Een adviesraadsvergadering organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, de voorzitter en de vergaderzaal; pas daarna kun je uitnodigingen en stukken plannen. Verzamel agendaonderwerpen en documenten vroeg, zodat deelnemers genoeg tijd hebben om zich voor te bereiden. Houd aanmeldingen, afmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheid apart bij. In de laatste week controleer je de definitieve agenda, presentaties en deelnemerslijst. Op de dag zelf draait alles om een geopende zaal, werkende techniek, duidelijke registratie en een verzorgde koffie- en wateropstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergaderzaal reserveren
2
Datum met voorzitter bevestigen
3
Agenda en stukken verzamelen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Afmeldingen registreren
7
Dieetwensen verzamelen
8
Toegankelijkheid controleren
9
Parkeerinformatie versturen
10
Definitieve deelnemerslijst maken
11
Agenda definitief maken
2 personen
12
Vergaderstukken controleren
2 personen
13
Presentaties verzamelen
14
Techniek testen
2 personen
15
Catering bestellen
16
Naamkaartjes voorbereiden
17
Aanwezigheidslijst afdrukken
18
Vergaderstukken afdrukken
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koud zetten
21
Hapjes voorbereiden
2 personen
22
Vergaderzaal openen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Vergaderstukken klaarleggen
2 personen
27
Naamkaartjes klaarleggen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Presentatie klaarzetten
30
Microfoons en luidsprekers testen
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
2 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Vergaderstukken uitdelen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Techniek tijdens vergadering bedienen
36
Dranken bijvullen
37
Pauzehapjes serveren
2 personen
38
Pauzeservice opruimen
2 personen
39
Avondpauze verzorgen
2 personen
40
Bezoekersvragen verzamelen
41
Aanwezigheidslijst afsluiten

Nazorg

42
Vergaderstukken verzamelen
2 personen
43
Techniek uitschakelen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Vergaderzaal schoonmaken
2 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Notulen en stukken archiveren
50
Aanwezigheidslijst veilig opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 7
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Waterglazenaantal 36
Theeglazenaantal 36
Koffielepelsaantal 36
Gebaksbordjesaantal 36
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerplateausaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Bureaulampenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 36
Tafelbordjesaantal 7

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 36
Klembordenaantal 4
Nietmachinesaantal 2
Perforatorsaantal 2
Papiersnijder
A4-kopieerpapieraantal 3
Presentatiemappenaantal 4
Plakbandaantal 2
Pijlenstickersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de vergaderzaal zodra de datum met de voorzitter vaststaat. Controleer meteen of er voldoende vergadertafels, stoelen, een registratietafel en ruimte voor jassen zijn.
Stuur de uitnodiging pas nadat je de eerste agenda en beschikbare vergaderstukken hebt verzameld. Vraag tegelijk om aanmelding, afmelding, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften; verwerk die gegevens in één deelnemersoverzicht.
Plan de technische controle uiterlijk één werkdag vooraf. Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers, draadloze microfoons en HDMI-kabels samen, en leg stekkerdozen en verlengkabels klaar.
Maak in de laatste week een definitieve versie van agenda, stukken, presentaties en deelnemerslijst. Druk de vergaderstukken, aanwezigheidslijst en naamkaartjes pas daarna af, zodat je geen oude versies uitdeelt.
Richt de registratietafel minimaal 30 minuten voor aanvang in met aanwezigheidslijst, naamkaartjes, balpennen en notitieblokken. Zet koffie, thee en water klaar in thermoskannen en controleer of kopjes, glazen en serveerschalen op hun plek staan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een adviesraadsvergadering uitnodigen?: Stuur de uitnodiging zodra datum, voorzitter en zaal zijn bevestigd, bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de vergadering. Geef in dezelfde uitnodiging een uiterste aanmelddatum, bijvoorbeeld 7 dagen vooraf.
Wanneer moet de agenda van een adviesraadsvergadering definitief zijn?: Maak de agenda uiterlijk 5 werkdagen voor de vergadering definitief. Controleer dan ook of alle stukken en presentaties compleet zijn en verspreid de laatste versie direct.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vergaderzaal klaar te zetten?: Reken op 30 tot 45 minuten voor tafels, stoelen, registratie, naamkaartjes en catering. Plan daarnaast minimaal 15 minuten voor een gezamenlijke techniektest met laptop, beamer en microfoons.
Hoeveel koffie en water moet ik voorzien voor een adviesraadsvergadering?: Reken per deelnemer op 2 koppen koffie of thee tijdens een vergadering van een halve dag en ongeveer 0,5 liter water. Bestel extra als de bijeenkomst langer dan 3 uur duurt of er geen bijvulpunt in de zaal is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.