Eine Firmenauktion von der Planung bis zur Abholung organisieren
Bei einer Firmenauktion entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Bestätigen Sie zuerst Datum, Ort und Auktionator, bevor Sie Einladungen verschicken. Danach erfassen Sie Anmeldungen, inventarisieren die Lose und legen Zahlungsbedingungen, Preise und Parzellennummern fest. Kurz vor dem Termin müssen Katalog, Beschilderung, Technik, Catering und der Transport zur Location zusammenpassen. Besonders häufig fehlen am Auktionstag klare Zahlungswege, getestete Mikrofone oder eine vollständige Übersicht der Besucher.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Auktionsdatum bestätigen
- 2
Auktionsort festlegen
- 3
Auktionator reservieren
- 4
Einladungen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Zahlungsbedingungen festlegen
2 Personen
- 9
Anmeldeformulare erstellen
- 10
Parzellennummern zuweisen
2 Personen
- 11
Parzellen inventarisieren
3 Personen
- 12
Lose fotografieren
2 Personen
- 13
Lose beschreiben
2 Personen
- 14
Lospreise festlegen
2 Personen
- 15
Katalog zusammenstellen
2 Personen
- 16
Katalog drucken lassen
- 17
Losetiketten drucken
- 18
Gebotskarten vorbereiten
2 Personen
- 19
Zahlungstisch vorbereiten
2 Personen
- 20
Catering bestellen
- 21
Technik testen
2 Personen
- 22
Besucherliste bestätigen
- 23
Erinnerung senden
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Lose zur Location bringen
3 Personen
- 26
Lose kontrollieren
2 Personen
- 27
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 28
Auktionspodium einrichten
3 Personen
- 29
Lose ausstellen
4 Personen
- 30
Lose mit Etiketten versehen
2 Personen
- 31
Kataloge auslegen
2 Personen
- 32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 33
Zahlstelle einrichten
2 Personen
- 34
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 35
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 37
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 38
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 39
Auktionsregeln aufhängen
Event
- 40
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 41
Besucher empfangen
2 Personen
- 42
Gebotskarten ausgeben
2 Personen
- 43
Stände präsentieren
2 Personen
- 44
Auktionsregeln erläutern
- 45
Erste Auktionsrunde betreuen
3 Personen
- 46
Getränke servieren
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks servieren
2 Personen
- 49
Verkaufte Lose erfassen
2 Personen
- 50
Gebote verwalten
2 Personen
- 51
Zweite Auktionsrunde betreuen
3 Personen
- 52
Buffet servieren
3 Personen
- 53
Dritte Versteigerungsrunde betreuen
3 Personen
- 54
Zahlungen abwickeln
3 Personen
- 55
Ausgabe der Einkäufe begleiten
3 Personen
- 56
Nicht verkaufte Lose markieren
2 Personen
- 57
Letzte Zahlungen prüfen
2 Personen
- 58
Besucher verabschieden
2 Personen
- 59
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 60
Lose sicher verwahren
3 Personen
- 61
Geld und Dokumente abschließen
2 Personen
- 62
Geschirr sammeln
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 66
Technik abbauen
2 Personen
- 67
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
2 Personen
- 68
Nicht verkaufte Lose abwickeln
2 Personen
- 69
Loserlöse abrechnen
2 Personen
- 70
Käufer-E-Mails versenden
- 71
Reste kontrollieren
2 Personen
- 72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 73
Verkaufsunterlagen archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 90
- BarhockerAnz. 6
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- Zahlungstisch
- StehtischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- TransportwagenAnz. 3
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- KartenterminalAnz. 2
- Beschallungsanlage
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- Präsentationsbildschirm
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadekabelAnz. 6
- HandlampenAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 90
- BiergläserAnz. 90
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- KochschürzenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
- Willkommensschild
- Auktionsregeln-SchildAnz. 2
- Parzellen-SchilderAnz. 120
- GebotskartenAnz. 100
- KatalogeAnz. 100
- LosnummernAnz. 120
- NamensaufkleberAnz. 100
- StifteAnz. 120
- KlemmbretterAnz. 20
- KlebebandAnz. 8
- SchereAnz. 6
- MarkerAnz. 12
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
- TischlampenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Zahlungsbedingungen spätestens 14 Tage vor der Auktion fest und schreiben Sie sie in die Einladung. So wissen Gäste vorab, ob Kartenzahlung, Überweisung oder eine andere Zahlungsart vorgesehen ist.
- Planen Sie für jedes Los eine feste Parzellennummer und fotografieren Sie es vor dem Druck des Katalogs. Änderungen nach dem Druck führen schnell zu falschen Etiketten und Rückfragen am Zahlungstisch.
- Testen Sie Beschallungsanlage, kabelloses Mikrofon, Präsentationsbildschirm und Kartenterminal mindestens einen Tag vorher am Veranstaltungsort. Prüfen Sie dabei auch Verlängerungskabel und Ladekabel, nicht nur die Geräte selbst.
- Schließen Sie die Anmeldeliste etwa 3 bis 5 Tage vor der Auktion und bestätigen Sie die Besucherliste. Erfassen Sie Ernährungswünsche zu diesem Zeitpunkt, damit das Catering nicht auf Schätzungen basiert.
- Bringen Sie Lose, Kataloge, Losetiketten und Gebotskarten nicht erst kurz vor Beginn zur Location. Richten Sie Registrierungstisch und Zahlungstisch zuerst ein und halten Sie Handlampen für schlecht beleuchtete Bereiche bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Firmenauktion organisieren?
- Beginnen Sie mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Auktionstermin. Auktionator, Ort und Einladungen sollten in den ersten 14 Tagen feststehen, damit anschließend genug Zeit für Lose, Katalog und Anmeldungen bleibt.
- Wann müssen die Lose für eine Firmenauktion erfasst werden?
- Inventarisieren, fotografieren und beschreiben Sie die Lose spätestens 3 Wochen vorher. Preise, Parzellennummern und Katalog sollten etwa 10 bis 14 Tage vor der Auktion fertig sein.
- Wie viele Tische braucht man bei einer Firmenauktion?
- Planen Sie mindestens einen Registrierungstisch und einen separaten Zahlungstisch ein. Je nach Catering und Ausgabe der Lose kommen Buffetische, Stehtische oder weitere Tische hinzu; halten Sie außerdem ausreichend Stühle und gegebenenfalls Barhocker bereit.
- Wann sollte man die Technik für eine Auktion testen?
- Testen Sie Mikrofon, Beschallungsanlage, Bildschirm, Laptop und Kartenterminal spätestens 24 Stunden vor Beginn. Machen Sie am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Funktionstest, bevor die Gäste eintreffen.
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