Checklist pour organiser une conférence virtuelle

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Prévoyez un responsable technique distinct du modérateur : il pourra gérer les micros, les caméras, les présentations et les vidéos sans interrompre les échanges.
• Demandez les présentations au plus tard 3 à 5 jours avant la conférence. Testez chaque fichier avec le même ordinateur, les mêmes adaptateurs HDMI et le même logiciel que le jour J.
• Organisez une répétition technique avec les intervenants au moins 24 à 48 heures avant le direct. Vérifiez l’ordre de passage, les micros USB, les arrière-plans et les transitions.
• Ne limitez pas les tests à la connexion principale : essayez le hotspot mobile et l’ordinateur portable de secours avant le début, puis gardez les câbles Ethernet et les batteries externes à portée de main.
• Exportez la liste des participants le jour précédent et préparez les dossiers des intervenants. Envoyez aussi un rappel contenant le lien, l’heure de connexion et les consignes techniques.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence virtuelle ?

Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de définir le thème, contacter puis confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et préparer la technique.

Quand envoyer les invitations pour une conférence virtuelle ?

Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Fermez ou vérifiez les inscriptions la veille afin d’exporter une liste à jour.

Combien de temps prévoir pour une répétition technique ?

Réservez 60 à 90 minutes avec les intervenants et les modérateurs, idéalement 24 à 48 heures avant la conférence. Testez chaque micro, caméra, présentation, vidéo et solution de secours.

Quel matériel faut-il pour une conférence virtuelle ?

Prévoyez au minimum un ordinateur par poste, un ordinateur de secours, une webcam, un microphone, un casque et une connexion filaire. Ajoutez des éclairages LED, des multiprises, des hubs USB et un hotspot mobile pour limiter les incidents.

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