Zo organiseer je een meezingavond zonder gedoe

Begin een meezingavond niet met versiering, maar met de locatie, het aantal gasten en de techniek. Leg daarna het muziekprogramma vast en verzamel de meezingteksten, zodat je weet welke apparatuur en opstelling nodig zijn. Regel aanmeldingen en dieetwensen vooraf; dat voorkomt verrassingen bij het buffet. Op de dag zelf werk je van opbouwen en testen naar koelen, klaarzetten en ontvangen. Plan vooral tijd voor microfoons, speakers en projectie: daar loopt een meezingavond het vaakst vertraging op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Reservering van locatie vastleggen
3
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
4
Meezingteksten verzamelen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Techniek en microfoons testen
2 personen
10
Meezingteksten afdrukken
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Houdbare hapjes klaarzetten
2 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Locatie en toiletten controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Buffettafels inrichten
2 personen
19
Garderobe inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Verlichting plaatsen
2 personen
22
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
23
Afspeellijst en teksten klaarzetten
2 personen
24
Microfoons en speakers testen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
28
Naam- en teksttafels plaatsen
2 personen
29
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

30
Gasten ontvangen
3 personen
31
Programma en teksten uitdelen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Meezingavond openen
34
Muziek en teksten bedienen
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
38
Buffet en tafels bijwerken
2 personen
39
Laatste zangronde aankondigen
40
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

41
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
42
Eten en drinken opruimen
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
46
Decoratie en verlichting verwijderen
3 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Restanten opslaan of weggooien
2 personen
50
Teksten en materialen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Laptop
Muziekstandaardaantal 2
Verlengkabelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12
HDMI-kabel
USB-stick
Beamer
Projectiescherm

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 3

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Koks messenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opslagbakkenaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Menukaartstandaardsaantal 8
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lampenaantal 6
Verlengbare lampenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Theedoekenaantal 10
Handdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het muziekprogramma uiterlijk een week vooraf vast en zet de bijbehorende teksten in dezelfde volgorde klaar. Print een reserve-exemplaar en bewaar de digitale versie ook op een laptop of USB-stick.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Bevestig de aanmelding enkele dagen voor de avond, zodat je het aantal stoelen, glazen, borden en porties kunt afstemmen.
Test de geluidsinstallatie vóór de gasten binnenkomen: microfoons, speakers, mengpaneel, laptop en eventuele beamer. Leg reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende kabel kost snel 15 minuten.
Zet de ruimte eerst functioneel neer: stoelen gericht op het projectiescherm of de muziekstandaard, microfoons vooraan en buffet- en garderobetafels buiten de looproute. Controleer daarna verlichting en toiletten.
Koel de dranken en zet houdbare hapjes klaar voordat je de muziek start. Houd voor het eerste uur twee tot drie drankjes per persoon aan en vul het buffet pas vlak voor binnenkomst aan, zodat hapjes niet uitdrogen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een meezingavond organiseren?: Begin minstens 4 weken vooraf met datum, locatie en reservering. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 1 week voor de avond het muziekprogramma, de teksten en het verwachte aantal gasten kunt afronden.
Hoeveel liedjes heb je nodig voor een meezingavond?: Reken op ongeveer 8 tot 10 liedjes per uur, afhankelijk van de lengte van de nummers en pauzes. Voor een programma van 3 uur heb je dus ongeveer 24 tot 30 liedjes nodig, plus enkele reservekeuzes.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een meezingavond?: Voor een kleine groep is één microfoon voor de presentator en één reserve- of tweede microfoon praktisch. Test beide minstens 30 minuten voor aanvang en leg voor elke draadloze microfoon reservebatterijen klaar.
Wanneer moet je de meezingteksten afdrukken?: Druk de teksten uiterlijk één dag vooraf af, nadat het programma definitief is. Leg op de avond zelf per stoel een exemplaar klaar en bewaar minimaal 5 extra sets voor gasten of beschadigde pagina's.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!