Zo organiseer je een open-micavond zonder gaten in het programma
Begin met de datum, ruimte en maximale speelduur per optreden. Leg daarna het programma vast, maak een aanmeldformulier en bevestig per deelnemer het tijdstip, de benodigde apparatuur en eventuele dieetwensen. Regel de geluidsinstallatie ruim vooraf en plan op de dag zelf tijd voor opbouw, kabels wegwerken en een volledige geluidscheck. Met een afgedrukte optredenlijst, presentatieteksten en een duidelijke registratie loopt de avond ook bij wijzigingen door.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Plan per optreden een vaste tijd en houd 5 minuten wisseltijd aan. Zo voorkom je dat instrumenten, microfoons en kabels de avond vertragen.
- Reserveer de geluidsinstallatie niet pas nadat de aanmeldingen binnen zijn. Controleer vooraf of je actieve speakers, een mengpaneel, minstens twee microfoons, microfoonstandaards en reservebatterijen hebt.
- Begin minimaal 2 uur voor de inloop met opbouwen. Test daarna iedere microfoon, DI-box, instrumentkabel en audiokabel afzonderlijk en plak kabels vast met gaffer tape of leg ze in kabelgoten.
- Druk de optredenlijst en publiekslijst vóór de deuren opengaan af. Een laptop kan uitvallen of wijzigen; een papieren back-up voorkomt zoeken tijdens de presentatie.
- Koel de dranken op tijd en zet koffie, thee en houdbare boodschappen klaar vóór de eerste act. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je niet tijdens de avond nog boodschappen hoeft te doen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een open-micavond organiseren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, ruimte en apparatuur. Open de aanmeldingen daarna en sluit ze uiterlijk 7 dagen voor de avond, zodat je het programma kunt bevestigen en afdrukken.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een open-micavond op te bouwen?
- Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumzone, verlichting en geluidsinstallatie. Plan vervolgens nog 30 tot 45 minuten voor de geluidscheck en losse technische problemen.
- Hoeveel optredens passen er op een open-micavond?
- Tel per act de speeltijd plus ongeveer 5 minuten wisseltijd. Bij een programma van 3 uur passen bijvoorbeeld 12 optredens van 10 minuten, met ongeveer 5 minuten tussen de acts.
- Wanneer moet je de optredens van een open-micavond bevestigen?
- Bevestig iedere act uiterlijk 7 dagen vooraf met starttijd, maximale speelduur en technische benodigdheden. Stuur op de dag zelf nog één korte herinnering met de aankomsttijd en het registratiepunt.