Boodschappenlijst voor een virtuele conferentie

Voor een virtuele conferentie heb je meer nodig dan alleen een laptop en videolink. Per spreker en technische rol moet je rekenen op een eigen werkplek, betrouwbare audio, extra aansluitingen en een geteste back-up. Denk ook aan verlichting, neutrale achtergronden, presentatiemateriaal en drinken tijdens lange sessies. Met deze boodschappenlijst verzamel je de apparatuur en praktische benodigdheden voordat de technische repetitie begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Back-uplaptop
Webcamsaantal 3
USB-microfoonsaantal 3
Headsetsaantal 4
Statiefjesaantal 3
LED-panelenaantal 4
USB-hubsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Ethernetkabelsaantal 4
Mobiele hotspot
Externe SSD'saantal 2
Powerbanksaantal 3

Keuken

Waterkannenaantal 2
Herbruikbare mokkenaantal 6

Meubilair

Bureausaantal 3
Bureaustoelenaantal 4

Decoratie

Neutrale achtergrondenaantal 3

Verlichting

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Kantoorartikelen

Notitieblokkenaantal 6
Pennenaantal 12
Geprinte draaiboekenaantal 6

Schoonmaak

Desinfectiedoekjesaantal 2
Handdesinfectieaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Theezakjes - 2 dozen
- Havermelk - 4 liter
- Halfvolle melk - 4 liter
- Suiker - 1 pak
- Mineraalwater - 24 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Paprikachips - 3 zakken
- Naturelchips - 3 zakken
- Zoute crackers - 4 pakken
- Hummus - 4 bakjes
- Roomkaas - 3 kuipjes
- Komkommer - 4 stuks
- Cherrytomaten - 4 bakjes
- Druiven - 3 trossen
- Bananen - 12 stuks
- Mini-muffins - 48 stuks
- Volkorenbrood - 4 broden
- Kaasplakken - 3 pakken
- Kipfiletbeleg - 3 pakken
- Pindakaas - 1 pot
- Jam - 1 pot
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Boter - 2 kuipjes
- Papieren servetten - 100 stuks
- Keukenpapier - 4 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Toiletpapier - 12 rollen

Tips

Zet per spreker en technische rol één laptop klaar en houd daarnaast minimaal één volledig opgeladen back-uplaptop beschikbaar. Test alle apparaten uiterlijk 24 uur voor de conferentie met dezelfde vergaderomgeving.
Gebruik per actieve spreker een USB-microfoon of headset en leg een webcam klaar. Sluit camera en microfoon tijdens de repetitie aan; een ingebouwde laptopmicrofoon is vaak te wisselend voor een programma met meerdere sprekers.
Voorzie elke werkplek van een ethernetkabel, USB-hub, passende HDMI-adapter en een stekkerdoos. Leg ook één mobiele hotspot en opgeladen powerbanks klaar als de vaste verbinding uitvalt.
Reken per werkplek op een bureau en bureaustoel, plus een neutrale achtergrond en LED-panelen. Plaats het licht vóór de spreker en controleer het beeld zowel overdag als tijdens de geplande uitzendtijd.
Zet presentaties en video's op de laptops én op externe SSD's. Houd waterkannen en herbruikbare mokken binnen handbereik en leg geprinte draaiboeken, notitieblokken en pennen klaar voor de moderator en techniek.

Veelgestelde vragen

Wat heb je per spreker nodig voor een virtuele conferentie?: Reken per spreker op een laptop, webcam, USB-microfoon of headset, ethernetkabel, USB-hub en passende HDMI-adapter. Voeg een werkplek, neutrale achtergrond en LED-panelen toe als de spreker vanuit een aparte ruimte werkt.
Hoeveel back-upapparatuur heb ik nodig voor een virtuele conferentie?: Houd minimaal één complete back-uplaptop achter de hand voor de technische organisatie. Leg daarnaast één mobiele hotspot en opgeladen powerbanks klaar; test deze back-upverbinding uiterlijk 24 uur vooraf.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een virtuele conferentie testen?: Test camera's, microfoons, presentaties, video's en aansluitingen tijdens een technische repetitie en herhaal een korte controle op de dag zelf. Rond de volledige repetitie uiterlijk 24 uur voor de eerste sessie af.
Wat moet ik klaarzetten voor lange online conferentiedagen?: Zet per werkplek een waterkan en herbruikbare mok klaar en voorzie de organisatie van boodschappen voor de geplande duur. Leg ook desinfectiedoekjes, handdesinfectie, notitieblokken, pennen en geprinte draaiboeken binnen handbereik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.