Wat heb je nodig voor een orgelconcert?
Voor een orgelconcert heb je meer nodig dan alleen een programma en een kerkruimte. Het publiek moet kunnen zitten, de garderobe en toiletten moeten vindbaar zijn en vrijwilligers moeten bezoekers snel helpen. Na afloop vraagt vooral de ontvangst om voorbereiding: koffie, thee, water en gebak vragen servies, kannen en serveermateriaal. Controleer daarnaast verlichting, stroom, muzieklessenaars en bewegwijzering voordat de deuren opengaan. Met deze boodschappenlijst zie je welke spullen je vooraf moet kopen, lenen of meenemen.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Klaptafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Kleedkamerstoelenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 120
- Dessertbordjesaantal 120
- Gebaksvorkjesaantal 120
- Theelepelsaantal 120
Keuken
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbestekaantal 8
- dienbladenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Muzieklessenaarsaantal 2
- Zaklampenaantal 3
- Kassaboxenaantal 2
- Rekenmachinesaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Elektrische kaarsenaantal 20
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 4
- Informatiebordenaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
- Fotolijstjesaantal 4
- Naamkaartjesaantal 30
- Pennenaantal 20
- Kleefstripsaantal 4
- Transparante tapeaantal 4
- Scharenaantal 4
- Klembordenaantal 4
- Programmabordenaantal 2
Catering
- Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 2 liter
- Citroenen - 6 stuks
- Mineraalwater plat - 8 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Appelsap - 4 liter
- Druivensap - 3 liter
- Cola - 3 flessen
- Cola Zero - 3 flessen
- Citroenlimonade - 3 liter
- Roomboterkoekjes - 6 pakken
- Boterkoekjes - 4 pakken
- Glutenvrije koekjes - 2 pakken
- Vegan koekjes - 2 pakken
- Mini-appelflappen - 80 stuks
- Mini-muffins - 80 stuks
- Druiven - 3 kilogram
- Appels - 30 stuks
- Mandarijnen - 30 stuks
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Papieren servetten - 250 stuks
- Roerstaafjes - 250 stuks
- Houten cocktailprikkers - 200 stuks
- Koffiefilters - 100 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Papieren handdoekjes - 4 pakken
- Nitril handschoenen - 1 doos
- Desinfecterende doekjes - 2 pakken
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol
- Diepvrieszakjes - 1 doos
- Koffieroerstaafjes - 250 stuks
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Tips
- Tel het servies op basis van het verwachte publiek en houd voor koffie en thee ongeveer 1 kopje per bezoeker plus 10% reserve aan. Plan daarnaast extra waterglazen voor de organist, vrijwilligers en andere medewerkers.
- Regel koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en verlengkabels uiterlijk enkele dagen vooraf. Controleer op locatie of er genoeg stopcontacten zijn en gebruik stekkerdozen alleen zonder overbelasting.
- Zet voor de ontvangst minimaal één klaptafel klaar met tafelkleed, serveerschalen, serveerbestek en dienbladen. Leg gebaksvorkjes en theelepels direct bij het servies; die worden vaak pas gemist wanneer het eerste publiek arriveert.
- Maak de route vanaf de ingang zichtbaar met informatieborden en pijlborden. Controleer de bewegwijzering samen met toiletten, garderoberekken en afvalbakken voordat de stoelen worden gevuld.
- Neem voor de kerkruimte en het podium een zaklamp en reserveverlichting mee, ook als de locatie normaal goed verlicht is. Controleer ledlampen, elektrische kaarsen en muzieklessenaars vóór de organist arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een orgelconcert?
- Reken voor een ontvangst na afloop op ongeveer 1 kop koffie of thee per bezoeker, plus 10% reserve. Bij 80 bezoekers zijn dat circa 88 koppen; voor een programma met pauze tel je de verwachte consumpties per moment op.
- Hoeveel servies moet ik meenemen naar een orgelconcert?
- Neem minimaal één koffiekopje, waterglas, dessertbordje, gebaksvorkje en theelepel per verwachte bezoeker mee, plus 10% reserve. Bij 80 bezoekers betekent dat ongeveer 88 stuks per soort, behalve wanneer niet iedereen gebak of koffie krijgt.
- Wanneer moet ik de boodschappen voor een orgelconcert doen?
- Doe houdbare boodschappen en controleer apparatuur uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf. Haal vers gebak en andere gekoelde producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder, afhankelijk van de houdbaarheid.
- Wat moet ik vóór het concert aan verlichting en stroom controleren?
- Controleer minstens 2 uur voor aanvang alle verlengkabels, stekkerdozen, ledlampen en elektrische kaarsen. Test ook de muzieklessenaars en neem een zaklamp mee als reserve voor donkere gangen, de sacristie of de garderobe.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!