La liste de matériel pour une conférence virtuelle

Une conférence virtuelle demande plus qu’un ordinateur et un lien de visioconférence. Il faut prévoir un poste pour chaque rôle, du matériel audio fiable, une connexion de secours et un espace de travail adapté aux intervenants. Cette liste couvre aussi les câbles, l’éclairage, les documents imprimés et les éléments d’accueil à préparer avant les essais techniques. Vérifiez les quantités selon le nombre d’intervenants, de modérateurs et de personnes chargées de la régie.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Ordinateur portable de secours
Webcamsqté 3
Microphones USBqté 3
Casquesqté 4
Trépiedsqté 3
Panneaux LEDqté 4
Hubs USBqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Câbles Ethernetqté 4
Hotspot mobile
Disques SSD externesqté 2
Batteries externesqté 3

Cuisine

Carafes d’eauqté 2
Mugs réutilisablesqté 6

Mobilier

Bureauxqté 3
Chaises de bureauqté 4

Décoration

Toiles de fond neutresqté 3

Éclairage

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Fournitures de bureau

Blocs-notesqté 6
Stylosqté 12
Modes opératoires imprimésqté 6

Nettoyage

Lingettes désinfectantesqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 2 boîtes
- Lait d’avoine - 4 litres
- Lait demi-écrémé - 4 litre
- Sucre - 1 paquet
- Eau minérale - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Crackers salés - 4 paquets
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 barquettes
- Concombre - 4 pièces
- Tomates cerises - 4 barquettes
- Raisins - 3 grappes
- Bananes - 12 pièces
- Mini-muffins - 48 pièces
- Pain complet - 4 pains
- Tranches de fromage - 3 paquets
- Garniture de filet de poulet - 3 paquets
- Beurre de cacahuète - 1 pot
- Confiture - 1 pot
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Beurre - 2 barquettes
- Serviettes en papier - 100 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins un ordinateur portable par poste actif et un ordinateur portable de secours déjà configuré. Testez les deux avant la répétition technique, plutôt que de garder le second dans son emballage.
Comptez un microphone USB et un casque par intervenant ou modérateur qui prend la parole. Ajoutez des webcams et des trépieds si les caméras intégrées ne donnent pas un cadrage stable.
Préparez un câble Ethernet pour chaque poste qui peut être relié au réseau, ainsi qu’un hotspot mobile pour la connexion de secours. Testez le basculement au moins 24 heures avant le direct.
Pour chaque espace filmé, prévoyez des panneaux LED, une toile de fond neutre et une rallonge avec multiprise. Installez le mobilier avant le test sur place afin de vérifier le cadrage, les prises et la circulation des câbles.
Gardez les présentations sur des disques SSD externes et imprimez un exemplaire des modes opératoires pour chaque rôle technique. Placez aussi les batteries externes, les lingettes et le gel hydroalcoolique à portée de main le jour de la conférence.

Questions fréquentes

Quel matériel faut-il pour une conférence virtuelle ?: Prévoyez au minimum un ordinateur par poste actif, des webcams, des microphones USB, des casques, des câbles Ethernet et une connexion de secours. Ajoutez l’éclairage, les adaptateurs, les multiprises et le mobilier nécessaires à chaque intervenant.
Combien de microphones faut-il prévoir pour une conférence en ligne ?: Comptez un microphone USB par personne qui intervient en direct, avec un casque correspondant. Ajoutez au moins un microphone de rechange si plusieurs intervenants se succèdent ou si la conférence dure plus de deux heures.
Quand tester le matériel d’une conférence virtuelle ?: Faites un premier test complet au moins 48 heures avant l’événement, puis une répétition technique le jour précédent. Vérifiez encore les branchements, les présentations et la connexion de secours 30 minutes avant le début.
Faut-il une connexion de secours pour une conférence virtuelle ?: Oui, prévoyez un hotspot mobile configuré avant la conférence, surtout si la diffusion dépend d’un seul réseau. Testez-le au moins 24 heures à l’avance et gardez les batteries externes chargées à 100 %.

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