Checklist pour organiser un bain du Nouvel An

Un bain du Nouvel An demande une préparation différente d’une simple fête sur la plage. Il faut confirmer le site, vérifier les autorisations, prévoir un dispositif de sécurité et organiser l’accueil par tous les temps. Cette checklist regroupe les 74 tâches du projet, des premières réservations au rangement du matériel. Elle vous aide aussi à coordonner les bénévoles, les inscriptions, les boissons chaudes et les livraisons sans attendre les derniers jours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires
2 personnes
Confirmer le site de plage
2 personnes
Vérifier les exigences de permis
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Définir le scénario météo
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing
Faire les réservations
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le planning définitif
Faire les courses
3 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
Inspecter le lieu
3 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l'espace d'habillage
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le matériel de sécurité
3 personnes
Tester le matériel de diffusion
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Encadrer le vestiaire
4 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Accompagner les participants à l'eau
6 personnes
Encadrer le bain du Nouvel An
8 personnes
Guider les participants hors de l’eau
8 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Collecter immédiatement les déchets
3 personnes
Ranger l'espace vestiaire
3 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer le matériel de sécurité
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Nettoyer la plage
6 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Effectuer l’inspection finale du site
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Vider et faire sécher les glacières
2 personnes
Rassembler le matériel de retour
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Répondre aux messages des participants
Stocker les photos en toute sécurité
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Paravents de vestiaireqté 8
Porte-manteauxqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs mobilesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Caméra portative

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à batterieqté 10

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Gilets de sécuritéqté 15
Lampes de pocheqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 16
Panneaux d'avertissementqté 8
Tapis antidérapantsqté 12
Couvertures de survieqté 20
Extincteursqté 2

Décoration

Drapeaux du Nouvel Anqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 180
Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 180
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs alimentairesqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 12

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Balais à mainqté 6

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Dossiers d’inscriptionqté 4
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Braceletsqté 250
Numéros de départqté 250
Tiroir-caisse

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et les horaires, puis confirmez le site de plage et les éventuelles autorisations. Faites ces vérifications au moins 6 à 8 semaines avant le bain, car les exigences locales peuvent modifier l’organisation.
Préparez un scénario météo distinct pour le vent, la pluie et le froid. Décidez à l’avance si les tentes, les éclairages sur batterie, les tapis antidérapants et les boissons chaudes seront utilisés ou renforcés.
Traitez les inscriptions avant le dernier briefing et recueillez les besoins alimentaires en même temps. Envoyez ensuite les informations pratiques aux participants au moins 3 jours avant l’événement, avec l’itinéraire et les consignes de sécurité.
Répartissez les bénévoles par rôle et non seulement par créneau : accueil, surveillance, boissons, circulation et premiers secours. Organisez un briefing de 15 à 20 minutes sur place avant l’arrivée du public, avec talkies-walkies ou mégaphones si la plage est étendue.
Ne gardez pas les achats, le portionnement des amuse-bouches et la préparation des thermos pour le matin même. Rassemblez le matériel la veille, remplissez les glacières, vérifiez les trousses de premiers secours et imprimez le planning définitif avant le départ vers la plage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un bain du Nouvel An ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer la plage, de vérifier les permis, de recruter les bénévoles et d’ouvrir les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un bain du Nouvel An ?: Répartissez les bénévoles selon les zones et les rôles : accueil, sécurité, ravitaillement et circulation. Finalisez la répartition au moins 7 jours avant, puis confirmez les disponibilités lors du briefing de 15 à 20 minutes.
Quand vérifier la météo pour un bain du Nouvel An ?: Consultez les prévisions une première fois 5 à 7 jours avant, puis à nouveau la veille et le matin même. Le scénario météo doit préciser qui décide d’un changement et quel matériel est déplacé ou ajouté.
Que préparer la veille d’un bain du Nouvel An ?: Rassemblez les tentes, tables, chaises, éclairages, équipements de sécurité et moyens de communication la veille. Préparez aussi les boissons chaudes, portionnez les amuse-bouches, remplissez les glacières et contrôlez les livraisons attendues.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.