Qué necesitas para organizar una conferencia virtual

Una conferencia virtual necesita más que un portátil y un enlace de videollamada. Esta lista reúne el equipo para emitir, los accesorios que suelen faltar y el material necesario para que ponentes y moderadores trabajen sin interrupciones. Calcula un puesto completo por cada persona que intervenga en directo y prepara otro portátil como respaldo. También encontrarás elementos para montar el espacio, mantener la conexión y tener agua y notas a mano durante la jornada.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Equipo

Portátilescant. 3
Portátil de respaldo
Webcamscant. 3
Micrófonos USBcant. 3
Auriculares con micrófonocant. 4
Trípodescant. 3
Paneles LEDcant. 4
Hubs USBcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables Ethernetcant. 4
Zona Wi-Fi móvil
SSD externoscant. 2
Baterías externascant. 3

Cocina

Jarras de aguacant. 2
Tazas reutilizablescant. 6

Mobiliario

Escritorioscant. 3
Sillas de oficinacant. 4

Decoración

Fondos neutroscant. 3

Iluminación

Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Artículos de oficina

Bloc de notascant. 6
Bolígrafoscant. 12
Guiones impresoscant. 6

Limpieza

Toallitas desinfectantescant. 2
Desinfectante de manoscant. 2

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Sobres de té - 2 cajas
- Leche de avena - 4 litros
- Leche semidesnatada - 4 litros
- Azúcar - 1 paquete
- Agua mineral - 24 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Patatas fritas de pimentón - 3 bolsas
- Patatas fritas naturales - 3 bolsas
- Galletas saladas - 4 paquetes
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso crema - 3 tarrinas
- Pepino - 4 unidades
- Tomates cherry - 4 bandejas
- Uvas - 3 racimos
- Plátanos - 12 unidades
- Mini muffins - 48 unidades
- Pan integral - 4 panes
- Lonchas de queso - 3 paquetes
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 paquetes
- Mantequilla de cacahuete - 1 bote
- Mermelada - 1 tarro
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mantequilla - 2 tarrinas
- Servilletas de papel - 100 unidades
- Papel de cocina - 4 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel higiénico - 12 rollos

Consejos

Prepara un puesto técnico completo por cada ponente o moderador que intervenga en directo: portátil, webcam, micrófono, auriculares y conexión por cable. Añade un portátil de respaldo listo para sustituir al principal.
Calcula al menos un cable Ethernet y una regleta por puesto de trabajo, más un hub USB si el portátil no tiene suficientes puertos. Guarda adaptadores HDMI y cables alargadores adicionales antes del ensayo técnico.
Monta la iluminación con dos paneles LED cuando sea posible, uno a cada lado de la cámara, y utiliza un fondo neutro. Evita dejar esta compra para el día del evento: los fondos y las luces necesitan una prueba con cada ponente.
Lleva una batería externa y una zona Wi-Fi móvil como respaldo de conexión, pero pruébalas durante el ensayo. Un plan alternativo que no se ha conectado antes no resuelve una caída de Internet.
Prepara agua en jarras y tazas reutilizables para cada puesto, además de bloc de notas, bolígrafos y guiones impresos. Deja los archivos de las presentaciones en SSD externos y desinfecta micrófonos, auriculares y superficies antes de empezar.

Preguntas frecuentes

¿Qué equipo necesito para una conferencia virtual?: Calcula un portátil, una webcam, un micrófono USB y unos auriculares con micrófono por cada persona que hable en directo. Añade un portátil de respaldo, cables Ethernet, hubs USB, adaptadores HDMI y SSD externos para los archivos.
¿Cuántos micrófonos necesito para una conferencia virtual?: Necesitas un micrófono USB por cada ponente o moderador que intervenga desde un puesto propio. Compra o reserva uno adicional si habrá sustituciones, entrevistas o un puesto técnico independiente.
¿Cuándo debo probar el equipo de una conferencia virtual?: Haz una prueba completa al menos 3 días antes y un ensayo técnico con los ponentes entre 24 y 48 horas antes. Comprueba también la conexión de respaldo, las presentaciones, los vídeos y el audio desde cada puesto.
¿Qué necesito para montar el espacio de una conferencia virtual?: Prepara un escritorio y una silla de oficina por puesto, un fondo neutro y dos paneles LED por espacio cuando la iluminación ambiente no sea suficiente. Añade regletas, cables alargadores, agua, tazas, desinfectante y toallitas para dejar todo listo.

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