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Organiser un concert d’opérette sans rien oublier

Un concert d’opérette demande une préparation précise, car la musique, l’accueil du public et la technique doivent être prêts en même temps. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe le répertoire, les artistes et le déroulement de la soirée. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques se traitent plusieurs semaines à l’avance. La dernière journée sert surtout à installer la salle, tester le matériel et vérifier que chaque bénévole sait quoi faire.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Définir le programme et le répertoire

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer la confirmation aux visiteurs

  • Confirmer les artistes et accompagnateurs

  • Rassembler les partitions

    2 personnes

  • Composer le programme

    2 personnes

  • Imprimer les livrets de programme

  • Répartir les bénévoles

  • Installer le système d'entrée et de vestiaire

    2 personnes

  • Calculer les quantités de catering

  • Vérifier le matériel technique

    2 personnes

  • Vérifier les sorties de secours

    2 personnes

  • Préparer les informations de stationnement

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Classer les programmes

    2 personnes

  • Préparer le service traiteur

    3 personnes

  • Récupérer les clés du lieu

  • Inspecter la salle et l’entrée

    2 personnes

  • Aérer la salle

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Aménager la scène et l'aire de jeu

    4 personnes

  • Installer les pupitres

    2 personnes

  • Installer les instruments

    3 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Orienter l'éclairage

    2 personnes

  • Effectuer la vérification du son

    3 personnes

  • Répétition avec les artistes

    5 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Aménager la table d’entrée

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Installer le point café et thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Briefer les accompagnateurs du public

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir les portes

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Gérer le vestiaire

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Annoncer le concert

  • Accompagner la première partie du concert

    3 personnes

  • Servir les boissons de la pause

    4 personnes

  • Ravitaillement des amuse-bouches

    2 personnes

  • Encadrer la deuxième partie du concert

    3 personnes

  • Animer les questions du public

  • Remercier les artistes

  • Préparer l’apéritif

    3 personnes

  • Servir l’apéritif

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Fermer le vestiaire

    2 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Refroidir le catering restant

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Ranger les instruments en toute sécurité

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Ranger les chaises et les tables

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Contrôler le vestiaire

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Ranger les courses restantes

  • Nettoyer le linge

  • Rendre le matériel emprunté

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 110
  • Tables bistrotqté 12
  • Tables de buffetqté 4
  • Portants de logeqté 2
  • Tables pliantesqté 2

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verres à théqté 100
  • Verres à eauqté 120
  • Verres à vinqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Fourchettes à gâteauqté 120
  • Cuillères à caféqté 100
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 12

Équipement

  • Microphonesqté 4
  • Pieds de microqté 4
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Pupitres de musiqueqté 12
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Boîtiers DIqté 2
  • Tabouret de piano
  • Clavier
  • Support de clavier

Éclairage

  • Projecteurs de scèneqté 4
  • Lampadairesqté 4
  • Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

  • Nappesqté 16
  • Rideaux de scèneqté 2
  • Compositions floralesqté 6
  • Pupitres de programmeqté 4
  • Badges nominatifsqté 12
  • Panneaux indicateursqté 8

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Couteaux de cuisineqté 3
  • Verres doseursqté 2

Catering

  • Courses

Nettoyage

  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 3
  • Sets de balaiqté 2
  • Aspirateursqté 2
  • Raclettes de solqté 2
  • Chiffons de nettoyageqté 20
  • Gants de nettoyageqté 6

Entrée

  • Formulaires d'entréeqté 120
  • Stylosqté 12
  • Numéros de vestiaireqté 120
  • Sacs de vestiaireqté 120
  • Plateaux pour espècesqté 2
  • Caissesqté 2
  • Étiquettes nominativesqté 120

Paperasse

  • Brochures du programmeqté 120
  • Papier d’impressionqté 2
  • Ruban adhésifqté 6
  • Ciseaux à papierqté 4
  • Agrafeusesqté 2

Sécurité

  • Lampes de pocheqté 4
  • Ruban de balisageqté 4
  • Tapis antidérapantsqté 8
  • Goulottes de câblesqté 12

Vêtements

  • Tabliers noirsqté 8
  • Sacs de vestiaireqté 120

Stockage

  • Caisses en plastiqueqté 12
  • Boîtes de rangementqté 8
  • Housses à vêtementsqté 20

Conseils

  • Bloque la date et le lieu avant d’annoncer le concert. Prévois une confirmation écrite au moins 6 à 8 semaines avant la représentation, puis vérifie les horaires d’accès et de fermeture du bâtiment.
  • Arrête le programme avant d’imprimer les livrets. Garde au minimum 7 jours pour relire les noms, l’ordre des morceaux, les accompagnateurs et le nombre de programmes nécessaires.
  • Traite les inscriptions et les besoins alimentaires dans un même tableau. Envoie une confirmation aux visiteurs 5 à 7 jours avant le concert avec l’heure d’ouverture, le stationnement et les éventuelles consignes d’accès.
  • Organise un test technique complet avant l’arrivée du public. Vérifie les microphones, haut-parleurs, table de mixage, éclairage, rallonges et multiprises, puis garde 60 minutes de marge le jour même.
  • Installe d’abord l’entrée, le vestiaire et les chaises, puis aère la salle et inspecte les sorties de secours. Prépare aussi les partitions, les pupitres et les espaces réservés aux artistes avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert d’opérette ?
Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les artistes, le lieu, le répertoire et les réservations doivent être confirmés en premier, car ils conditionnent les invitations et le programme.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’opérette ?
Envoie-les environ 6 semaines avant le concert si le nombre de places est limité. Fixe une date de réponse 10 à 14 jours avant la représentation pour pouvoir traiter les inscriptions et calculer le catering.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
Prévois au moins 3 heures pour installer les chaises, les tables, l’entrée, le vestiaire, la technique et l’éclairage. Ajoute 60 minutes avant l’ouverture pour tester le son, vérifier les sorties et régler les derniers détails.
Quand imprimer les livrets du programme ?
Imprime-les 5 à 7 jours avant le concert, une fois le répertoire et les noms définitivement validés. Prépare quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute et les accompagnateurs.

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