Eine Beiratssitzung strukturiert organisieren
Bei einer Beiratssitzung entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die gemeinsame Zeit für Diskussionen reicht. Beginnen Sie mit Termin, Vorsitz und Sitzungsraum und arbeiten Sie dann auf eine belastbare Teilnehmerzahl hin. Unterlagen, Präsentationen und Technik müssen vor dem Sitzungstag zusammenpassen. Besonders häufig werden Barrierefreiheit, Parkhinweise und der Funktionstest des Beamers zu spät geklärt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Besprechungsraum reservieren
- 2
Termin mit dem Vorsitzenden bestätigen
- 3
Agenda und Unterlagen sammeln
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Abmeldungen erfassen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Barrierefreiheit prüfen
- 9
Parkinformationen versenden
- 10
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
- 11
Ablaufplan finalisieren
2 Personen
- 12
Besprechungsunterlagen prüfen
2 Personen
- 13
Präsentationen sammeln
- 14
Technik testen
2 Personen
- 15
Catering bestellen
- 16
Namensschilder vorbereiten
- 17
Anwesenheitsliste drucken
- 18
Besprechungsunterlagen ausdrucken
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
- 21
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 22
Tagungsraum öffnen
- 23
Tische aufstellen
3 Personen
- 24
Stühle aufstellen
3 Personen
- 25
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 26
Unterlagen bereitlegen
2 Personen
- 27
Namensschilder bereitlegen
- 28
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 29
Präsentation vorbereiten
- 30
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
Event
- 31
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 32
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 33
Tagungsunterlagen verteilen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Technik während der Sitzung bedienen
- 36
Getränke nachfüllen
- 37
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 38
Pausenservice aufräumen
2 Personen
- 39
Abendpause organisieren
2 Personen
- 40
Besucherfragen sammeln
- 41
Anwesenheitsliste schließen
Nachbereitung
- 42
Tagungsunterlagen sammeln
2 Personen
- 43
Technik ausschalten
- 44
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Abfall sammeln
2 Personen
- 47
Besprechungsraum reinigen
2 Personen
- 48
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 49
Protokolle und Unterlagen archivieren
- 50
Teilnahmeliste sicher aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BesprechungstischeAnz. 7
- StühleAnz. 36
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 36
- WassergläserAnz. 36
- TeegläserAnz. 36
- KaffeelöffelAnz. 36
- TortenplattenAnz. 36
- ServierschalenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- ServierplattenAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 36
- TischschilderAnz. 7
Büromaterial
- KugelschreiberAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 36
- KlemmbretterAnz. 4
- TackerAnz. 2
- LocherAnz. 2
- Papierschneider
- A4-KopierpapierAnz. 3
- PräsentationsmappenAnz. 4
- KlebebandAnz. 2
- PfeilaufkleberAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reservieren Sie den Besprechungsraum erst, wenn der Termin mit dem Vorsitzenden bestätigt ist. Planen Sie zusätzlich mindestens 30 Minuten für das Öffnen des Raums, den Aufbau und die Registrierung ein.
- Fordern Sie Agenda, Besprechungsunterlagen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Sitzung an. Prüfen Sie danach, ob Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Lautsprecher miteinander funktionieren.
- Führen Sie Anmeldungen, Abmeldungen und Ernährungswünsche in einer Liste zusammen. Erstellen Sie die endgültige Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vorher, damit Namensschilder, Anwesenheitsliste und Catering übereinstimmen.
- Schicken Sie Parkinformationen und Hinweise zur Barrierefreiheit mit der Einladung oder spätestens 5 Tage vor dem Termin. So können Teilnehmende Rückfragen klären, bevor die Sitzung beginnt.
- Stellen Sie Getränke und Verpflegung nicht erst während der Registrierung bereit. Rechnen Sie pro Person mit 2 bis 3 Getränken für die ersten 2 Stunden und richten Sie Kaffee, Tee, Wasser und Snacks vor dem Einlass her.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Beiratssitzung organisieren?
- Beginnen Sie mindestens 4 Wochen vorher mit Termin, Vorsitz und Raum. Versenden Sie die Einladungen danach so früh, dass Anmeldungen, Abmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Sitzung vorliegen.
- Wann müssen die Unterlagen für eine Beiratssitzung verschickt werden?
- Sammeln und prüfen Sie Agenda, Besprechungsunterlagen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Drucken Sie die endgültige Fassung erst nach der letzten inhaltlichen Prüfung aus, idealerweise 1 bis 2 Werktage vorher.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Beiratssitzung?
- Planen Sie mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Namensschilder und Technik ein. Öffnen Sie den Raum zusätzlich 30 Minuten vor Beginn, damit ein letzter Funktionstest und die Anmeldung ohne Zeitdruck möglich sind.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Beiratssitzung?
- Kalkulieren Sie für die ersten 2 Stunden 2 bis 3 Getränke pro Person, zusätzlich Kaffee und Tee nach der Teilnehmerzahl. Stellen Sie Wasser, Tassen, Gläser und Thermoskannen vor dem Einlass bereit und kühlen Sie kalte Getränke rechtzeitig.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!