Cómo organizar una reunión de licitación sin perder detalles
Una reunión de licitación necesita más que una sala y un programa. Primero aseguras el lugar y las inscripciones; después cierras ponentes, documentación, necesidades dietéticas y medios técnicos. La última semana sirve para confirmar cantidades y entregas, y el día anterior para dejar preparados los documentos, las acreditaciones y la sala. Este orden evita llegar al montaje con presentaciones pendientes, señales sin imprimir o catering que no cabe en frío.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Redactar invitaciones
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar inscripciones
- 7
Definir el programa final
2 personas
- 8
Confirmar ponentes
- 9
Recopilar las presentaciones
- 10
Imprimir los documentos de licitación
2 personas
- 11
Preparar acreditaciones
- 12
Imprimir señales de ruta
- 13
Confirmar el catering
- 14
Comprobar la técnica
2 personas
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Guardar el catering en frío
2 personas
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Comprobar los espacios
2 personas
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Colocar las sillas
3 personas
- 21
Montar la mesa de registro
2 personas
- 22
Dejar los documentos listos
2 personas
- 23
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 24
Preparar café y té
2 personas
- 25
Preparar el buffet
3 personas
- 26
Colocar señales de ruta
2 personas
Evento
- 27
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 28
Registrar a los participantes
2 personas
- 29
Repartir acreditaciones
- 30
Encargarse de la inauguración
- 31
Apoyar las presentaciones
2 personas
- 32
Recopilar preguntas
- 33
Organizar la pausa del café
3 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Explicar la documentación de la licitación
2 personas
- 36
Servir el bufé de cena
3 personas
- 37
Guiar el cóctel de networking
2 personas
- 38
Responder las últimas preguntas
2 personas
- 39
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 40
Guardar los documentos de forma segura
2 personas
- 41
Lavar la vajilla
3 personas
- 42
Ordenar el bufé y la cocina
3 personas
- 43
Recoger la basura
2 personas
- 44
Limpiar el espacio
3 personas
- 45
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 46
Desconectar la tecnología
2 personas
- 47
Comprobar los materiales
2 personas
- 48
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Catering
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Calentadores de buffetcant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Cestas de pancant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Compras
Decoración
- Credencialescant. 60
- Portabadgescant. 60
- Señales de rutacant. 8
- Bolígrafoscant. 70
- Bloc de notascant. 60
- Portapapelescant. 10
- Números de mesacant. 8
- Tarjetas de nombre para mesascant. 12
- Folletos informativoscant. 60
- Folletos del programacant. 60
- Carpetas para documentoscant. 60
- Rotuladorescant. 10
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 2
- Pegatinas de flechascant. 20
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cubiertos de serviciocant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Aspiradora
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Con ese número puedes confirmar el catering, preparar acreditaciones y distribuir las sillas sin improvisar.
- Define el programa final y confirma a los ponentes 5 días antes. Pide también sus presentaciones con 48 horas de margen para probarlas en el portátil y el proyector.
- Imprime los documentos de licitación y las señales de ruta como mínimo 2 días antes. Prepara una copia por participante y deja el material ordenado en la mesa de registro.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, clic de presentación, cables y regletas. Comprueba también que haya enchufes accesibles desde la mesa de oradores.
- Calcula el montaje con al menos 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Primero revisa los espacios y coloca mesas y sillas; después prepara registro, acreditaciones, documentos, café, agua y buffet.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones a una reunión de licitación?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la reunión. Deja al menos 7 días antes del evento para cerrar inscripciones, dietas y necesidades especiales.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering de una reunión de licitación?
- Confírmalo entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas el número de asistentes y sus preferencias dietéticas. Revisa el espacio de frío y reserva al menos 60 minutos para preparar café y buffet.
- ¿Cuándo se deben entregar las presentaciones de los ponentes?
- Solicítalas con 48 horas de antelación y pruébalas el día anterior. Así puedes detectar problemas de formato, sonido o conexión antes de abrir la sala.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una reunión de licitación?
- Reserva al menos 90 minutos para el montaje final. Si hay varios espacios, documentación impresa y equipo de presentación, añade otros 30 minutos para la comprobación y los cambios.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!