Que faut-il prévoir pour un concert de soirée d’été ?

Pour un concert en plein air, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux en-cas. Il faut aussi prévoir la vaisselle, l’éclairage après la tombée de la nuit et tout le petit matériel qui permet de sécuriser les câbles et les branchements. Cette liste couvre le buffet, l’accueil des artistes et l’installation technique. Vérifie les besoins alimentaires et les prévisions météo avant de faire les courses, puis prévois une marge pour les invités et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Table des artistes
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12
Piles de rechangeqté 16
Chargeurs de batterieqté 4
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Parapluiesqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 4
Lanternesqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs de stockageqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kilo
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Prosecco - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Boulettes de viande panées - 400 pièces
- Bitterballen végétariennes - 150 pièces
- Mini nems - 250 pièces
- Bâtonnets de fromage - 200 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Tzatziki - 1 kilo
- Pesto - 4 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Mélange de noix - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Fraises - 4 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Mini pains - 120 pièces
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Wraps au houmous - 80 pièces
- Beurre aux herbes - 12 pots
- Salade composée - 8 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Salade de pâtes vegan - 4 kilos
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Fromage sans lactose - 1 kilo
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Pailles - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Essuie-tout - 8 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
Caisses réfrigéréesqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Cartes de prixqté 12
Mugs isothermesqté 80

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Panneaux de menuqté 3
Panneaux indicateursqté 6
Badges nominatifsqté 120
Décoration de tableqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Serviettesqté 12

Conseils

Prévois 2 à 3 verres par personne pour le premier service, puis ajoute une réserve de 10 % : les verres réutilisables évitent les ruptures pendant le concert.
Pour le buffet, compte au minimum 4 à 6 bouchées par personne et prévois les quantités séparément selon les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.
Achète les piles de rechange et les rallonges au moins 2 jours avant l’événement. Teste chaque microphone, câble XLR, câble jack et boîtier DI avant le déchargement.
Prévois un éclairage utilisable après la tombée de la nuit : les projecteurs LED éclairent la scène, tandis que les guirlandes lumineuses, lampes d’extérieur et lanternes sécurisent les circulations.
Si le concert se tient dehors, garde les tentes de réception et la protection contre les intempéries prêtes au moins 24 heures avant. Vérifie aussi que les tables, chaises et tables de buffet peuvent être installées sans bloquer les passe-câbles.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un concert de soirée d’été ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoute 10 % de réserve et prévois de l’eau en quantité suffisante, surtout si le concert se déroule en extérieur.
Quand acheter les boissons et les produits du buffet ?: Achète les boissons non périssables et les produits emballés 2 à 3 jours avant. Fais les achats frais la veille ou le jour même, puis refroidis les boissons plusieurs heures avant l’arrivée du public.
Combien de verres et d’assiettes faut-il pour chaque invité ?: Prévois au moins 2 verres par personne, 1 assiette et 1 jeu de couverts, avec une marge de 10 à 15 %. Ajoute des verres à vin et des tasses à café uniquement selon les boissons réellement servies.
Que faut-il prévoir pour la technique d’un concert en plein air ?: Prévois les microphones, pieds de micro, pieds de haut-parleur, table de mixage, subwoofers, câbles, rallonges, multiprises et passe-câbles. Teste tout au moins 24 heures avant et garde des piles de rechange sur place.

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