Cómo organizar un sorteo sin improvisar
Un sorteo bien organizado empieza mucho antes de sacar el primer número. Primero fija las reglas, la fecha y el lugar; después cierra los premios, las inscripciones y los permisos. En la última semana conviene imprimir boletos, recibos y el reglamento, además de confirmar voluntarios y material. El día del sorteo, reserva tiempo para montar las mesas, exponer los premios, preparar el mostrador y enfriar las bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar las reglas de la lotería
2 personas
- 2
Confirmar lugar y fecha
- 3
Preparar la lista de premios
2 personas
- 4
Recoger los premios
2 personas
- 5
Registrar premios
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Programar a los voluntarios
2 personas
- 10
Reservar la sala y las mesas
- 11
Comprobar permisos
- 12
Diseñar boletos
2 personas
- 13
Imprimir boletos y recibos
2 personas
- 14
Hacer etiquetas de precios
2 personas
- 15
Imprimir el reglamento
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Comprobar los premios
2 personas
- 18
Empaquetar los premios
2 personas
- 19
Enfriar las bebidas
2 personas
- 20
Montar mesas
4 personas
- 21
Colocar las sillas
3 personas
- 22
Montar el mostrador de la rifa
3 personas
- 23
Exponer los premios
3 personas
- 24
Colgar la decoración
3 personas
- 25
Preparar el punto de café
2 personas
- 26
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 27
Contar el efectivo de caja
2 personas
- 28
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 29
Recibir a los visitantes
4 personas
- 30
Vender boletos
4 personas
- 31
Procesar pagos
2 personas
- 32
Servir café y té
2 personas
- 33
Servir aperitivos
2 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 36
Sacar los boletos ganadores
3 personas
- 37
Entregar premios
3 personas
- 38
Cerrar la caja final
2 personas
- 39
Guardar los boletos y el dinero en un lugar seguro
2 personas
Seguimiento
- 40
Clasificar premios y materiales
3 personas
- 41
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 42
Lavar la vajilla
2 personas
- 43
Limpiar la sala
4 personas
- 44
Recoger la basura
2 personas
- 45
Inventariar materiales
2 personas
- 46
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 47
Contactar a los ganadores por teléfono
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 80
- Mesa plegable para el mostrador de la loteríacant. 2
- Papeleracant. 4
Material de lotería
- Tambor de lotería
- Libretas de la loteríacant. 12
- Boletos de reservacant. 200
- Cajas de premioscant. 12
- Etiquetas de precioscant. 100
- Mesas de premioscant. 4
Equipo
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 10
- Carteles direccionalescant. 8
Papeleo
- Carteles de reglamentocant. 4
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 6
- Portapapelescant. 6
- Reciboscant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Fija las reglas antes de anunciar el sorteo: define cómo se participa, cómo se extraen los boletos y qué ocurre si no aparece la persona premiada. Imprime el reglamento y colócalo también junto al mostrador.
- Cierra la lista de premios al menos 7 días antes. Registra cada premio, comprueba que esté completo y prepara las cajas y etiquetas antes de empezar a montar las mesas.
- No dejes las inscripciones para el último momento: ciérralas entre 48 y 72 horas antes para saber cuántas sillas, vasos y raciones necesitas. Pregunta también por preferencias dietéticas.
- Asigna los voluntarios por franjas y funciones concretas: recepción, caja, extracción de boletos, sonido y café. Confirma quién llega al menos 60 minutos antes para montar el mostrador y probar el micrófono.
- Prepara el montaje en este orden: mesas y sillas, mostrador de la rifa, premios, carteles direccionales y decoración. Enfría las bebidas con antelación y deja el punto de café listo antes de recibir a los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un sorteo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar el lugar, la fecha, los permisos y los premios. Reserva la última semana para imprimir materiales, cerrar voluntarios y revisar el inventario.
- ¿Cuándo se deben imprimir los boletos de un sorteo?
- Imprímelos entre 5 y 7 días antes, cuando las reglas y el diseño ya estén aprobados. Guarda algunos boletos de reserva y prepara los recibos junto con ellos.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al lugar del sorteo?
- El equipo de montaje debería llegar 60 minutos antes de la apertura. Ese margen permite colocar mesas y sillas, exponer los premios, montar el mostrador y comprobar el sonido.
- ¿Cuándo hay que preparar los premios para un sorteo?
- Recógelos y regístralos como mínimo 7 días antes. Comprueba cada premio, empaquétalo y coloca su etiqueta antes del día del evento para evitar búsquedas durante la rifa.
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