Que faut-il prévoir pour organiser une tombola ?

Pour une tombola, il faut préparer à la fois le tirage, les lots et l’accueil du public. Prévoyez des carnets de billets, des tickets de réserve, une urne ou un bac de collecte, ainsi que des étiquettes et des tables pour présenter les prix. La caisse, le terminal de paiement et la sonorisation sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Ajoutez enfin de quoi servir les boissons et installer la salle avant l’arrivée des participants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Table pliante pour le stand de la tombolaqté 2
Poubellesqté 4

Matériel de tombola

Tombola
Carnets de tombolaqté 12
Tickets de réserveqté 200
Bacs à prixqté 12
Étiquettes de prixqté 100
Tables des prixqté 4

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 8

Paperasse

Panneaux de règlementqté 4
Formulaires d'inscriptionqté 100
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 6
Presse-papiersqté 6
Reçusqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips cheese onion - 4 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Mélange apéritif - 4 sacs
- Pretzels - 4 sacs
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Mini-pizzas - 100 pièces
- Croquettes au fromage - 100 pièces
- Amuse-bouches végétariens - 80 pièces
- En-cas véganes - 40 pièces
- Amuse-bouches sans gluten - 30 pièces
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles

Conseils

Imprimez les billets, les reçus et le règlement au moins 3 à 5 jours avant la tombola. Gardez un jeu de tickets de réserve sur place pour remplacer les billets perdus ou mal remplis.
Préparez une étiquette pour chaque lot et vérifiez les prix dès leur réception. Regroupez les lots dans des bacs ou sur des tables afin de retrouver rapidement le gagnant correspondant.
Testez la caisse et le terminal de paiement 24 heures avant l’ouverture. Prévoyez aussi une solution de repli si le réseau ou l’alimentation électrique ne fonctionne pas.
Installez la table de tombola, les tables des prix et les panneaux indicateurs avant l’arrivée du public. Gardez les tickets, reçus et matériel de tirage dans un seul point de contrôle.
Mettez les boissons au frais au moins 2 heures à l’avance et comptez les verres, tasses, assiettes et couverts avant l’installation. Les rallonges et multiprises doivent être testées avant de brancher la sonorisation ou les machines à café.

Questions fréquentes

Combien de tickets de tombola faut-il imprimer ?: Imprimez au minimum un ticket par participation prévue, puis ajoutez 10 à 15 % de réserve. Pour 200 participations attendues, préparez donc environ 220 à 230 tickets.
Quand faut-il récupérer les lots d’une tombola ?: Essayez de récupérer tous les lots au moins 3 jours avant l’événement. Cela laisse le temps de vérifier chaque prix, de l’étiqueter et de remplacer un lot manquant.
Combien de temps avant faut-il installer une tombola ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’ouverture. Comptez environ 30 minutes pour les tables et les chaises, puis prévoyez du temps pour les lots, la caisse, les billets et le test du microphone.
Que faut-il prévoir pour le paiement d’une tombola ?: Prévoyez une caisse, un terminal de paiement et les accessoires nécessaires à leur fonctionnement. Testez le terminal la veille et gardez les tickets de réserve, les reçus et le règlement à portée de main le jour même.

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