Checklist pour organiser une tombola
Une tombola réussie repose surtout sur une préparation dans le bon ordre. Commence par fixer les règles, la date et le lieu, puis sécurise les lots, les inscriptions et les bénévoles. Les billets, reçus, étiquettes et autorisations doivent être prêts avant l’installation. Cette checklist t’aide aussi à prévoir le stand, la caisse, la sonorisation, les boissons et le coin café le jour du tirage.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer les règles de la loterie
2 personnes
Confirmer le lieu et la date
Établir la liste des prix
2 personnes
Récupérer les prix
2 personnes
Enregistrer les prix
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver la salle et les tables
Vérifier les autorisations
Concevoir les billets de tombola
2 personnes
Imprimer les billets de tombola et les reçus
2 personnes
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
Imprimer le règlement
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les prix
2 personnes
Emballer les prix
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le stand de la tombola
3 personnes
Installer les lots
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le coin café
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Compter la caisse
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vendre les billets de tombola
4 personnes
Traiter les paiements
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Tirer les billets gagnants
3 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Clôturer la caisse finale
2 personnes
Mettre les billets et l’argent en sécurité
2 personnes
Suivi
Trier les prix et le matériel
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Contacter les gagnants par téléphone
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 80
- Table pliante pour le stand de la tombolaqté 2
- Poubellesqté 4
Matériel de tombola
- Tombola
- Carnets de tombolaqté 12
- Tickets de réserveqté 200
- Bacs à prixqté 12
- Étiquettes de prixqté 100
- Tables des prixqté 4
Équipement
- Caisse
- Terminal de paiement
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 4
Vaisselle
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Plateauxqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Nappesqté 10
- Panneaux indicateursqté 8
Paperasse
- Panneaux de règlementqté 4
- Formulaires d'inscriptionqté 100
- Stylosqté 30
- Blocs-notesqté 6
- Presse-papiersqté 6
- Reçusqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Balai et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe les règles avant d’imprimer les billets : précise le prix d’un billet, le nombre de lots, la méthode de tirage et la façon de remettre les gains. Toute modification après impression crée des erreurs sur les reçus et les supports.
- Prépare la liste des lots au moins 7 jours avant la tombola. Enregistre chaque prix, vérifie qu’il est bien disponible et ajoute une étiquette lisible avec son numéro ou sa description.
- Répartis les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures : accueil et inscriptions, vente des billets, tenue de la caisse, installation des lots et annonce du tirage. Une seule personne ne devrait pas gérer à la fois les paiements et les billets.
- Imprime les billets, les reçus, le règlement et les étiquettes au moins 3 jours à l’avance, puis compte les carnets et garde les tickets de réserve dans une enveloppe séparée. Vérifie aussi que le terminal de paiement et la caisse fonctionnent avant l’ouverture.
- Le jour même, installe les tables, les chaises et le stand au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Mets les boissons au frais, prépare le coin café et teste le microphone, la sonorisation, les rallonges et les multiprises avant le début.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une tombola ?
- Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et la date, obtenir les autorisations, réunir les lots, traiter les inscriptions et mobiliser les bénévoles.
- Quand faut-il préparer les billets de tombola ?
- Conçois puis imprime les billets et les reçus au moins 3 jours avant l’événement. Garde quelques tickets de réserve et vérifie que la numérotation correspond bien aux carnets distribués.
- Combien de bénévoles faut-il pour une tombola ?
- Pour une petite tombola, prévois au minimum 4 personnes : deux à l’accueil et aux billets, une à la caisse et une pour les lots et le tirage. Ajoute une personne par tranche de 50 à 75 participants supplémentaires.
- Quand installer la salle pour une tombola ?
- Commence l’installation 2 heures avant l’ouverture. Prévois environ 30 minutes pour les tables et les chaises, 30 minutes pour le stand et les lots, puis le temps nécessaire pour tester la caisse, le paiement et la sonorisation.
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