Qué necesitas para una presentación de diapositivas

Una presentación de diapositivas necesita más que un proyector y un portátil. Antes de comprar, calcula el número de participantes y separa lo imprescindible para la exposición de lo necesario para recibirlos y servir café. Prepara también una copia sin conexión de la presentación y comprueba todos los cables con antelación. Esta lista reúne el equipo, el mobiliario, la vajilla y los materiales que suelen olvidarse hasta el último momento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 70
Mesascant. 10
Mesa del escenario
Perchero

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Clic de presentación

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 70
Folletos del programacant. 80
Señales de rutacant. 6
Mantelescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 2
Pinzas y cucharascant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2

Iluminación

Lámparas de piecant. 2
Bateríascant. 12

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 8 unidades
- Spa Blauw - 6 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Manzanas - 5 kilos
- Plátanos - 3 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Mini sándwiches de queso - 40 unidades
- Mini sándwiches vegetarianos - 20 unidades
- Mini sándwiches de pollo - 30 unidades
- Hummus - 3 tarrinas
- Pepino - 4 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Crackers integrales - 4 paquetes
- Queso crema - 3 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Palitos salados - 3 bolsas
- Galletas - 6 paquetes
- Bizcocho - 5 unidades
- Galletas sin gluten - 2 paquetes
- Galletas sin azúcar - 2 paquetes
- Servilletas - 250 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Palitos para remover - 150 unidades
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 4 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Spray de limpieza - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 3 botellas

Consejos

Calcula las sillas, tazas, vasos, platos y cubiertos para todas las personas confirmadas, más un 10 % de margen. Así no tendrás que improvisar si llegan algunos asistentes sin confirmar.
Comprueba que el proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI, el micrófono y los altavoces sean compatibles al menos 24 horas antes. Lleva también cables alargadores, regletas y un clic de presentación.
Guarda el archivo de diapositivas en el portátil y en una memoria USB, y pruébalo sin conexión el mismo día anterior. No dependas de internet para abrir la presentación.
Prepara los folletos del programa, las tarjetas de nombre y las señales de ruta antes de abrir el lugar. Coloca las señales desde la entrada hasta el registro y la sala para evitar preguntas durante la recepción.
Para el descanso, calcula aproximadamente 2 tazas de café o té por persona y prepara termos o máquinas con capacidad suficiente para servirlas en la primera hora. Deja listas las bandejas, pinzas y cucharas antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una presentación de diapositivas?: Necesitas una silla por participante confirmado y conviene añadir un 10 % de reserva. Para 50 asistentes, prepara 55 sillas y deja algunas libres si esperas inscripciones de última hora.
¿Qué equipo hace falta para proyectar una presentación?: Como mínimo, prepara un proyector, una pantalla, un portátil, un cable HDMI y un clic de presentación. Si habrá intervenciones habladas, añade micrófono, soporte de micrófono, altavoces, cables alargadores y regletas; prueba todo al menos 24 horas antes.
¿Cuánto café y vajilla debo comprar para una presentación?: Calcula 2 tazas de café o té por persona durante la primera hora y añade un 10 % de margen. Prepara también un vaso, plato y juego de cubiertos por persona, además de algunas unidades extra para reposición.
¿Cuándo debo preparar los folletos y las tarjetas de nombre?: Tenlos listos como mínimo el día anterior y ordénalos según la lista final de participantes. Coloca las tarjetas de nombre en la mesa de registro entre 30 y 45 minutos antes de abrir la sala.

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