Zo organiseer je een inspiratiesessie

Begin met het doel van de sessie, de doelgroep en een realistische planning. Leg daarna de locatie, datum, spreker en programmaduur vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk vervolgens de aanmeldingen, dieetwensen, techniek en catering uit. Op de dag zelf draait een goede uitvoering vooral om een tijdige technische test, een overzichtelijke ontvangst en duidelijke rolverdeling. Met de volledige taken- en spullenlijst houd je bij wat nog geregeld, gecontroleerd of klaargezet moet worden.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden bevestigen
3
Spreker vastleggen
4
Programma definitief maken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Promotietekst publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Sprekerinformatie verzamelen
11
Presentatie ontvangen
12
Techniek testen
2 personen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Deelnemerslijst controleren
15
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
16
Reserveringen bevestigen
17
Herinnering versturen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Houdbare dranken klaarzetten
20
Groenten en fruit voorbereiden
2 personen
21
Koude hapjes voorbereiden
2 personen
22
Locatiesleutels ophalen
23
Ruimte controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
26
Presentatiescherm opstellen
2 personen
27
Laptop en kabels aansluiten
2 personen
28
Flip-overs klaarzetten
29
Naamkaartjes en pennen uitstallen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Buffet opbouwen
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Dieetmaaltijden labelen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Briefing ontvangstteam
3 personen

Event

36
Deelnemers ontvangen
3 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Netwerkgesprekken begeleiden
2 personen
39
Inspiratiesessie openen
40
Spreker introduceren
41
Presentatie begeleiden
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Pauzehapjes serveren
2 personen
44
Interactieronde begeleiden
2 personen
45
Buffet openen
2 personen
46
Buffet aanvullen
3 personen
47
Servies en glazen verzamelen
2 personen
48
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
49
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
50
Afscheid van deelnemers
2 personen

Nazorg

51
Eten en afval verzamelen
3 personen
52
Servies afwassen
2 personen
53
Apparatuur uitschakelen
2 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Ruimte schoonmaken
3 personen
56
Afval naar containers brengen
2 personen
57
Locatie afsluiten
2 personen
58
Geleende materialen retourneren
2 personen
59
Bedankbericht versturen
60
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Podiumtafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerlepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Timersaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Menukaartenaantal 8
Pennenaantal 60
Tafelnummersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en bevestig datum en tijden voordat je de promotietekst publiceert. Plan daarnaast minstens 60 minuten opbouwtijd voor tafels, stoelen, buffettafels, podiumtafel en techniek.
Leg de spreker vroeg vast en vraag de presentatie uiterlijk 7 dagen vooraf op. Test projector, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, microfoon en verlengsnoeren niet pas bij aanvang, maar opnieuw op locatie.
Open het aanmeldformulier zodra programma en tijden definitief zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat je cateringhoeveelheden en koude hapjes nog kunt aanpassen.
Stuur 24 tot 48 uur voor de sessie een herinnering met starttijd, adres, bereikbaarheid en eventuele voorbereidingsinformatie. Controleer tegelijk de deelnemerslijst en maak naamkaartjes op basis van de laatste aanmeldingen.
Zet ontvangst en pauze praktisch klaar: waterglazen, koffie- en theemateriaal, borden, bestek en serveerschalen op vaste plekken. Houd houdbare dranken apart achter de hand en controleer vóór opening of er genoeg stoelen en kapstokken zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een inspiratiesessie organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. In die periode kun je de locatie en spreker vastleggen, het programma maken, promotie starten en de aanmeldingen verwerken. Plan de laatste inhoudelijke en technische controles in de week voor de sessie.
Wanneer moet ik de spreker en presentatie regelen?: Leg de spreker uiterlijk 6 weken vooraf vast en vraag de presentatie minimaal 7 dagen voor de bijeenkomst op. Test de ontvangen bestanden samen met de laptop en projector tijdens een aparte technische controle.
Hoeveel tijd heb je nodig om een inspiratiesessie op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor de opbouw en nog 30 minuten voor een volledige techniek- en ruimtecontrole. Zet eerst tafels, stoelen en de podiumtafel neer en test daarna beeld, geluid en aansluitingen.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een inspiratiesessie?: Stuur de herinnering 24 tot 48 uur vooraf. Gebruik de definitieve deelnemerslijst en vermeld starttijd, locatie, praktische route-informatie en eventuele dieet- of voorbereidingsafspraken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.