Was du für eine virtuelle Konferenz brauchst

Für eine virtuelle Konferenz brauchst du mehr als einen Laptop und eine Webcam. Plane pro aktivem Arbeitsplatz die passende Ton-, Bild- und Stromausstattung ein und halte Ersatztechnik für Ausfälle bereit. Dazu kommen Arbeitsplätze, neutrale Hintergründe, Unterlagen und Getränke für Sprecher sowie Moderation. Die vollständige Liste hilft dir, Einkäufe und vorhandenes Material rechtzeitig vor Probe und Veranstaltung zu prüfen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
Ersatzlaptop
WebcamsAnz. 3
USB-MikrofoneAnz. 3
HeadsetsAnz. 4
StativeAnz. 3
LED-PanelsAnz. 4
USB-HubsAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
EthernetkabelAnz. 4
Mobiler Hotspot
Externe SSDsAnz. 2
PowerbanksAnz. 3

Küche

WasserkannenAnz. 2
Wiederverwendbare BecherAnz. 6

Mobiliar

TischeAnz. 3
BürostühleAnz. 4

Dekoration

Neutrale HintergründeAnz. 3

Beleuchtung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Büromaterial

NotizblöckeAnz. 6
StifteAnz. 12
Gedruckte AblaufpläneAnz. 6

Reinigung

DesinfektionstücherAnz. 2
HanddesinfektionsmittelAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Teebeutel - 2 Dosen
- Hafermilch - 4 Liter
- Fettarme Milch - 4 Liter
- Zucker - 1 Packung
- Mineralwasser - 24 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Paprikachips - 3 Tüten
- Naturchips - 3 Tüten
- Salzige Cracker - 4 Packungen
- Hummus - 4 Schalen
- Frischkäse - 3 Becher
- Gurke - 4 Stück
- Cherrytomaten - 4 Schalen
- Trauben - 3 Trauben
- Bananen - 12 Stück
- Mini-Muffins - 48 Stück
- Vollkornbrot - 4 Laibe
- Käsescheiben - 3 Packungen
- Hähnchenbrustaufschnitt - 3 Packungen
- Erdnussbutter - 1 Glas
- Marmelade - 1 Glas
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Butter - 2 Becher
- Papierservietten - 100 Stück
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Toilettenpapier - 12 Rollen

Tipps

Plane pro aktivem Arbeitsplatz einen Laptop, eine Webcam, ein USB-Mikrofon oder Headset sowie einen passenden USB-Hub ein. Für Moderation und technische Betreuung zählt jeder Arbeitsplatz einzeln.
Halte mindestens einen Ersatzlaptop, eine Backup-Verbindung über einen mobilen Hotspot und geladene Powerbanks bereit. Teste diese Reserve nicht erst am Veranstaltungstag, sondern bei der technischen Probe.
Bestelle oder entnimm HDMI-Adapter, Ethernetkabel und Verlängerungskabel frühzeitig. Prüfe jedes Kabel an genau dem Laptop und Bildschirm, mit dem die Präsentationen gezeigt werden.
Richte für jeden Sprecherplatz einen Tisch und Bürostuhl ein und kontrolliere Kamera, Licht und neutralen Hintergrund zusammen. Zwei bis drei Tage vor der Konferenz lassen sich fehlende Adapter oder zusätzliche LED-Panels noch beschaffen.
Lege Präsentationen und Videos zusätzlich auf externen SSDs ab und drucke Ablaufpläne für Moderation und Technik aus. Stelle Wasserkanne und wiederverwendbaren Becher pro Arbeitsplatz bereit, damit während des Programms niemand den Platz verlassen muss.

Häufige Fragen

Wie viele Laptops brauche ich für eine virtuelle Konferenz?: Rechne mit einem Laptop pro aktivem Arbeitsplatz, zum Beispiel für Moderation, technische Betreuung und Sprecher. Zusätzlich solltest du mindestens einen Ersatzlaptop bereithalten.
Welche Technik brauche ich pro Sprecherplatz?: Plane pro Sprecherplatz eine Webcam, ein USB-Mikrofon oder Headset, einen Laptop und bei Bedarf einen USB-Hub ein. Teste Kamera, Ton und Präsentationsanschluss spätestens bei der technischen Probe.
Wann sollte ich die Technik für eine virtuelle Konferenz kaufen?: Beschaffe Adapter, Kabel, Mikrofone und Kameras mindestens 7 Tage vor der Konferenz. So bleibt Zeit für Lieferung, Kompatibilitätstests und Ersatz, falls ein Teil nicht funktioniert.
Wie sichere ich Präsentationen und Videos für die Konferenz?: Speichere alle Sprecherdateien zusätzlich auf externen SSDs und halte sie auf dem für die Präsentation verwendeten Laptop bereit. Prüfe jede Datei spätestens 1 bis 2 Tage vor Beginn zusammen mit Ton und Bild.

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