Cómo organizar una noche de canto sin improvisar
Una noche de canto funciona mejor cuando el programa, las letras y el sonido están cerrados antes de abrir el lugar. Empieza confirmando la fecha, la ubicación y las inscripciones; después prepara el repertorio, la comida y el montaje. La mayor parte de los problemas aparece al final: micrófonos sin probar, letras incompletas, bebidas calientes o cables insuficientes. Sigue este orden para llegar al inicio con todo listo y dejar la atención en cantar juntos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Confirmar la reserva del lugar
- 3
Preparar el programa musical
2 personas
- 4
Recopilar los textos para cantar juntos
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar inscripciones
- 9
Probar el equipo técnico y los micrófonos
2 personas
- 10
Imprimir las letras para cantar
2 personas
- 11
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Preparar aperitivos no perecederos
2 personas
- 15
Abrir la ubicación
2 personas
- 16
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 18
Montar mesas de buffet
2 personas
- 19
Montar el guardarropa
2 personas
- 20
Colgar la decoración
3 personas
- 21
Instalar la iluminación
2 personas
- 22
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 23
Preparar la lista de reproducción y los textos
2 personas
- 24
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
- 25
Preparar aperitivos
3 personas
- 26
Preparar café y té
2 personas
- 27
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
- 28
Colocar mesas de nombres y textos
2 personas
- 29
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 30
Recibir a los invitados
3 personas
- 31
Repartir el programa y los textos
2 personas
- 32
Servir café y té
2 personas
- 33
Abrir la velada de canto
- 34
Controlar la música y las letras
2 personas
- 35
Servir aperitivos
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 38
Actualizar el bufé y las mesas
2 personas
- 39
Anunciar la ronda final de canto
- 40
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 41
Apagar el sistema de sonido
2 personas
- 42
Recoger comida y bebida
3 personas
- 43
Recoger la basura
2 personas
- 44
Lavar la vajilla
3 personas
- 45
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 46
Retirar la decoración y la iluminación
3 personas
- 47
Limpiar el lugar
4 personas
- 48
Devolver el material prestado
2 personas
- 49
Guardar o tirar los restos
2 personas
- 50
Guardar textos y materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
- Mesas de buffetcant. 2
- Taburetescant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Atril para partiturascant. 2
- Cables alargadorescant. 5
- Regletascant. 4
- Baterías de repuestocant. 12
- Cable HDMI
- Memoria USB
- Proyector
- Pantalla de proyección
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 3
Cocina
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de chefcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Soportes para cartas del menúcant. 8
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
- Lámparas extensiblescant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de cocinacant. 10
- Toallascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa musical al menos 7 días antes y recopila las letras en el mismo formato. Imprime una copia por persona inscrita y guarda también los archivos en un portátil o una memoria USB.
- Confirma las inscripciones entre 3 y 5 días antes. En ese mensaje pide las preferencias dietéticas y calcula las raciones, los vasos y los asientos con la cifra definitiva.
- Prueba el sistema de sonido y los dos micrófonos como mínimo 2 horas antes de recibir al grupo. Comprueba también la mesa de mezclas, los altavoces, las pilas de repuesto y que los cables lleguen sin cruzar las zonas de paso.
- Reserva al menos 90 minutos para abrir y montar el lugar: primero mesas y sillas, después buffet y guardarropa, y por último iluminación, proyector y sonido. Así puedes corregir un problema técnico sin retrasar el comienzo.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos no perecederos el día anterior. Deja para el final solo los alimentos que necesitan preparación reciente y coloca pinzas, bandejas, platos y cubiertos antes de que lleguen los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de canto?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y preparar el programa musical. Deja cerradas las inscripciones, las preferencias dietéticas y la compra durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que enviar las letras para una noche de canto?
- Prepara y revisa el repertorio al menos 7 días antes. Imprime las letras 1 o 2 días antes y lleva una copia digital de respaldo en un portátil o una memoria USB.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el equipo de sonido?
- Calcula entre 45 y 60 minutos para montar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes y cables. Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de empezar, no justo cuando llegan los invitados.
- ¿Cuándo se deben confirmar los asistentes?
- Envía la invitación con unas 3 semanas de margen y fija una fecha límite de respuesta 7 días antes. Confirma la lista definitiva entre 3 y 5 días antes para ajustar comida, bebidas, mesas y sillas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!