Organiser une réunion du conseil consultatif sans rien oublier

Une réunion du conseil consultatif se prépare dans un ordre précis : confirmer la date, réserver la salle, cadrer l’ordre du jour, puis gérer les participants et les documents. Commencez au moins trois semaines avant la séance si plusieurs intervenants doivent préparer une présentation. Les derniers jours servent surtout à vérifier les inscriptions, l’accessibilité, le matériel audiovisuel et la restauration. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tables, tester la projection et préparer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle de réunion
2
Confirmer la date avec le président
3
Rassembler l’ordre du jour et les documents
2 personnes
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Enregistrer les désistements
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier l’accessibilité
9
Envoyer les infos de parking
10
Établir la liste définitive des participants
11
Finaliser l’agenda
2 personnes
12
Vérifier les documents de réunion
2 personnes
13
Rassembler les présentations
14
Tester la technique
2 personnes
15
Commander le catering
16
Préparer les badges nominatifs
17
Imprimer la liste de présence
18
Imprimer les documents de réunion
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
21
Préparer les en-cas
2 personnes
22
Ouvrir la salle de réunion
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer la table d'inscription
2 personnes
26
Préparer les documents de réunion
2 personnes
27
Préparer les badges nominatifs
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Préparer la présentation
30
Tester les microphones et les haut-parleurs
2 personnes

Événement

31
Accueillir les participants
2 personnes
32
Enregistrer la présence
2 personnes
33
Distribuer les documents de réunion
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Gérer la technique pendant la réunion
36
Réapprovisionner les boissons
37
Servir les en-cas de pause
2 personnes
38
Ranger le service de pause
2 personnes
39
Assurer la pause du soir
2 personnes
40
Collecter les questions des visiteurs
41
Clôturer la liste de présence

Suivi

42
Rassembler les documents de réunion
2 personnes
43
Éteindre la technique
44
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Rassembler les déchets
2 personnes
47
Nettoyer la salle de réunion
2 personnes
48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
49
Archiver les procès-verbaux et les documents
50
Ranger la liste des présences en lieu sûr

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 7
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à eauqté 36
Verres à théqté 36
Cuillères à caféqté 36
Assiettes à pâtisserieqté 36
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Câbles HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes de bureauqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 36
Pancartes de tableqté 7

Fournitures de bureau

Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 36
Presse-papiersqté 4
Agrafeusesqté 2
Perforatricesqté 2
Massicot
Papier de copie A4qté 3
Chemises de présentationqté 4
Ruban adhésifqté 2
Autocollants flèchesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date avec le président et réserver la salle, idéalement trois semaines à l’avance. Vérifiez tout de suite l’accessibilité, le stationnement et la capacité de la pièce.
Envoyez les invitations dès que l’ordre du jour provisoire est disponible, puis fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la réunion. Notez séparément les désistements et les besoins alimentaires.
Finalisez l’ordre du jour et les documents 3 à 5 jours avant la séance. Rassemblez les présentations au même endroit et imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les participants de dernière minute.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les câbles au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Prévoyez des rallonges et des multiprises : les prises disponibles sont souvent moins nombreuses que prévu.
Préparez l’accueil avant d’ouvrir la salle : badges nominatifs, liste de présence, stylos et blocs-notes doivent être posés sur la table d’inscription. Mettez les boissons au frais et installez le café, le thé et les en-cas avant le début de la réunion.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion du conseil consultatif ?: Prévoyez environ trois semaines pour une réunion classique. Gardez les 3 à 5 derniers jours pour finaliser les documents, confirmer les participants et vérifier la technique.
Quand envoyer les invitations à une réunion du conseil consultatif ?: Envoyez-les dès que la date, la salle et l’ordre du jour provisoire sont confirmés, idéalement 2 à 3 semaines avant la réunion. Fixez une échéance d’inscription 7 jours avant la séance.
Quand tester le matériel audiovisuel avant la réunion ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les prises électriques.
Combien de documents faut-il imprimer pour la réunion ?: Imprimez un dossier par participant confirmé et ajoutez 2 à 3 exemplaires de secours. Faites l’impression après la validation finale de l’ordre du jour, environ 3 jours avant la réunion.

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