Eine Inspirationssession Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Inspirationssession entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Du brauchst früh eine passende Location, klare Referenteninformationen und eine verlässliche Anmeldung. Plane zuerst Datum, Raum und Inhalte, danach Einladungen, Technik und Catering. Am Veranstaltungstag selbst helfen eine geprüfte Teilnehmerliste, vorbereitete Namensschilder und ein Techniktest dabei, Verzögerungen zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Zeiten bestätigen
3
Referent festlegen
4
Programm finalisieren
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Werbetext veröffentlichen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Sprecherinformationen sammeln
11
Präsentation entgegennehmen
12
Technik testen
2 Personen
13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
14
Teilnehmerliste prüfen
15
Cateringmengen festlegen
2 Personen
16
Reservierungen bestätigen
17
Erinnerung senden
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Haltbare Getränke bereitstellen
20
Gemüse und Obst vorbereiten
2 Personen
21
Kalte Häppchen vorbereiten
2 Personen
22
Standortschlüssel abholen
23
Raum kontrollieren
2 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
26
Präsentationsbildschirm aufstellen
2 Personen
27
Laptop und Kabel anschließen
2 Personen
28
Flipcharts aufstellen
29
Namensschilder und Stifte auslegen
30
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
31
Buffet aufbauen
3 Personen
32
Getränke kalt stellen
2 Personen
33
Diätmahlzeiten kennzeichnen
34
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
35
Briefing des Empfangsteams
3 Personen

Event

36
Teilnehmende empfangen
3 Personen
37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
38
Netzwerkgespräche moderieren
2 Personen
39
Inspirationssession eröffnen
40
Sprecher vorstellen
41
Präsentation moderieren
2 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Pausensnacks servieren
2 Personen
44
Interaktionsrunde begleiten
2 Personen
45
Buffet eröffnen
2 Personen
46
Buffet auffüllen
3 Personen
47
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
48
Networking-Event betreuen
2 Personen
49
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
50
Verabschiedung von Teilnehmern
2 Personen

Nachbereitung

51
Essen und Abfall einsammeln
3 Personen
52
Geschirr abwaschen
2 Personen
53
Geräte ausschalten
2 Personen
54
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
55
Raum reinigen
3 Personen
56
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
57
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
58
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
59
Dankesnachricht versenden
60
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
Podiumstisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierlöffelAnz. 8
SchälchenAnz. 12
ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Kabelloses Mikrofon
FlipchartsAnz. 3
Flipchart-MarkerAnz. 12
TimerAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
MessbecherAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
BadgehalterAnz. 60
SpeisekartenAnz. 8
StifteAnz. 60
TischnummernAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3

Beleuchtung

TischlampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Referenten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin fest. Fordere Präsentationen, kurze Biografien und technische Anforderungen gesammelt an, damit am Veranstaltungstag keine Datei oder Information fehlt.
Öffne das Anmeldeformular zusammen mit der Einladung und frage dort direkt nach Ernährungswünschen. Prüfe die Liste spätestens 48 Stunden vorher und passe die Cateringmengen an die tatsächlichen Anmeldungen an.
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Mikrofon mindestens einen Tag vorher. Lege zusätzlich Verlängerungskabel bereit und prüfe, ob Bild, Ton und Präsentation am vorgesehenen Platz funktionieren.
Plane den Raum mit Tischen, Stühlen und einem Podiumstisch spätestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle Namensschilder, Flipcharts und Marker vor dem Einlass bereit, statt sie während der Begrüßung zu suchen.
Kümmere dich früh um Getränke und frische Speisen: Haltbare Getränke können einige Tage vorher bereitgestellt werden, Gemüse, Obst und kalte Häppchen bereitest du am selben Tag vor. Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser direkt an den Sitzplätzen oder am Buffet bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Inspirationssession organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Location, Datum und Referenten. Drei bis vier Wochen vor dem Termin sollten Programm, Einladung und Anmeldeformular stehen.
Wann sollte man die Einladungen für eine Inspirationssession verschicken?: Verschicke die Einladung etwa vier Wochen vor der Session. Sende sieben Tage vorher eine Erinnerung und prüfe 48 Stunden vor Beginn die Anmeldungen und Ernährungswünsche.
Wie viel Catering braucht man für eine Inspirationssession?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und zusätzlich Wasser ein. Die Mengen für kalte Häppchen, Obst und Gemüse richtest du nach der finalen Teilnehmerzahl aus, die spätestens 48 Stunden vorher feststehen sollte.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Inspirationssession?: Reserviere mindestens 60 Minuten für Raumaufbau, Buffet, Namensschilder und Technik. Bei mehreren Präsentationen oder zusätzlichem Mikrofon solltest du 90 Minuten einplanen und den Techniktest bereits am Vortag durchführen.

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