La liste de courses pour une conférence illustrée

Pour une conférence illustrée, la liste de courses ne se limite pas au projecteur. Il faut aussi prévoir le mobilier, les câbles, la sonorisation, l’accueil des participants, le café et la signalétique. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter avant l’ouverture du lieu. Elle couvre également les éléments souvent oubliés, comme les rallonges, les badges nominatifs et une copie hors ligne de la présentation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Table de scène
Portant à vêtements

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Flyers du programmeqté 80
Panneaux de directionqté 6
Nappesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 2
Pinces et cuillèresqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 2
Pilesqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 8 pièces
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 4 briques
- Jus de pomme - 3 paquets
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 3 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Mini-sandwiches au fromage - 40 pièces
- Mini-sandwiches végétariens - 20 pièces
- Mini-sandwichs au poulet - 30 pièces
- Houmous - 3 barquettes
- Concombre - 4 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Crackers complets - 4 paquets
- Fromage à la crème - 3 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 3 sachets
- Biscuits - 6 paquets
- Gâteau - 5 pièces
- Biscuits sans gluten - 2 paquets
- Biscuits sans sucre - 2 paquets
- Serviettes - 250 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 150 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Spray nettoyant - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévoyez un ordinateur portable compatible avec le projecteur, un câble HDMI et un cliqueur de présentation. Faites un test complet avant l’arrivée du public et gardez la présentation enregistrée hors ligne.
Comptez les chaises et les badges sur la base de la liste définitive des participants, puis ajoutez quelques unités de réserve. Les inscriptions de dernière minute sont fréquentes le jour de la conférence.
Pour l’accueil café, vérifiez séparément les tasses, verres, assiettes, couverts, plateaux, pinces et cuillères. Préparez aussi les machines à café, bouilloires, thermos, glacières et bacs à glaçons avant l’ouverture.
Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise pour chaque zone technique éloignée d’une prise. Testez le microphone, les haut-parleurs et le pied de microphone avec l’intervenant, pas seulement avec l’ordinateur.
Installez les panneaux de direction et la table d’inscription avant l’arrivée des participants. Les badges nominatifs, les flyers du programme et les poubelles sont souvent oubliés parce qu’ils ne servent qu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une conférence illustrée ?: Prévoyez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, le microphone, les haut-parleurs, le cliqueur, les rallonges et les multiprises. Ajoutez le mobilier, les badges, les flyers, la vaisselle, le matériel à café et les poubelles.
Combien de chaises et de badges faut-il prévoir ?: Prévoyez une chaise et un badge nominatif par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 50 inscrits, cela représente environ 53 à 55 chaises et badges.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant la conférence, puis un second test sur place avant l’ouverture. Vérifiez notamment la présentation, le câble HDMI, le microphone, les haut-parleurs et le cliqueur.
Combien de temps avant faut-il préparer le café et la salle ?: Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Installez les tables, les chaises, la table d’inscription, la signalétique et le matériel à café pendant cette heure, puis gardez 15 minutes pour un dernier contrôle.

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