Lista de compras para un congreso de franquicias

Un congreso de franquicias necesita más que sillas y un proyector. Esta lista reúne el material para recibir a los participantes, servir comidas y bebidas y mantener las ponencias en marcha sin interrupciones. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade unidades de reserva para lo que suele fallar: cables, identificaciones, cargadores y vajilla. También conviene separar con antelación las comidas especiales y preparar una zona de refrigeración.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas para congresocant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de registrocant. 2
Mesa de oradores
Atril
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 130
Cucharillas de cafécant. 130
Tenedores de cenacant. 130
Cuchillos básicos para cenacant. 130
Cucharonescant. 20

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Memorias USBcant. 4
Cargadores móvilescant. 4
Neveras portátilescant. 6

Decoración

Banderas de la empresacant. 6
Banners con el logocant. 3
Portanombrescant. 8
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Señales de orientacióncant. 10

Iluminación

Focos LED uplightercant. 8
Lámparas de mesacant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 8
Bandejas de servircant. 16
Cubiertos de serviciocant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 200 bolsas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 250 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 2 kilos
- Spa Blauw - 12 cajas
- Spa Rood - 6 cajas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger ale - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 18 botellas
- Rosado - 12 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Botellitas de agua - 120 unidades
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini muffins - 120 unidades
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 8 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Mezcla de frutos secos - 4 kilo
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Tostaditas - 12 paquetes
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Baguettes - 24 unidades
- Mini sándwiches - 180 unidades
- Wraps - 120 unidades
- Wraps de hummus - 40 unidades
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Queso joven - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Queso vegano - 1 kilo
- Lechuga - 8 unidades
- Tomates - 6 kilos
- Pepinos - 5 kilos
- Pimientos - 4 kilos
- Rúcula - 2 kilo
- Ensalada de pasta - 12 kilos
- Ensalada de quinoa - 8 kilos
- Ensalada de patata - 8 kilo
- Sopa de pollo - 12 litros
- Sopa de verduras - 12 litros
- Picos de pan - 10 paquetes
- Trozos de pollo caliente - 8 kilo
- Falafel - 5 kilo
- Arroz - 8 kilos
- Mezcla de verduras - 10 kilos
- Curry vegano - 8 kilos
- Panecillos sin gluten - 30 unidades
- Bocadillos veganos - 40 unidades
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Salsa de ajo - 2 litros
- Salsa de chile - 2 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 500 gram
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Servilletas - 500 unidades
- Bolsas de papel para almuerzo - 120 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Vasos desechables - 200 piezas
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos de madera - 500 unidades
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Jabón líquido de manos - 8 flacons
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Parches - 2 cajas
- Bolígrafos - 150 unidades
- Cuadernos - 120 unidades
- Fundas para acreditaciones - 120 unidades
- Lanyards - 120 piezas
- Etiquetas adhesivas con nombre - 150 unidades
- Papel A4 - 2 paquetes
- Toner de impresión - 2 cartuchos
- Cinta adhesiva - 6 rollos
- Cinta adhesiva de doble cara - 4 rollos
- Marcadores - 12 unidades

Consejos

Prepara una acreditación y una etiqueta con nombre por participante, más un 5 % adicional. Para 200 inscritos, imprime 210 unidades y clasifícalas antes de abrir la mesa de registro.
Para la zona de ponencias, comprueba al menos 1 portátil, 1 proyector, 1 pantalla, 2 micrófonos inalámbricos y 1 clic de presentación. Lleva también 2 cables HDMI de repuesto y varias memorias USB con las presentaciones.
Calcula un vaso de agua por persona y por pausa, y añade un 10 % de margen. Si esperas 200 asistentes y hay 2 pausas, prepara al menos 440 vasos, además de tazas de café y cucharillas.
Pide una silla por asistente sentado y reserva entre un 5 % y un 10 % de asientos extra. Para 200 personas, eso significa entre 210 y 220 sillas; confirma también mesas para el congreso, la mesa de registro y las mesas de buffet.
Compra o confirma la vajilla al menos 3 días antes y etiqueta las comidas especiales el mismo día del montaje. Ten platos de cena y postre, tenedores, cuchillos, cucharones, vasos de agua, copas de vino y tazas de café según el servicio previsto.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas acreditaciones necesito para un congreso de franquicias?: Prepara una acreditación y una etiqueta con nombre por inscrito, más un 5 % de reserva. Para 200 participantes, imprime 210 unidades y deja algunas en blanco para cambios de última hora.
¿Qué material técnico hace falta para las ponencias?: Como mínimo, necesitas un portátil, proyector, pantalla, clic de presentación, micrófonos inalámbricos, soportes, mesa de mezclas y altavoces. Comprueba todo entre 24 y 48 horas antes y lleva cables HDMI, alargadores, regletas y memorias USB de repuesto.
¿Cuánta vajilla necesito para 200 asistentes?: Calcula una pieza por persona y servicio, con un margen del 10 %. Para una comida de 200 personas, prepara al menos 220 platos, vasos, tenedores y cuchillos; añade platos de postre, tazas y copas según el menú.
¿Cuándo debo preparar la mesa de registro?: Clasifica las acreditaciones y monta la mesa entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los asistentes. Deja preparados etiquetas, programa impreso, lista de participantes y material para resolver inscripciones o cambios.

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