Que prévoir pour une balade en tracteur ?

Une balade en tracteur demande plus qu’un itinéraire et quelques conducteurs. Il faut prévoir l’accueil au départ, les pauses, l’arrivée et la sécurité tout au long du parcours. Cette liste rassemble les achats et le matériel à emporter pour gérer les participants, la circulation, la météo et le repas dans de bonnes conditions. Prépare les consommables au moins la veille et vérifie le matériel de signalisation avant le départ.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 12
Gants en nitrileqté 4

Itinéraire

Panneaux de directionqté 25
Panneaux indicateursqté 20
Banderole de départ
Panneau d’arrivée
Pieds de panneauqté 25
Sangles d'arrimageqté 20
Piquets de balisageqté 30
Cartes d'itinéraireqté 100

Inscription

Numéros de départqté 80
Chemises à pinceqté 6
Stylos à billeqté 30
Étiquettes nominativesqté 120
Braceletsqté 120
Caisse

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Pantalons de cuisineqté 4
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Pincesqté 8
Mugs isothermesqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Drapeaux néerlandaisqté 8
Rouleaux de nappesqté 8
Ballonsqté 100

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Étendoirsqté 2

Outils

Boîtes à outilsqté 2
Jeux de clés platesqté 2
Sangles d'arrimageqté 8
Câbles de démarrageqté 2
Compresseur
Câbles de remorquageqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 kilo
- Assortiment de thé - 200 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Lait chocolaté - 8 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Limonade au cassis - 6 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 10 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Rosé - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 25 pièces
- Mini pistolets - 120 pièces
- Mini petits pains aux raisins - 80 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Pâté de foie - 12 boîtes
- Houmous - 2 kilos
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Confiture - 6 pots
- Gâteau de riz au chocolat - 3 paquets
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Chips fromage-oignon - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 8 sacs
- Mélange apéritif - 6 sachets
- Bâtonnets au fromage - 6 paquets
- Mini-fricadelles - 300 pièces
- Mini soufflés au fromage - 200 pièces
- Mini sauce snack - 6 bouteilles
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Sauce satay - 3 kilos
- Soupe à la tomate - 12 liter
- Soupe de légumes - 8 litres
- Bâtonnets salés - 10 paquets
- Croûtons - 6 sacs
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Olives - 2 kilos
- Cornichons - 4 bocaux
- Serviettes - 1000 pièces
- Gobelets en papier - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons de nettoyage - 24 pièces
- Gants en caoutchouc - 8 paires
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de congélation - 4 boîtes
- Barquettes en aluminium - 100 pièces
- Boîtes hermétiques - 30 pièces
- Décapsuleurs - 6 pièces
- Allume-feu - 2 boîtes
- Briquets - 6 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajoutez de l’eau pour les pauses et le repas. Refroidissez les boissons la veille et gardez des glacières accessibles au départ comme à l’arrivée.
Préparez un dossier par participant au plus tard la veille, avec le dossard, les informations pratiques et les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions. Gardez quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Comptez une signalisation pour chaque changement de direction et chaque point de blocage, avec des pieds de panneau et des sangles d’arrimage. Faites le parcours en entier avant la balade afin de repérer les endroits où un panneau ou un bénévole sera nécessaire.
Prévoyez au moins un moyen de communication par équipe de bénévoles et rechargez les talkies-walkies et batteries externes avant le départ. Testez la portée sur le parcours plutôt que de découvrir les zones sans réseau le jour même.
Installez l’éclairage avant la tombée de la nuit si l’arrivée se prolonge : guirlandes pour l’accueil, projecteurs pour les zones de travail et lampes de poche pour les déplacements. Placez aussi les trousses de premiers secours et les extincteurs à des endroits connus de tous les responsables.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une balade en tracteur ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis complétez avec de l’eau pour chaque pause et le repas. Ajoutez une marge de 10 % pour les conducteurs, les bénévoles et les inscriptions tardives.
Quand préparer le matériel d’une balade en tracteur ?: Faites les courses et triez la signalisation la veille. Installez la tente, les tables, l’éclairage et les zones d’accueil le jour même plusieurs heures avant le départ, afin de garder du temps pour les imprévus.
Combien de panneaux faut-il pour l’itinéraire ?: Prévoyez au minimum un panneau à chaque intersection, changement de direction et point de blocage identifié lors de la reconnaissance. Ajoutez un panneau de départ et un panneau d’arrivée, avec un pied et une sangle pour chaque emplacement exposé au vent.
Que faut-il prévoir pour la sécurité des participants ?: Prévoyez des gilets de sécurité pour chaque bénévole placé sur la route, ainsi que des cônes, des barrières et des trousses de premiers secours. Contrôlez le contenu et l’accessibilité du matériel au plus tard la veille, puis rappelez son emplacement à toute l’équipe.

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