Cómo organizar una noche de micrófono abierto sin perder el control
Una noche de micrófono abierto funciona mejor cuando separas la organización en tres fases: programa e inscripciones, preparación técnica y coordinación durante la recepción. Empieza fijando la fecha, reservando el espacio y definiendo cuánto durará cada actuación. Después reúne las inscripciones, confirma horarios y prepara el equipo de sonido con tiempo. El día del evento, reserva al menos dos horas para montar mesas, despejar el escenario, conectar micrófonos y hacer una prueba completa antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el espacio
- 3
Reservar equipo de sonido
- 4
Crear formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Publicar la promoción del micrófono abierto
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Confirmar las actuaciones y los horarios
- 10
Imprimir la lista de actuaciones
- 11
Imprimir la lista de asistentes
- 12
Comprobar la lista de la compra
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Preparar la compra de productos no perecederos
- 16
Reunir el material de actuación
2 personas
- 17
Preparar los textos de la presentación
Evento
- 18
Abrir la ubicación
2 personas
- 19
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 20
Despejar la zona del escenario
2 personas
- 21
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 22
Conectar los micrófonos
2 personas
- 23
Realizar la prueba de sonido
2 personas
- 24
Probar la iluminación
2 personas
- 25
Colgar la decoración
2 personas
- 26
Montar la mesa de catering
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
3 personas
- 28
Preparar las tarjetas del programa
- 29
Recibir a los artistas
2 personas
- 30
Preparar técnicamente las actuaciones
2 personas
- 31
Gestionar la entrada y el registro
3 personas
- 32
Dar la bienvenida y explicar las normas de la casa
- 33
Presentar las actuaciones
- 34
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Atender las preguntas y solicitudes del público
- 37
Anunciar la última actuación
- 38
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
Seguimiento
- 39
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 40
Recoger la vajilla y la cristalería
2 personas
- 41
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
- 42
Recoger la basura
3 personas
- 43
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 44
Limpiar el espacio
3 personas
- 45
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 46
Inventariar materiales
2 personas
- 47
Devolver el equipo prestado
2 personas
- 48
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Taburetes de barcant. 4
- Perchero
- Mesa plegable para registro
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Caja DI
- Portátil
- Soporte para portátil
- Atrilescant. 3
- Baterías de repuestocant. 8
- Cables de instrumentoscant. 4
- Cables XLRcant. 6
- Cables de audiocant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Canaletas para cablescant. 6
- Cinta gaffercant. 3
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Luces decorativascant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Termoscant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Tijerascant. 2
Decoración
- Fondo del escenario
- Cables de lucescant. 4
- Caminos de mesa decorativoscant. 8
- Pizarrascant. 3
Limpieza
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes del evento y confirma con cada participante el tipo de actuación, la duración y las necesidades técnicas. Así puedes ordenar el programa sin descubrir a última hora que alguien necesita una caja DI, un atril o un cable específico.
- Reserva un bloque técnico de al menos 60 minutos antes de recibir al público. Prueba cada micrófono, altavoz, cable XLR, entrada de la mesa de mezclas y foco; guarda baterías de repuesto, cables y cinta gaffer en la misma zona.
- Imprime dos listas el mismo día: una con las actuaciones y sus horarios, y otra con los asistentes. La primera sirve para quien presenta y controla el escenario; la segunda agiliza el registro en la mesa de entrada.
- Compra y enfría las bebidas con antelación, pero deja los productos no perecederos preparados por separado. Para el servicio de café y té, coloca la cafetera, las teteras y los termos antes de abrir para no interrumpir el programa.
- Despeja completamente la zona del escenario y fija los cables al suelo con canaletas o cinta gaffer. Deja libres los pasillos y coloca las sillas de forma que el público pueda ver los focos, los micrófonos y a quien actúa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un micrófono abierto?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el espacio, contratar el sonido y publicar las inscripciones. Cierra el programa definitivo al menos 3 días antes y confirma entonces los horarios con cada actuación.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar el sonido de un micrófono abierto?
- Calcula entre 60 y 90 minutos para colocar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes y cables. Añade 30 minutos para la prueba de sonido, la iluminación y cualquier ajuste de última hora.
- ¿Cuánto debe durar cada actuación?
- Un límite práctico es de 5 a 10 minutos por participante, según el número de inscripciones. Reserva además 1 o 2 minutos entre actuaciones para cambiar instrumentos, ajustar el micrófono y presentar a la siguiente persona.
- ¿Cuándo debo preparar las bebidas y la mesa de recepción?
- Deja listas la mesa de registro, la lista de asistentes y la vajilla entre 30 y 45 minutos antes de abrir. Enfría las bebidas varias horas antes y coloca café, té y termos justo después de terminar la prueba técnica.
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