Organiser une tombola sans rien laisser au hasard
Une tombola réussie repose d’abord sur des règles simples, des lots suivis et une organisation précise le jour J. Commence par fixer le fonctionnement du tirage, la date et le lieu, puis avance dans cet ordre : lots, inscriptions, billets, bénévoles et installation. Les oublis arrivent souvent à la fin, quand il faut encore imprimer les reçus, vérifier les autorisations ou préparer l’encaissement. Ce plan t’aide à répartir les tâches et à garder une vision claire jusqu’au tirage.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer les règles de la loterie
2 personnes
- 2
Confirmer le lieu et la date
- 3
Établir la liste des prix
2 personnes
- 4
Récupérer les prix
2 personnes
- 5
Enregistrer les prix
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 10
Réserver la salle et les tables
- 11
Vérifier les autorisations
- 12
Concevoir les billets de tombola
2 personnes
- 13
Imprimer les billets de tombola et les reçus
2 personnes
- 14
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
- 15
Imprimer le règlement
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Vérifier les prix
2 personnes
- 18
Emballer les prix
2 personnes
- 19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 20
Installer les tables
4 personnes
- 21
Installer les chaises
3 personnes
- 22
Installer le stand de la tombola
3 personnes
- 23
Installer les lots
3 personnes
- 24
Suspendre la décoration
3 personnes
- 25
Préparer le coin café
2 personnes
- 26
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 27
Compter la caisse
2 personnes
- 28
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 29
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 30
Vendre les billets de tombola
4 personnes
- 31
Traiter les paiements
2 personnes
- 32
Servir le café et le thé
2 personnes
- 33
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Garder les tables propres
2 personnes
- 36
Tirer les billets gagnants
3 personnes
- 37
Remettre les prix
3 personnes
- 38
Clôturer la caisse finale
2 personnes
- 39
Mettre les billets et l’argent en sécurité
2 personnes
Suivi
- 40
Trier les prix et le matériel
3 personnes
- 41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 42
Faire la vaisselle
2 personnes
- 43
Nettoyer la salle
4 personnes
- 44
Rassembler les déchets
2 personnes
- 45
Inventorier le matériel
2 personnes
- 46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 47
Contacter les gagnants par téléphone
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 80
- Table pliante pour le stand de la tombolaqté 2
- Poubellesqté 4
Matériel de tombola
- Tombola
- Carnets de tombolaqté 12
- Tickets de réserveqté 200
- Bacs à prixqté 12
- Étiquettes de prixqté 100
- Tables des prixqté 4
Équipement
- Caisse
- Terminal de paiement
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 4
Vaisselle
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Plateauxqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Nappesqté 10
- Panneaux indicateursqté 8
Paperasse
- Panneaux de règlementqté 4
- Formulaires d'inscriptionqté 100
- Stylosqté 30
- Blocs-notesqté 6
- Presse-papiersqté 6
- Reçusqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Balai et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe les règles avant de concevoir les billets : précise le prix du billet, le fonctionnement du tirage, les conditions de participation et la remise des lots. Garde une version imprimée du règlement sur place.
- Suis chaque lot dès sa réception. Enregistre-le, attribue-lui une étiquette et vérifie la liste au moins 48 heures avant l’événement ; emballe ensuite les lots pour éviter les recherches de dernière minute.
- Prévois les billets avec une marge : imprime des tickets de réserve et des reçus en plus du nombre attendu de participants. Une erreur d’impression ou une vente supplémentaire ne doit pas bloquer la tombola.
- Répartis les bénévoles sur des créneaux précis, notamment pour l’accueil, la vente des billets, l’encaissement et l’annonce des gagnants. Arrive au moins 2 heures avant le début pour installer les tables, les chaises et le stand.
- Teste l’encaissement et la sonorisation avant l’ouverture. Vérifie le terminal de paiement, la caisse, les rallonges, les multiprises et le microphone ; garde aussi les boissons au frais et prépare le coin café avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une tombola ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et la date, récupérer les lots, traiter les inscriptions, imprimer les billets et planifier les bénévoles.
- Quand faut-il préparer les lots d’une tombola ?
- Commence la collecte au moins 2 semaines avant la tombola. Vérifie la liste et l’état de chaque lot 48 heures avant, puis emballe-les et pose les étiquettes avant l’installation.
- Combien de bénévoles faut-il pour une tombola ?
- Pour une petite tombola, prévois au minimum 4 bénévoles : accueil et inscriptions, vente des billets, encaissement et animation du tirage. Ajoute une personne pour l’installation si la salle doit être préparée le même jour.
- À quelle heure faut-il installer une tombola ?
- Commence l’installation 2 heures avant l’ouverture. Réserve les 30 dernières minutes au test du microphone et du paiement, à la mise en place des lots et à la vérification des billets et du règlement.
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