Einen Mitsingabend Schritt für Schritt organisieren

Ein Mitsingabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, gut lesbaren Texten und getesteter Technik. Kläre zuerst Termin und Raum, stelle danach Musikprogramm und Anmeldung auf und plane Essen und Getränke passend zur Teilnehmerzahl. Die meisten Pannen entstehen, weil Mikrofone, Lautsprecher oder Projektion erst kurz vor Beginn geprüft werden. Mit diesem Ablauf weißt du, was zuerst erledigt werden muss und was am Veranstaltungstag bereitliegen sollte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Locationreservierung festlegen
3
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
4
Mitsingtexte sammeln
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Anmeldungen bestätigen
9
Technik und Mikrofone testen
2 Personen
10
Mitsingtexte ausdrucken
2 Personen
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Getränke kühlen
2 Personen
14
Haltbare Snacks bereitstellen
2 Personen
15
Location öffnen
2 Personen
16
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
18
Buffettische einrichten
2 Personen
19
Garderobe einrichten
2 Personen
20
Dekoration aufhängen
3 Personen
21
Beleuchtung anbringen
2 Personen
22
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
23
Playlist und Texte bereitlegen
2 Personen
24
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
27
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
28
Namens- und Texttafeln aufstellen
2 Personen
29
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

30
Gäste empfangen
3 Personen
31
Programm und Texte verteilen
2 Personen
32
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
33
Singabend eröffnen
34
Musik und Texte bedienen
2 Personen
35
Snacks servieren
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
38
Buffet und Tische auffrischen
2 Personen
39
Letzte Gesangsrunde ankündigen
40
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

41
Anlage ausschalten
2 Personen
42
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
43
Abfall sammeln
2 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
46
Dekoration und Beleuchtung entfernen
3 Personen
47
Location reinigen
4 Personen
48
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
49
Reste lagern oder entsorgen
2 Personen
50
Texte und Materialien verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
GarderobenständerAnz. 2
BuffetischeAnz. 2
HockerAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
Laptop
NotenständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 12
HDMI-Kabel
USB-Stick
Beamer
Projektionsleinwand

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
TrinkgläserAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
KaffeekannenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 3

Küche

WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 6

Dekoration

GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
MenükartenständerAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6
Verlängerbare LampenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
GeschirrtücherAnz. 10
HandtücherAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Raum mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Prüfe dabei, ob genügend Sitzplätze, Tische, Toiletten und eine passende Stromversorgung vorhanden sind.
Stelle das Musikprogramm zusammen, bevor du die Mitsingtexte sammelst. Plane für einen Abend mit etwa 2 bis 3 Stunden Programm mehrere kurze Blöcke und lege pro Lied eine gut lesbare Textversion bereit.
Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Mitsingabend und setze eine Anmeldefrist von etwa 7 Tagen. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen, damit Snacks und Geschirr zur tatsächlichen Personenzahl passen.
Teste Mikrofone, Mischpult, aktive Lautsprecher, Laptop und gegebenenfalls Beamer spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und eine Kopie der Texte bereit, statt die Technik erst beim Aufbau zu prüfen.
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Baue zuerst Tische, Stühle und Buffet auf, teste anschließend die Beschallung und stelle danach gekühlte Getränke, haltbare Snacks, Geschirr und die Mitsingtexte bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Mitsingabend organisieren?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Raum, Programm und Einladungen. Eine Woche vor dem Abend sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einkauf und Technikprüfung abgeschlossen sein.
Wie viele Lieder braucht man für einen Mitsingabend?: Für ein Programm von 2 bis 3 Stunden reichen meist etwa 20 bis 30 Lieder, abhängig von Länge und Moderation. Plane kurze Pausen ein und ordne die Lieder in mehrere Blöcke, damit der Abend nicht monoton wird.
Wann sollte man die Technik für einen Mitsingabend testen?: Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Laptop spätestens 24 Stunden vorher mit genau den Kabeln und Dateien, die beim Abend verwendet werden. Am Veranstaltungstag genügt dann ein kurzer Funktionstest nach dem Aufbau.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Mitsingabend?: Plane mindestens 2 Stunden für das Öffnen der Location, Möblierung, Buffet, Dekoration und Technik ein. Bei Beamer, Projektionsleinwand oder mehreren Mikrofonen sind 3 Stunden Aufbauzeit realistischer.

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