Organiser une vente de soupe, étape par étape
Une vente de soupe se prépare d’abord comme une petite cuisine collective, puis comme un point de vente. Commencez par réserver l’emplacement, fixer l’objectif de recettes et choisir le nombre de portions à produire. Ensuite, verrouillez les recettes, les allergènes, les inscriptions et les rôles des bénévoles avant d’acheter les ingrédients. La veille, préparez la base, stockez les aliments au frais et vérifiez le paiement, les tentes et le matériel de cuisson.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver l’emplacement de vente
- 2
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
- 3
Créer le texte promotionnel
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Publier un message sur les réseaux sociaux
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Répartir les bénévoles
- 9
Consigner les recettes de soupe
2 personnes
- 10
Établir la liste des allergènes
- 11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 12
Organiser les tables et les tentes
- 13
Tester le matériel de cuisine
2 personnes
- 14
Faire les courses
3 personnes
- 15
Stocker au frais
2 personnes
- 16
Laver les légumes
3 personnes
- 17
Couper les légumes
4 personnes
- 18
Préparer la base de soupe
3 personnes
- 19
Mettre le pain et les garnitures en place
2 personnes
- 20
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Événement
- 21
Monter les tentes
4 personnes
- 22
Installer les tables
3 personnes
- 23
Aménager les postes de cuisine
3 personnes
- 24
Terminer et réchauffer la soupe
4 personnes
- 25
Décorer le point de vente
2 personnes
- 26
Installer les cartes des prix et des allergènes
2 personnes
- 27
Installer la caisse et le point de paiement
2 personnes
- 28
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 29
Servir la soupe
4 personnes
- 30
Gérer les paiements
2 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 32
Réapprovisionner la vaisselle
- 33
Vider les poubelles
2 personnes
- 34
Compter les stocks et l’argent
2 personnes
Suivi
- 35
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
- 36
Ranger les tables et le matériel
4 personnes
- 37
Faire la vaisselle
3 personnes
- 38
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 39
Démonter les tentes
4 personnes
- 40
Évacuer les déchets
2 personnes
- 41
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 42
Transférer le produit
- 43
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 6
- Chaises pliantesqté 10
- Nappesqté 6
- Bacs de rangementqté 8
Vaisselle
- Bol à soupeqté 150
- Cuillèresqté 150
- Verres à boireqté 120
- Porte-serviettesqté 4
Cuisine
- Marmites à soupeqté 3
- Grandes marmitesqté 3
- Louchesqté 6
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Verres doseursqté 3
- Saladiersqté 4
- Passoiresqté 3
- Louchesqté 6
Équipement
- Plaques à inductionqté 3
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 3
- Thermomètres alimentairesqté 2
- Caisse
- Terminal de paiement
- Caisse
Décoration
- Bannièresqté 3
- Cartes de prixqté 6
- Cartes allergènesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Distributeur de savon pour les mainsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le volume avant les courses : prévoyez le nombre de portions par recette, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % pour éviter de manquer de soupe sans multiplier les restes.
- Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et affichez une carte des allergènes pour chaque soupe. Ne comptez pas sur une explication orale au moment du service.
- Testez les plaques à induction, les rallonges, les multiprises, la caisse et le terminal de paiement au moins 24 heures avant l’ouverture. Un branchement qui manque ou un terminal non chargé bloque immédiatement la vente.
- Répartissez les bénévoles par postes plutôt que de donner une mission générale : cuisine, réchauffage, service, encaissement et réassort. Prévoyez au moins une personne capable de remplacer chaque poste pendant une pause.
- Installez les tables, les tentes, les cartes de prix, le pain et les garnitures avant de réchauffer la soupe. Gardez les marmites couvertes et contrôlez la température avec un thermomètre alimentaire pendant le service.
Questions fréquentes
- Combien de soupe prévoir par personne pour une vente ?
- Comptez environ 300 ml par personne pour une portion standard, puis ajoutez 10 à 15 % de marge. Pour 50 personnes, cela représente environ 15 litres, ou 17 à 18 litres avec la marge.
- Quand préparer la soupe pour une vente ?
- Préparez la base la veille si les recettes le permettent, puis stockez-la rapidement au frais. Terminez la cuisson et réchauffez la soupe le jour même, idéalement 1 à 2 heures avant l’ouverture.
- Combien de bénévoles faut-il pour une vente de soupe ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 clients attendus, avec des rôles séparés pour la cuisine, le service et l’encaissement. Pour 50 clients, cinq personnes permettent de tenir les postes et de gérer les pauses.
- Quand installer les tentes et tester le terminal de paiement ?
- Montez les tentes et installez les tables le jour de la vente, au moins 2 heures avant l’ouverture. Testez la caisse et le terminal la veille, puis vérifiez encore la batterie et la connexion avant l’arrivée du public.
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