Einen Open-Mic-Abend organisieren: der praktische Ablauf
Bei einem Open-Mic-Abend entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob der Abend ruhig läuft oder ständig improvisiert wird. Lege zuerst Datum, Programm und Raum fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach planst du Auftritte, Technik, Verpflegung und Einlass mit festen Fristen. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Ersatzbatterien, Kabel oder eine gedruckte Auftrittsliste. Plane deshalb einen vollständigen Technik- und Soundcheck mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Raum reservieren
- 3
Tonanlage reservieren
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Open-Mic-Promotion veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Auftritte und Zeiten bestätigen
- 10
Auftrittsliste ausdrucken
- 11
Publikumsliste drucken
- 12
Einkaufsliste prüfen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Haltbare Lebensmittel bereitlegen
- 16
Auftrittsmaterialien sammeln
2 Personen
- 17
Präsentationstexte vorbereiten
Event
- 18
Location öffnen
2 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
- 21
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 22
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 23
Soundcheck durchführen
2 Personen
- 24
Beleuchtung testen
2 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 26
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 27
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 28
Programmkarten bereitlegen
- 29
Künstler empfangen
2 Personen
- 30
Auftritte technisch vorbereiten
2 Personen
- 31
Einlass und Registrierung betreuen
3 Personen
- 32
Begrüßung und Hausregeln erläutern
- 33
Auftritte präsentieren
- 34
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Publikumsfragen und -anfragen bearbeiten
- 37
Letzten Auftritt ankündigen
- 38
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 40
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
2 Personen
- 41
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
- 42
Müll einsammeln
3 Personen
- 43
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 44
Raum reinigen
3 Personen
- 45
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 46
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 47
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 48
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BarhockerAnz. 4
- Kleiderständer
- Klappstuhl für die Anmeldung
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- DI-Box
- Laptop
- Laptopständer
- NotenständerAnz. 3
- ErsatzbatterienAnz. 8
- InstrumentenkabelAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 6
- AudiokabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 3
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 30
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ScherenAnz. 2
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- LichtschläucheAnz. 4
- Dekorative TischläuferAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 3
Reinigung
- Staubsauger
- Wischset
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Datum, Raum und Grundregeln feststehen. Bitte um Name, Auftrittsdauer, benötigte Technik und Ernährungswünsche, damit du Rückfragen spätestens 7 Tage vorher klären kannst.
- Bestätige jeden Auftritt mit einer festen Uhrzeit und drucke die Auftrittsliste zweimal aus. Eine Liste bleibt bei der Moderation, die andere liegt am Anmeldepult, damit Änderungen nicht nur auf dem Handy stehen.
- Reserviere die Tonanlage früh und prüfe neben Mischpult, Lautsprechern und Mikrofonen auch DI-Box, Instrumenten- und XLR-Kabel. Lege Ersatzbatterien und Gaffer Tape spätestens am Vortag bereit; fehlende Kleinteile stoppen den Aufbau oft länger als die großen Geräte.
- Räume den Bühnenbereich vor dem Aufstellen der Tische und Stühle frei. Baue die Beschallung mindestens 90 Minuten vor Beginn auf und teste danach Mikrofone, Beleuchtung und jeden vorgesehenen Anschluss mit einem kurzen Soundcheck.
- Kühle Getränke rechtzeitig und stelle haltbare Lebensmittel, Gläser, Tassen und Besteck getrennt vom Bühnenbereich bereit. Rechne bei Kaffee und Tee mit einem Vorlauf von 20 bis 30 Minuten, damit der Einlass nicht mit dem ersten Auftritt kollidiert.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Open-Mic-Abend planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Raum und Technik. Öffne die Anmeldung idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Abend, damit du das Programm rechtzeitig schließen kannst.
- Wie lange dauert der Aufbau für einen Open-Mic-Abend?
- Plane für Möbel, Bühne, Tonanlage und Beleuchtung mindestens 2 Stunden ein. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen, besonders wenn mehrere Instrumente angeschlossen werden.
- Wann sollte die Auftrittsliste feststehen?
- Schließe die Auftrittsliste 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Bestätige danach jede Person mit Uhrzeit und Auftrittsdauer und drucke am Veranstaltungstag zwei Exemplare aus.
- Wie viele Auftritte passen in einen Open-Mic-Abend?
- Rechne pro Beitrag mit etwa 5 bis 10 Minuten inklusive Wechsel. Bei einem dreistündigen Abend passen je nach Pausen und Moderation ungefähr 15 bis 25 Auftritte in das Programm.
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