Cómo organizar una reunión del consejo asesor sin imprevistos
Una reunión del consejo asesor funciona mejor cuando la preparación sigue un orden claro: primero se fija la fecha y la sala, después se cierran los asistentes y la agenda, y al final se comprueban documentos, catering y medios técnicos. Reserva tiempo para las cancelaciones, las preferencias dietéticas y las necesidades de accesibilidad. El día de la reunión, la mesa de registro, las tarjetas con nombres y la documentación impresa deben estar listas antes de que llegue la primera persona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala de reuniones
- 2
Confirmar la fecha con el presidente
- 3
Reunir la agenda y los documentos
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Registrar las cancelaciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Comprobar la accesibilidad
- 9
Enviar la información de aparcamiento
- 10
Crear la lista final de participantes
- 11
Cerrar la agenda
2 personas
- 12
Comprobar la documentación de la reunión
2 personas
- 13
Recopilar las presentaciones
- 14
Probar la técnica
2 personas
- 15
Pedir el catering
- 16
Preparar tarjetas de nombre
- 17
Imprimir la lista de asistencia
- 18
Imprimir documentos de la reunión
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar las bebidas
- 21
Preparar aperitivos
2 personas
- 22
Abrir la sala de reuniones
- 23
Montar mesas
3 personas
- 24
Colocar las sillas
3 personas
- 25
Montar la mesa de registro
2 personas
- 26
Preparar los documentos de la reunión
2 personas
- 27
Preparar tarjetas con nombres
- 28
Preparar café y té
2 personas
- 29
Preparar la presentación
- 30
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
Evento
- 31
Recepción de participantes
2 personas
- 32
Registrar la asistencia
2 personas
- 33
Repartir los documentos de la reunión
- 34
Servir café y té
2 personas
- 35
Operar la técnica durante la reunión
- 36
Rellenar las bebidas
- 37
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 38
Recoger el servicio de pausas
2 personas
- 39
Gestionar la pausa de la tarde
2 personas
- 40
Recopilar preguntas de los visitantes
- 41
Cerrar la lista de asistencia
Seguimiento
- 42
Recopilar los documentos de la reunión
2 personas
- 43
Apagar la técnica
- 44
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 45
Lavar la vajilla
2 personas
- 46
Recoger la basura
2 personas
- 47
Limpiar la sala de reuniones
2 personas
- 48
Devolver el material prestado
2 personas
- 49
Archivar las actas y los documentos
- 50
Guardar de forma segura la lista de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de reunióncant. 7
- Sillascant. 36
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasos para aguacant. 36
- Vasos de técant. 36
- Cucharillas de cafécant. 36
- Platos de postrecant. 36
- Bandejas de servircant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Bandejas para servircant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables HDMIcant. 2
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 2
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Carteles de mesacant. 7
Artículos de oficina
- Bolígrafoscant. 40
- Bloc de notascant. 36
- Portapapelescant. 4
- Grapadorascant. 2
- Perforadorascant. 2
- Cortadora de papel
- Papel de copia A4cant. 3
- Carpetas de presentacióncant. 4
- Cinta adhesivacant. 2
- Pegatinas de flechascant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes: confirma la fecha con la presidencia, reserva la sala y envía la invitación con un plazo de inscripción de al menos 10 días.
- Cierra la lista de participantes 3 días antes. Hasta ese momento, registra cancelaciones, recopila las preferencias dietéticas y envía la información de aparcamiento y acceso.
- Cierra la agenda y reúne las presentaciones como mínimo 48 horas antes. Imprime una copia de la documentación por participante y guarda una versión digital de respaldo en el portátil.
- Haz una prueba técnica 60 minutos antes del inicio: comprueba el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos, los cables HDMI y las regletas, incluida la conexión eléctrica de la sala.
- Prepara la sala 30 minutos antes: coloca mesas y sillas, monta la mesa de registro, distribuye tarjetas de nombre, bolígrafos y blocs, y enfría las bebidas antes de servir café, té y aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión del consejo asesor?
- Empieza la organización entre 3 y 4 semanas antes. Deja la agenda y la documentación cerradas 48 horas antes, y confirma la lista final de participantes 3 días antes.
- ¿Cuándo se debe enviar la agenda de una reunión del consejo asesor?
- Envía una agenda provisional con la invitación y cierra la versión definitiva al menos 48 horas antes de la reunión. Así todavía puedes incorporar presentaciones sin cambiar el orden en el último momento.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el equipo técnico?
- Haz la prueba completa 60 minutos antes de que empiece la reunión. Comprueba imagen, sonido, micrófonos, cables y alimentación, no solo que el portátil se encienda.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una reunión del consejo asesor?
- Pide el catering cuando tengas una primera previsión de asistentes, normalmente entre 7 y 10 días antes. Confirma las cantidades y las preferencias dietéticas 3 días antes, al cerrar la lista final.
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