 caisses
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Ginger ale - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 18 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini bouteilles d'eau - 120 pièces
- Mini-croissants - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Mélange de noix - 4 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Toast - 12 paquets
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Baguettes - 24 pièces
- Mini-sandwiches - 180 pièces
- Wraps - 120 pièces
- Wraps au houmous - 40 pièces
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Saumon fumé - 2 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage vegan - 1 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 6 kilos
- Concombres - 5 kilos
- Poivrons - 4 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Salade de quinoa - 8 kilo
- Salade de pommes de terre - 8 kilos
- Soupe au poulet - 12 liter
- Soupe de légumes - 12 liter
- Bâtonnets salés - 10 paquets
- Morceaux de poulet chauds - 8 kilos
- Falafel - 5 kilo
- Riz - 8 kilos
- Mélange de légumes - 10 kilo
- Curry vegan - 8 kilos
- Petits pains sans gluten - 30 pièces
- Sandwichs végétaliens - 40 pièces
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Sauce chili - 2 litres
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 500 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Serviettes - 500 pièces
- Sacs-repas en papier - 120 unités
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Gobelets jetables - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pics en bois - 500 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Savon liquide pour les mains - 8 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets
- Pansements - 2 boîtes
- Stylos - 150 pièces
- Blocs-notes - 120 unités
- Protège-badges - 120 pièces
- Lanyards - 120 pièces
- Étiquettes nominatives - 150 pièces
- Papier A4 - 2 paquets
- Toner d'impression - 2 cartouches
- Ruban adhésif - 6 rouleaux
- Ruban adhésif double face - 4 rouleaux
- Surligneurs - 12 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un badge nominatif par participant, intervenant et membre de l’organisation, puis imprimez-en quelques exemplaires vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Pour une journée complète, comptez au minimum deux pauses avec café, tasses, verres à eau et petites assiettes. Ajoutez une marge de 10 % pour la vaisselle et les consommables.
Réservez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran et un cliqueur pour les présentations. Testez chaque câble HDMI, rallonge et multiprise la veille, pas au début de la première intervention.
Étiquetez les repas spéciaux avant l’arrivée des participants et gardez-les séparés dans la chambre froide. La liste des besoins alimentaires doit être vérifiée au plus tard 48 heures avant le congrès.
Préparez la table d’inscription avec les badges triés par ordre alphabétique, les programmes imprimés et des chargeurs mobiles. Gardez également une clé USB contenant toutes les présentations comme solution de secours.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un congrès de franchise ?: Prévoyez la vaisselle, les fournitures d’accueil, les badges, les programmes imprimés et le matériel de présentation. Pour la technique, comptez au minimum un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un cliqueur, des câbles HDMI et des multiprises.
Combien de badges prévoir pour un congrès ?: Préparez un badge par personne inscrite, intervenant et membre de l’équipe. Ajoutez une réserve de 5 à 10 % afin de couvrir les inscriptions tardives, les erreurs d’impression et les changements de dernière minute.
Quand vérifier le matériel technique d’un congrès ?: Faites un premier contrôle au moins 48 heures avant l’événement, puis un test complet dans la salle la veille. Vérifiez notamment les microphones sans fil, les haut-parleurs, le branchement HDMI et la compatibilité des présentations.
Combien de vaisselle prévoir pour un congrès d’une journée ?: Prévoyez une pièce par participant pour chaque type de vaisselle utilisé au repas et aux pauses, avec une marge de 10 %. Pour les verres et les tasses réutilisés plusieurs fois, prévoyez un stock supplémentaire si le lavage n’est pas organisé entre deux services.

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