Zo organiseer je een loterij zonder gedoe

Begin niet met versiering of boodschappen, maar met de spelregels en de planning. Leg vast wie mag meedoen, wat een lot kost, hoe de trekking verloopt en wanneer prijzen worden uitgereikt. Bevestig daarna locatie en datum, verzamel prijzen en registreer ze voordat je uitnodigingen verstuurt. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke loterijbalie, herkenbare prijsetiketten en een kort draaiboek voor vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Loterijregels vastleggen
2 personen
2
Locatie en datum bevestigen
3
Prijzenlijst samenstellen
2 personen
4
Prijzen ophalen
2 personen
5
Prijzen registreren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
10
Zaal en tafels reserveren
11
Vergunningen controleren
12
Loten ontwerpen
2 personen
13
Loten en bonnetjes printen
2 personen
14
Prijsetiketten maken
2 personen
15
Reglement afdrukken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Prijzen controleren
2 personen
18
Prijzen verpakken
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Tafels opstellen
4 personen
21
Stoelen opstellen
3 personen
22
Loterijbalie inrichten
3 personen
23
Prijzen uitstallen
3 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
26
Geluidsinstallatie testen
2 personen
27
Kasgeld tellen
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Bezoekers ontvangen
4 personen
30
Loten verkopen
4 personen
31
Betalingen verwerken
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Tafels schoonhouden
2 personen
36
Winnende loten trekken
3 personen
37
Prijzen uitreiken
3 personen
38
Eindkas afsluiten
2 personen
39
Loten en geld veilig opbergen
2 personen

Nazorg

40
Prijzen en materialen sorteren
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Zaal schoonmaken
4 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Materialen inventariseren
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Winnaars telefonisch benaderen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Klaptafel loterijbalieaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Loterijmateriaal

Loterijtrommel
Lotenboekjesaantal 12
Reserve-lotenaantal 200
Prijzenbakkenaantal 12
Prijsetikettenaantal 100
Prijstafelsaantal 4

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 8

Papierwerk

Reglementbordenaantal 4
Inschrijfformulierenaantal 100
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 6
Clipboardsaantal 6
Kassabonnenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de loterijregels uiterlijk vier weken vooraf vast. Noteer ook hoeveel loten je verkoopt, welke prijzen beschikbaar zijn en hoe je omgaat met winnaars die niet aanwezig zijn.
Registreer elke prijs zodra die binnen is en controleer de lijst opnieuw vóór het verpakken. Geef iedere prijs een nummer dat overeenkomt met het prijsetiket en de trekking.
Richt de loterijbalie in met de kassa, het pinapparaat, lotenboekjes en reserve-loten op één plek. Plan minimaal twee mensen tijdens de drukste verkoopuren, zodat betalen en loten uitgeven tegelijk kan.
Zet de prijstafels zo neer dat bezoekers de prijzen kunnen bekijken zonder de verkoopbalie te blokkeren. Gebruik pijlborden vanaf de ingang en houd minstens één tafel vrij voor nog niet uitgepakte prijzen.
Test de geluidsinstallatie en microfoon vóór de deuren opengaan en leg de trekkingvolgorde klaar. Zet dranken minstens twee uur vooraf koud en controleer koffiezetapparaten, waterkokers en verlengkabels voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een loterij te organiseren?: Reken op minimaal vier weken voor een kleine loterij en zes tot acht weken als je veel prijzen of vrijwilligers nodig hebt. Plan de laatste week voor loten, bonnetjes, etiketten en het controleren van alle prijzen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een loterij?: Voor een kleine loterij zijn minimaal vier vrijwilligers praktisch: twee bij de loterijbalie, één voor de prijzen en één voor de zaal of koffie. Voeg tijdens de trekking minstens één persoon toe voor het noteren en omroepen van winnende loten.
Hoe richt je een loterijbalie in?: Zet de balie bij de ingang en houd kassa, pinapparaat, lotenboekjes, reserve-loten en bonnetjes binnen handbereik. Laat minimaal 1 meter doorgang vrij en plaats pijlborden zodat bezoekers niet in de rij voor de prijzen terechtkomen.
Wanneer moet je de prijzen voor een loterij regelen?: Probeer alle prijzen uiterlijk één week vóór de loterij binnen te hebben. Controleer ze dan, registreer de nummers, maak prijsetiketten en verpak ze per categorie; op de dag zelf hoef je alleen nog uit te stallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.