Cómo organizar una sesión de inspiración paso a paso
Una sesión de inspiración funciona mejor cuando el programa, la inscripción y la logística avanzan en ese orden. Empieza reservando el espacio y cerrando fecha, horarios y ponente; después prepara la comunicación y el formulario. En la última semana debes confirmar asistentes, preferencias dietéticas, presentación y necesidades técnicas. El día anterior deja listas las bebidas, parte del catering y las acreditaciones, y reserva tiempo suficiente para revisar la sala antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar la fecha y los horarios
- 3
Contratar al ponente
- 4
Definir el programa final
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Publicar el texto promocional
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Recopilar la información de los ponentes
- 11
Recibir la presentación
- 12
Probar la técnica
2 personas
- 13
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 14
Comprobar la lista de participantes
- 15
Determinar las cantidades del catering
2 personas
- 16
Confirmar las reservas
- 17
Enviar recordatorio
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Preparar las bebidas no perecederas
- 20
Preparar frutas y verduras
2 personas
- 21
Preparar aperitivos fríos
2 personas
- 22
Recoger las llaves del recinto
- 23
Comprobar el espacio
2 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Preparar la mesa del podio
2 personas
- 26
Montar la pantalla de presentación
2 personas
- 27
Conectar el portátil y los cables
2 personas
- 28
Preparar los rotafolios
- 29
Colocar los tarjeteros y bolígrafos
- 30
Preparar café y té
2 personas
- 31
Montar el buffet
3 personas
- 32
Enfriar las bebidas
2 personas
- 33
Etiquetar las comidas especiales
- 34
Montar la mesa de registro
2 personas
- 35
Briefing del equipo de recepción
3 personas
Evento
- 36
Recepción de participantes
3 personas
- 37
Servir café y té
2 personas
- 38
Coordinar las conversaciones de networking
2 personas
- 39
Abrir la sesión de inspiración
- 40
Presentar al ponente
- 41
Coordinar la presentación
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 44
Coordinar la ronda interactiva
2 personas
- 45
Abrir el buffet
2 personas
- 46
Reponer el bufé
3 personas
- 47
Recoger vajilla y vasos
2 personas
- 48
Guiar el cóctel de networking
2 personas
- 49
Reponer bebidas y snacks
2 personas
- 50
Despedida de los participantes
2 personas
Seguimiento
- 51
Recoger la comida y los residuos
3 personas
- 52
Lavar la vajilla
2 personas
- 53
Apagar el equipo
2 personas
- 54
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 55
Limpiar el espacio
3 personas
- 56
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
- 57
Cerrar el recinto
2 personas
- 58
Devolver el material prestado
2 personas
- 59
Enviar mensaje de agradecimiento
- 60
Devolver los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa del escenario
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Cucharones de servircant. 8
- Cuencoscant. 12
- Bandejas de servircant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Pizarras de hojascant. 3
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Temporizadorescant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas térmicascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Portabadgescant. 60
- Cartas del menúcant. 8
- Bolígrafoscant. 60
- Números de mesacant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa final antes de abrir las inscripciones. Indica la hora de inicio y final, la duración de cada intervención y si habrá preguntas, para que el ponente pueda preparar una presentación ajustada.
- Abre el formulario al menos 2 o 3 semanas antes y pide las preferencias dietéticas desde el principio. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes y usa la lista actualizada para calcular el catering.
- Recibe la presentación del ponente como mínimo 48 horas antes. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, el micrófono y las regletas; tener un cable de repuesto evita retrasos al comenzar.
- Prepara las tarjetas de nombre y comprueba la lista de participantes el mismo día. Reserva una mesa visible para la acreditación y coloca percheros cerca de la entrada si el espacio no ofrece suficiente sitio para abrigos.
- Organiza la sala antes de que llegue el público: coloca mesas y sillas, prepara la mesa del escenario y monta el buffet. Deja las bebidas no perecederas listas el día anterior y enfría lo demás con tiempo suficiente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una sesión de inspiración?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar un espacio y contratar a un ponente. Deja cerrados el programa y el formulario al menos 2 o 3 semanas antes, y confirma la logística durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una sesión de inspiración?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la fecha. Manda un recordatorio de 3 a 5 días antes con la dirección, los horarios y cualquier indicación sobre dietas o registro.
- ¿Cuándo se debe probar la técnica del evento?
- Recibe la presentación al menos 48 horas antes y haz una prueba completa como mínimo un día antes. El día del evento vuelve a comprobar el proyector, la pantalla, el portátil, el micrófono y los cables antes de abrir la sala.
- ¿Cómo calcular el catering para una sesión de inspiración?
- Calcula las cantidades a partir de la lista de participantes confirmados, no de las invitaciones enviadas. Cierra el número definitivo entre 2 y 3 días antes, después de recoger las preferencias dietéticas y confirmar las reservas.
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