Organiser une soirée de chant collectif sans rien oublier
Une soirée de chant collectif se prépare d’abord sur le papier, puis dans la salle. Commencez par confirmer la date, le lieu et le programme musical avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les besoins alimentaires, les places assises et le matériel technique. Le jour même, comptez plusieurs heures pour installer les tables, le buffet, les micros, les enceintes et les paroles, puis gardez du temps pour un vrai test sonore.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Finaliser la réservation du lieu
- 3
Établir le programme musical
2 personnes
- 4
Rassembler les paroles des chants
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Confirmer les inscriptions
- 9
Tester la technique et les microphones
2 personnes
- 10
Imprimer les paroles à chanter
2 personnes
- 11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Refroidir les boissons
2 personnes
- 14
Préparer les en-cas longue conservation
2 personnes
- 15
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 16
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
- 17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 18
Installer les tables de buffet
2 personnes
- 19
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 20
Suspendre la décoration
3 personnes
- 21
Installer l’éclairage
2 personnes
- 22
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 23
Préparer la playlist et les paroles
2 personnes
- 24
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
- 25
Préparer les en-cas
3 personnes
- 26
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 27
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
- 28
Installer les tables des noms et des textes
2 personnes
- 29
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 30
Accueillir les invités
3 personnes
- 31
Distribuer le programme et les textes
2 personnes
- 32
Servir le café et le thé
2 personnes
- 33
Ouvrir la soirée chantante
- 34
Gérer la musique et les paroles
2 personnes
- 35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 37
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
- 38
Réapprovisionner le buffet et les tables
2 personnes
- 39
Annoncer le dernier tour de chant
- 40
Raccompagner les invités
3 personnes
Suivi
- 41
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
- 42
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 43
Rassembler les déchets
2 personnes
- 44
Faire la vaisselle
3 personnes
- 45
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 46
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
- 47
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 49
Stocker ou jeter les restes
2 personnes
- 50
Ranger les textes et le matériel
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Portantsqté 2
- Tables de buffetqté 2
- Tabouretsqté 4
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Table de mixage
- Ordinateur portable
- Pupitre à musiqueqté 2
- Rallongesqté 5
- Multiprisesqté 4
- Piles de rechangeqté 12
- Câble HDMI
- Clé USB
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verres à boireqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
- Pichets à caféqté 3
- Thermosqté 3
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de chefqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Bacs de rangementqté 6
Décoration
- Guirlandesqté 8
- Nappesqté 8
- Présentoirs de menuqté 8
- Compositions floralesqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes LEDqté 6
- Lampes extensiblesqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Torchonsqté 10
- Serviettesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme musical avant les invitations : prévoyez un déroulé avec les chants, les pauses et le moment du buffet, afin que les participants sachent à quoi s’attendre.
- Envoyez les paroles suffisamment tôt et imprimez-les en plusieurs exemplaires le jour même. Pour un groupe nombreux, préparez quelques copies supplémentaires afin d’éviter les feuilles manquantes ou illisibles.
- Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la soirée. Confirmez ensuite chaque inscription pour obtenir un nombre fiable de participants.
- Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les chaises, les tables de buffet, le vestiaire, l’éclairage et la décoration. Vérifiez aussi les toilettes dès l’ouverture du lieu, avant que l’équipe ne soit dispersée.
- Ne limitez pas le test technique à l’allumage du matériel : essayez chaque microphone sans fil, les enceintes, la playlist, les paroles projetées et les branchements. Gardez des piles de rechange et plusieurs rallonges accessibles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer une soirée de chant collectif ?
- Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour confirmer le lieu, établir le programme, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Ajoutez environ 2 heures d’installation le jour même et 30 minutes pour tester le son sans public.
- Quand envoyer les invitations pour une soirée de chant ?
- Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la soirée pour avoir le temps de confirmer les participants et de recueillir les besoins alimentaires.
- Combien de microphones faut-il prévoir ?
- Prévoyez au minimum 2 microphones si une personne anime et qu’une autre intervient ou chante en soliste. Ajoutez un microphone pour chaque intervenant actif supplémentaire, puis testez-les tous avant l’arrivée des participants.
- Quand installer la sonorisation et le vidéoprojecteur ?
- Installez la sonorisation, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’écran au moins 90 minutes avant le début. Réservez ensuite 30 minutes pour vérifier les câbles, les niveaux sonores, la playlist et l’affichage des paroles.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !