Que faut-il prévoir pour un concert caritatif ?

Un concert caritatif demande plus que du matériel de scène. Il faut aussi prévoir l’accueil du public, le service des boissons et de la restauration, le vestiaire et la collecte des dons. Cette liste rassemble les éléments à acheter ou à apporter pour installer la salle, équiper les artistes et orienter les visiteurs. Les quantités dépendent surtout du nombre d’inscrits, mais certains oublis reviennent souvent : câbles, piles, vaisselle réutilisable et équipement de paiement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tablesqté 12
Tables hautesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Éléments de podiumqté 12
Pupitresqté 2
Chaises pour artistesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Console de mixage
Haut-parleurs de salleqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles de microqté 12
Casque audioqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Affiches de l’association caritativeqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 180
Étiquettes nominativesqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 120

Catering

Boîtes de donsqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Bacs à argent liquideqté 2
Listes de prixqté 8
Cartes de menuqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Bacs alimentaires thermiquesqté 4
Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 6 caisses
- Bière - 4 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Bitterballen - 300 pièces
- Bitterballen végétariennes - 150 pièces
- Mini soufflés au fromage - 150 pièces
- Nems végétariens - 150 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Mélange apéritif - 4 sachets
- Olives vertes - 4 bocaux
- Olives noires - 4 pots
- Cornichons - 3 bocaux
- Dés de fromage - 5 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Crackers - 12 paquets
- Toast - 12 paquets
- Beurre - 2 kilo
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Mandarines - 4 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Carottes - 4 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Céleri branche - 2 bottes
- Fromage frais aux herbes - 2 kilos
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Sauce cocktail - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Sauce satay - 3 pots
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Biscuits diététiques - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Amuse-bouches végétaliens - 150 pièces
- Fromage à la crème sans lactose - 1 kilo
- Serviettes - 1000 pièces
- Pailles en papier - 300 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de congélation - 4 boîtes
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Pains de glace - 30 unités
- Glaçons - 30 kilos

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Prévoyez au moins un verre réutilisable par invité, puis ajoutez 10 % de réserve pour les pertes, les chutes et les changements de service. Pour 100 visiteurs, comptez donc environ 110 verres.
Pour la scène, vérifiez la compatibilité avant le jour du concert : prévoyez un microphone et un pied par intervenant simultané, ainsi que des câbles de rechange pour les instruments et les microphones.
Gardez au minimum deux jeux de piles de rechange pour chaque équipement qui en utilise. Les piles oubliées sont difficiles à remplacer une fois les artistes installés et les balances commencées.
Installez les tables de dons et les terminaux de paiement près de l’accueil, avec une signalétique visible dès l’entrée. Préparez au moins deux moyens de paiement si le lieu et l’organisation le permettent.
Comptez les assiettes, fourchettes, couteaux, cuillères et tasses pour le nombre maximal de convives, avec une réserve de 10 %. Les sous-tasses et les plateaux de service sont souvent oubliés alors qu’ils accélèrent le service.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un concert caritatif ?: Prévoyez un verre réutilisable par visiteur et une réserve d’environ 10 %. Pour 100 personnes inscrites, comptez donc 110 verres afin de couvrir les pertes et les rotations pendant la soirée.
Quel matériel de sonorisation faut-il acheter ou louer ?: Prévoyez une console de mixage, des haut-parleurs de salle, des moniteurs de scène, des microphones, des pieds de micro, des boîtiers DI et les câbles correspondants. Ajoutez au moins un câble de secours par type utilisé, surtout pour les microphones et les instruments.
Combien de temps avant le concert faut-il préparer le matériel ?: Faites l’inventaire complet au moins 7 jours avant le concert et vérifiez les branchements 1 à 2 jours avant. Le montage et les balances doivent être terminés avant l’arrivée du public, idéalement 2 heures avant l’ouverture des portes.
Que prévoir pour collecter les dons pendant le concert ?: Préparez une table dédiée, des panneaux expliquant les consignes de don et les terminaux de paiement prévus. Testez chaque terminal au moins 24 heures avant et gardez une solution de secours pour éviter de bloquer les contributions.

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