Organiser une session d’inspiration sans rien oublier

Une session d’inspiration se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les intervenants, puis le programme, les inscriptions et la logistique. Le point souvent sous-estimé est le délai entre l’envoi des invitations et les besoins réels des participants. Prévoyez aussi un temps dédié aux tests techniques, à l’installation de la salle et à la préparation du catering. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer la date et les heures
3
Réserver un intervenant
4
Finaliser le programme
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Publier le texte promotionnel
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Collecter les informations sur les intervenants
11
Recevoir la présentation
12
Tester la technique
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Vérifier la liste des participants
15
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
16
Confirmer les réservations
17
Envoyer un rappel
18
Faire les courses
2 personnes
19
Mettre les boissons non périssables en place
20
Préparer les fruits et légumes
2 personnes
21
Préparer les amuse-bouches froids
2 personnes
22
Récupérer les clés du lieu
23
Vérifier l’espace
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer la table de scène
2 personnes
26
Installer l'écran de présentation
2 personnes
27
Brancher l’ordinateur portable et les câbles
2 personnes
28
Préparer les paperboards
29
Disposer les badges nominatifs et les stylos
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Monter le buffet
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Étiqueter les repas spéciaux
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

36
Accueillir les participants
3 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Animer les échanges de réseautage
2 personnes
39
Ouvrir la séance d’inspiration
40
Présenter l’intervenant
41
Animer la présentation
2 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir les en-cas de pause
2 personnes
44
Animer le tour d’échanges
2 personnes
45
Ouvrir le buffet
2 personnes
46
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
47
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
48
Animer le cocktail networking
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
50
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

51
Collecter la nourriture et les déchets
3 personnes
52
Faire la vaisselle
2 personnes
53
Éteindre l’équipement
2 personnes
54
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
55
Nettoyer l’espace
3 personnes
56
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
57
Fermer le lieu
2 personnes
58
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
59
Envoyer un message de remerciement
60
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table de scène
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Chronomètresqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Cartes de menuqté 8
Stylosqté 60
Numéros de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et confirmer la date ainsi que les horaires avant de publier quoi que ce soit. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour finaliser le programme et réunir les informations des intervenants.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez stable, puis demandez immédiatement les besoins alimentaires. Fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant la session pour pouvoir calculer les quantités de catering.
Recevez la présentation de chaque intervenant au plus tard 3 jours avant l’événement. Testez ensuite le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, le micro et les rallonges dans la configuration réelle de la salle.
Préparez les badges nominatifs et vérifiez la liste des participants la veille. Envoyez un rappel 24 à 48 heures avant, avec l’horaire, l’adresse et toute information pratique nécessaire.
Récupérez les clés suffisamment tôt le jour même pour vérifier l’espace avant l’arrivée du public. Comptez au moins 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, la table de scène, le buffet et les boissons.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une session d’inspiration ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et l’intervenant, finaliser le programme, ouvrir les inscriptions et régler la technique sans travailler dans l’urgence.
Quand envoyer les invitations pour une session d’inspiration ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme principal sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin de traiter les besoins alimentaires et de commander les bonnes quantités.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un premier test au moins 3 jours avant avec les présentations reçues. Refaites une vérification sur place le jour même, 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants, avec les câbles, les rallonges et le micro utilisés pendant la session.
Quelle quantité de catering prévoir pour une session d’inspiration ?: Basez les quantités sur la liste des participants confirmés, puis ajoutez une marge de 5 à 10 %. Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure et ajustez les amuse-bouches selon la durée de la session.

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