Organiser une réunion d’appel d’offres sans rien laisser au hasard

Une réunion d’appel d’offres se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu, cadrer les participants, puis verrouiller les contenus et la logistique. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et confirmer les intervenants. La veille, concentrez-vous sur les documents, les badges, la technique et le catering. Le jour même, prévoyez une heure d’installation avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Finaliser le programme
2 personnes
8
Confirmer les intervenants
9
Rassembler les présentations
10
Imprimer les documents d’appel d’offres
2 personnes
11
Préparer les badges nominatifs
12
Imprimer les panneaux d’itinéraire
13
Confirmer le catering
14
Vérifier la technique
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Stocker le catering au frais
2 personnes
17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Vérifier les espaces
2 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Installer la table d'inscription
2 personnes
22
Préparer les documents
2 personnes
23
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Mettre le buffet en place
3 personnes
26
Installer les panneaux de parcours
2 personnes

Événement

27
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
28
Enregistrer les participants
2 personnes
29
Distribuer les badges nominatifs
30
Assurer l’ouverture
31
Soutenir les présentations
2 personnes
32
Recueillir les questions
33
Assurer la pause café
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Présenter les documents d’appel d’offres
2 personnes
36
Servir le buffet du dîner
3 personnes
37
Animer le cocktail networking
2 personnes
38
Répondre aux dernières questions
2 personnes
39
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

40
Mettre les documents en lieu sûr
2 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Nettoyer l’espace
3 personnes
45
Remettre le mobilier en place
3 personnes
46
Débrancher le matériel technique
2 personnes
47
Vérifier le matériel
2 personnes
48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Table de prise de parole
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Catering

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Panneaux de directionqté 8
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 60
Presse-papiersqté 10
Numéros de tableqté 8
Cartes de tableqté 12
Brochures d’informationqté 60
Brochures du programmeqté 60
Classeurs de documentsqté 60
Marqueursqté 10
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 2
Autocollants flèchesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Couverts de serviceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur

Conseils

Réservez le lieu avant d’envoyer les invitations : vérifiez la capacité, l’accès, les espaces disponibles et la possibilité d’installer un vidéoprojecteur, un écran et des microphones sans fil.
Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la réunion et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants et de recueillir les besoins alimentaires.
Demandez les présentations aux intervenants 3 à 5 jours avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place et prévoyez un cliqueur ainsi que les rallonges nécessaires.
Préparez les documents d’appel d’offres, les badges nominatifs et les panneaux d’itinéraire la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les changements de dernière minute et les participants non prévus sont fréquents.
Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant le début. Installez d’abord les tables et les chaises, puis la table d’inscription, le matériel de présentation et enfin le café, le thé et le buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion d’appel d’offres ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, d’envoyer les invitations, de gérer les inscriptions et de confirmer les intervenants au moins 3 jours avant la réunion.
Quand envoyer les invitations pour une réunion d’appel d’offres ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant afin de connaître le nombre de participants et les besoins alimentaires.
Quand faut-il tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test 2 ou 3 jours avant, puis vérifiez les branchements à l’ouverture du lieu. Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et le cliqueur avant l’arrivée des participants.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 60 minutes pour une salle déjà disponible et dégagée. Ajoutez 30 minutes si vous devez installer plusieurs rangées de chaises, une table d’inscription, un buffet et un équipement de présentation.

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