Organiser une soirée open mic sans perdre le fil

Une soirée open mic réussie repose surtout sur un ordre précis : réserver le lieu et le matériel, ouvrir les inscriptions, puis verrouiller le programme avant le jour J. Prévoyez une personne pour l’accueil et une autre pour la régie afin de ne pas gérer les artistes et la sonorisation en même temps. Le point souvent sous-estimé est le temps de test : comptez au moins 90 minutes pour installer les micros, les câbles, l’éclairage et faire une vraie balance. Les listes imprimées évitent aussi les oublis quand les passages s’enchaînent.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver la salle
3
Réserver le matériel de sonorisation
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la promotion de l’open mic
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les spectacles et les horaires
10
Imprimer la liste des prestations
11
Imprimer la liste du public
12
Vérifier la liste des courses
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Installer les courses non périssables
16
Rassembler le matériel de spectacle
2 personnes
17
Préparer les textes de présentation

Événement

18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Dégager la zone du podium
2 personnes
21
Installer le système de sonorisation
3 personnes
22
Brancher les microphones
2 personnes
23
Effectuer la vérification du son
2 personnes
24
Tester l’éclairage
2 personnes
25
Installer la décoration
2 personnes
26
Installer la table traiteur
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Préparer les cartes du programme
29
Accueillir les artistes
2 personnes
30
Préparer techniquement les spectacles
2 personnes
31
Gérer l’accueil et l’inscription
3 personnes
32
Accueillir les participants et présenter les règles de la maison
33
Présenter les spectacles
34
Servir les en-cas de pause
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Gérer les questions et demandes du public
37
Annoncer le dernier numéro
38
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes

Suivi

39
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
40
Rassembler la vaisselle et le verrerie
2 personnes
41
Ranger les restes au frais
2 personnes
42
Collecter les déchets
3 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Nettoyer l’espace
3 personnes
45
Démonter le matériel audio
3 personnes
46
Inventorier le matériel
2 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 4
Portant à vêtements
Table pliante pour l'inscription

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtier DI
Ordinateur portable
Support pour ordinateur portable
Pieds de microqté 3
Piles de rechangeqté 8
Câbles d'instrumentsqté 4
Câbles XLRqté 6
Câbles audioqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Goulottes de câblesqté 6
Ruban gafferqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 2

Décoration

Fond de scène
Guirlandes lumineusesqté 4
Chemins de table décoratifsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 3

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et la capacité de la salle, puis réservez rapidement la sonorisation. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre la fin prévue des inscriptions et le début des prestations.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la soirée si possible. Confirmez ensuite à chaque intervenant son horaire, son format et ses besoins techniques pour éviter les changements de dernière minute.
Préparez la zone de scène avant d’installer les tables et les chaises : laissez un passage dégagé, placez les pieds de micro et regroupez les câbles par usage. Du ruban gaffer et des rallonges en réserve évitent de bloquer l’installation.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Réservez les 90 premières minutes au montage, puis testez chaque microphone, le boîtier DI, l’ordinateur, les projecteurs LED et les niveaux sonores.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et installez le café avant l’accueil. Imprimez la liste des prestations et celle du public le jour même, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les changements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée open mic ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Les réservations de salle et de sonorisation devraient être confirmées au moins 2 semaines avant, puis les inscriptions peuvent rester ouvertes pendant 7 à 10 jours.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation d’un open mic ?: Comptez 90 minutes minimum pour installer la table de mixage, les microphones, les câbles et les retours, puis 30 minutes supplémentaires pour la balance. Une installation faite en 30 minutes laisse trop peu de marge pour résoudre un problème de câble ou de pile.
Quand fermer les inscriptions pour une soirée open mic ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement afin de confirmer les passages et d’imprimer le programme. Gardez une courte liste d’attente plutôt que d’ajouter des prestations au dernier moment.
Que faut-il tester avant le début d’un open mic ?: Testez chaque microphone, les câbles XLR et audio, le boîtier DI, l’ordinateur, l’éclairage et les rallonges au moins 30 minutes avant l’arrivée du public. Faites aussi un essai avec un intervenant actif pour vérifier le volume réel et les transitions.

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