Cómo organizar una subasta de empresa paso a paso

Una subasta de empresa se organiza en dos líneas paralelas: la logística de los asistentes y la preparación de los lotes. Empieza cerrando fecha, lugar y subastador; después define pagos e inscripciones antes de enviar las invitaciones. Mientras llegan las confirmaciones, inventaría, fotografía y describe cada lote, asigna sus números y prepara el catálogo. La última semana debe servir para probar el sonido, confirmar visitantes, recibir el catering y dejar lista la mesa de pagos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha de la subasta
2
Fijar la ubicación de la subasta
3
Reservar al subastador
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Establecer las condiciones de pago
2 personas
9
Crear formularios de inscripción
10
Asignar números de lote
2 personas
11
Inventariar los lotes
3 personas
12
Fotografiar las parcelas
2 personas
13
Describir los lotes
2 personas
14
Fijar los precios de los lotes
2 personas
15
Preparar el catálogo
2 personas
16
Mandar imprimir el catálogo
17
Imprimir etiquetas de parcelas
18
Preparar las tarjetas de puja
2 personas
19
Preparar la mesa de pagos
2 personas
20
Pedir el catering
21
Probar la técnica
2 personas
22
Confirmar la lista de visitantes
23
Enviar recordatorio
24
Hacer la compra
2 personas
25
Llevar los lotes al lugar
3 personas
26
Comprobar los lotes
2 personas
27
Montar mesas y sillas
4 personas
28
Montar el podio de la subasta
3 personas
29
Exponer los lotes
4 personas
30
Etiquetar los lotes
2 personas
31
Colocar los catálogos
2 personas
32
Montar la mesa de registro
2 personas
33
Montar el punto de pago
2 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas
37
Preparar el buffet
3 personas
38
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
39
Colgar las normas de la subasta

Evento

40
Atender la mesa de registro
2 personas
41
Recibir a los visitantes
2 personas
42
Repartir tarjetas de puja
2 personas
43
Presentar lotes
2 personas
44
Explicar las reglas de la subasta
45
Coordinar la primera ronda de subasta
3 personas
46
Servir las bebidas
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Servir aperitivos
2 personas
49
Registrar los lotes vendidos
2 personas
50
Administrar pujas
2 personas
51
Coordinar la segunda ronda de la subasta
3 personas
52
Servir el bufé
3 personas
53
Guiar la tercera ronda de subasta
3 personas
54
Procesar pagos
3 personas
55
Coordinar la entrega de compras
3 personas
56
Marcar los lotes no vendidos
2 personas
57
Comprobar los últimos pagos
2 personas
58
Despedir a los visitantes
2 personas
59
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

60
Almacenar los lotes de forma segura
3 personas
61
Cerrar el dinero y los documentos
2 personas
62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Limpiar el lugar
4 personas
65
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
66
Desmontar la técnica
2 personas
67
Hacer seguimiento de los pagos pendientes
2 personas
68
Gestionar los lotes no vendidos
2 personas
69
Procesar los ingresos de la subasta
2 personas
70
Enviar correos a los compradores
71
Comprobar sobrantes
2 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Archivar la administración de ventas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Taburetes de barcant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Mesa de pago
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Carros de transportecant. 3

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Terminal de pagocant. 2
Equipo de sonido
Micrófono inalámbricocant. 2
Pantalla de presentación
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 6
Linternas de manocant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Copas de cervezacant. 90
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Muslos de pollocant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Papel de aluminiocant. 2

Decoración

Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 8
Cartel de bienvenida
Cartel con las normas de la subastacant. 2
Carteles de lotecant. 120
Papeletas de pujacant. 100
Catálogoscant. 100
Etiquetas de lotecant. 120
Pegatinas con nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 120
Portapapelescant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas de mesacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva al subastador antes de publicar las invitaciones y fija con él la duración, el orden de los lotes y las condiciones de pago. Cambiar estos datos después obliga a rehacer formularios, catálogo y carteles.
Cierra el inventario de lotes antes de imprimir el catálogo. Asigna un número único a cada lote, toma varias fotografías y revisa las descripciones para que coincidan con las etiquetas y las tarjetas de puja.
Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y recoge las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes con la hora, la ubicación y las instrucciones de pago.
Haz una prueba técnica completa 24 horas antes: portátil, pantalla, equipo de sonido, micrófono inalámbrico, cables y regletas. Comprueba también que haya enchufes accesibles y cables de carga; suelen olvidarse hasta el montaje.
Prepara una mesa de registro y otra de pagos, separadas del área de pujas. Lleva los lotes al lugar con tiempo suficiente para colocarlos por número y deja a mano el terminal de pago, las tarjetas y el catálogo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta de empresa?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar al subastador, cerrar los lotes, enviar invitaciones y corregir el catálogo antes de imprimirlo.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una subasta de empresa?: Envíalas unas 3 semanas antes del evento. Cierra las inscripciones aproximadamente 5 días antes para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y cantidades de catering.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar los lotes de una subasta?: Termina el inventario, las fotografías y las descripciones al menos 10 días antes. Imprime el catálogo y las etiquetas después de esa revisión, no mientras sigues cambiando números o precios.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a una subasta?: Haz la prueba de sonido, pantalla y pagos 24 horas antes. Revisa también la disposición de mesas y sillas, los enchufes, los cables, la iluminación y que todos los lotes hayan llegado al lugar.

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