Que faut-il prévoir pour un concert d’orgue ?

Pour un concert d’orgue, le matériel ne se limite pas aux pupitres et aux chaises. Il faut aussi préparer l’accueil dans l’église, les livrets, le vestiaire et une pause café si elle est prévue. Cette liste rassemble les achats et équipements à vérifier avant l’ouverture des portes. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits, en gardant une marge pour les invités de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Chaises des vestiairesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120

Cuisine

Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
plateauxqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Pupitres de musiqueqté 2
Lampes de pocheqté 3
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Bougies électriquesqté 20

Décoration

Compositions floralesqté 4
Nappesqté 4
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Cadres photoqté 4
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 20
Bandes adhésivesqté 4
Ruban adhésif transparentqté 4
Ciseauxqté 4
Presse-papiersqté 4
Panneaux du programmeqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus de raisin - 3 litres
- Cola - 3 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Limonade au citron - 3 liter
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Petits sablés au beurre - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 2 paquets
- Biscuits vegan - 2 pakken
- Mini chaussons aux pommes - 80 pièces
- Mini-muffins - 80 pièces
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 30 pièces
- Mandarines - 30 pièces
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Serviettes en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Piques à cocktail en bois - 200 pièces
- Filtres à café - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Serviettes en papier - 4 paquets
- Gants en nitrile - 1 boîte
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Sachets de congélation - 1 boîte
- Bâtonnets pour café - 250 pièces

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Conseils

Prévois une chaise par spectateur assis, puis ajoute 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les personnes qui s’inscrivent tard ou changent de place.
Pour une pause café, compte environ 2 tasses et 2 verres par personne si le service dure une heure, avec 10 % de vaisselle en réserve.
Prépare au moins 2 thermos ou pichets à café pour éviter une attente pendant le service, et vérifie 48 heures avant que les machines à café et les bouilloires fonctionnent.
Prends une rallonge et une multiprise par zone équipée électriquement, sans surcharger une seule prise. Teste l’installation et l’éclairage au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Imprime les livrets du programme et les panneaux indicateurs avec une marge de 10 % par rapport aux réservations. Garde aussi une lampe de poche par bénévole chargé de l’ouverture ou de la fermeture.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour un concert d’orgue ?: Prévois une chaise par personne inscrite, puis ajoute 5 à 10 % de marge. Pour 100 réservations, installe donc 105 à 110 chaises, selon la capacité réelle de l’église.
Quelle quantité de café prévoir pour un concert d’orgue ?: Pour une pause d’une heure, compte environ 2 tasses par personne. Pour 50 invités, prévois donc 100 tasses de café, avec de l’eau, du sucre, du lait et 10 % de réserve.
Quand acheter le matériel pour un concert d’orgue ?: Vérifie le mobilier, les pupitres, les rallonges et l’éclairage au moins 7 jours avant. Fais les courses périssables 1 à 2 jours avant, puis contrôle les quantités le jour du concert.
Combien de programmes imprimer pour un concert d’orgue ?: Imprime un livret par personne attendue et ajoute 10 % d’exemplaires. Avec 80 réservations, prépare environ 88 livrets, notamment pour les accompagnants et les inscriptions de dernière minute.

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