Organiser une vente aux enchères d’entreprise, étape par étape

Une vente aux enchères d’entreprise se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, cadrer les lots, puis organiser les inscriptions, les paiements et l’accueil. Le commissaire-priseur doit être réservé assez tôt, car son agenda conditionne souvent la date finale. En parallèle, chaque lot doit être inventorié, photographié et décrit avant la création du catalogue. Les derniers jours servent surtout à confirmer les visiteurs, tester la technique et acheminer les lots sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de la vente aux enchères
2
Fixer le lieu de la vente aux enchères
3
Réserver le commissaire-priseur
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Définir les conditions de paiement
2 personnes
9
Créer les formulaires d’inscription
10
Attribuer les numéros des lots
2 personnes
11
Inventorier les lots
3 personnes
12
Photographier les lots
2 personnes
13
Décrire les lots
2 personnes
14
Définir les prix des lots
2 personnes
15
Composer le catalogue
2 personnes
16
Faire imprimer le catalogue
17
Imprimer les étiquettes des lots
18
Préparer les cartes d'enchères
2 personnes
19
Préparer la table de paiement
2 personnes
20
Commander le catering
21
Tester la technique
2 personnes
22
Confirmer la liste des visiteurs
23
Envoyer un rappel
24
Faire les courses
2 personnes
25
Acheminer les lots sur le site
3 personnes
26
Vérifier les lots
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Aménager le podium de la vente aux enchères
3 personnes
29
Installer les lots
4 personnes
30
Étiqueter les parcelles
2 personnes
31
Disposer les catalogues
2 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Installer le point de paiement
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Mettre le buffet en place
3 personnes
38
Tester le son et le micro
2 personnes
39
Afficher les règles de l’enchère

Événement

40
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
42
Distribuer les cartes d’enchères
2 personnes
43
Présenter les lots
2 personnes
44
Expliquer les règles de la vente aux enchères
45
Animer le premier tour des enchères
3 personnes
46
Servir les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Enregistrer les lots vendus
2 personnes
50
Administrer les enchères
2 personnes
51
Encadrer le deuxième tour de vente aux enchères
3 personnes
52
Servir le buffet
3 personnes
53
Encadrer le troisième tour de vente aux enchères
3 personnes
54
Traiter les paiements
3 personnes
55
Accompagner la distribution des achats
3 personnes
56
Marquer les lots non vendus
2 personnes
57
Vérifier les derniers paiements
2 personnes
58
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
59
Rassembler les objets trouvés

Suivi

60
Stocker les lots en sécurité
3 personnes
61
Mettre sous clé l'argent et les documents
2 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Remettre le mobilier en place
3 personnes
66
Démonter l'équipement technique
2 personnes
67
Relancer les paiements en attente
2 personnes
68
Gérer les lots non vendus
2 personnes
69
Traiter le produit des lots
2 personnes
70
Envoyer des e-mails aux acheteurs
71
Vérifier les restes
2 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Archiver les documents de vente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Table de paiement
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Chariots de transportqté 3

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Système de sonorisation
Micro sans filqté 2
Écran de présentation
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Verres à bièreqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Cuisses de pouletqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Panneau d’accueil
Panneau des règles de la vente aux enchèresqté 2
Panneaux de lotqté 120
Cartes d’enchèresqté 100
Cataloguesqté 100
Étiquettes des parcellesqté 120
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 120
Presse-papiersqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de tableqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le commissaire-priseur, idéalement 8 à 12 semaines avant la vente. Vérifiez aussi les accès, le stockage temporaire des lots et la capacité d’accueil du site.
Traitez les lots comme un projet séparé : attribuez un numéro unique, prenez au moins 2 photos par lot et relisez chaque description avant l’impression du catalogue. Une erreur de numéro entre le catalogue, l’étiquette et la fiche d’inscription ralentit immédiatement la vente.
Fixez les règles de paiement avant l’envoi des invitations : moyens acceptés, délai de règlement, retrait des lots et gestion des achats non payés. Faites tester le terminal de paiement au moins 7 jours avant l’événement.
Installez un parcours distinct pour l’inscription, les enchères et le paiement. Prévoyez une table d’inscription, une table de paiement et des cartes d’enchères en quantité supérieure au nombre attendu de visiteurs.
Faites une répétition technique 48 heures avant l’ouverture : sonorisation, micro sans fil, écran, ordinateur, imprimante, rallonges et multiprises. Gardez les câbles de recharge et quelques lampes de poche accessibles, car les petits incidents arrivent souvent pendant l’installation ou le démontage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vente aux enchères d’entreprise ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour une vente standard. Ce délai laisse le temps de réserver le commissaire-priseur, d’inventorier les lots, d’imprimer le catalogue et de traiter les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une vente aux enchères d’entreprise ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la vente, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin de confirmer les visiteurs et le catering.
Comment préparer les lots pour une vente aux enchères ?: Attribuez un numéro à chaque lot, réalisez au moins 2 photos, rédigez une description précise et définissez son prix avant de composer le catalogue. Terminez l’inventaire au plus tard 3 semaines avant la vente pour garder du temps pour les corrections.
Que faut-il tester avant une vente aux enchères d’entreprise ?: Testez 48 heures avant l’ouverture le micro, la sonorisation, l’écran, l’ordinateur, l’imprimante et le terminal de paiement. Faites également un essai de chaque rallonge et multiprise sur le site, pas seulement au bureau.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.