Ausschreibungstreffen strukturiert organisieren
Ein Ausschreibungstreffen steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst kommen Termin, Raum und Einladungen, danach Anmeldungen, Referenten und Unterlagen. Plane die Teilnehmerzahl früh, weil sie Bestuhlung, Namensschilder, Ausdrucke und Catering bestimmt. Technik und Präsentationen solltest du nicht erst am Veranstaltungstag prüfen. Der Ablauf führt dich von der ersten Reservierung bis zum vorbereiteten Registrierungstisch, Kaffee und Buffet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Einladungen erstellen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Anmeldungen bestätigen
- 7
Programm finalisieren
2 Personen
- 8
Referenten bestätigen
- 9
Präsentationen sammeln
- 10
Ausschreibungsunterlagen drucken
2 Personen
- 11
Namensschilder vorbereiten
- 12
Wegweiser ausdrucken
- 13
Catering bestätigen
- 14
Technik prüfen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Catering gekühlt lagern
2 Personen
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Räume kontrollieren
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 22
Dokumente bereitlegen
2 Personen
- 23
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 24
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 25
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 26
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Event
- 27
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 28
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 29
Namensschilder verteilen
- 30
Eröffnung betreuen
- 31
Präsentationen unterstützen
2 Personen
- 32
Fragen sammeln
- 33
Kaffeepause organisieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Ausschreibungsunterlagen erläutern
2 Personen
- 36
Abendbuffet servieren
3 Personen
- 37
Networking-Event betreuen
2 Personen
- 38
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
- 39
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Dokumente sicher aufbewahren
2 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Buffet und Küche aufräumen
3 Personen
- 43
Abfall sammeln
2 Personen
- 44
Raum reinigen
3 Personen
- 45
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 46
Technik abkoppeln
2 Personen
- 47
Materialien prüfen
2 Personen
- 48
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Präsentationsklicker
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Catering
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 10
- BuffetwärmerAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 3
- Einkäufe
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- BadgehalterAnz. 60
- WegweiserAnz. 8
- StifteAnz. 70
- NotizblöckeAnz. 60
- KlemmbretterAnz. 10
- TischnummernAnz. 8
- Namensschilder für TischeAnz. 12
- InformationsbroschürenAnz. 60
- ProgrammhefteAnz. 60
- DokumentenmappenAnz. 60
- StifteAnz. 10
- KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 2
- PfeilaufkleberAnz. 20
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierbesteckAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Staubsauger
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur den Raum, sondern auch Bestuhlung, Registrierungstisch, Rednertisch, Projektionsleinwand und verfügbare Stromanschlüsse.
- Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Treffen und setze eine Anmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Erfasse neben Zu- und Absagen auch Ernährungswünsche, damit du die endgültige Cateringmenge rechtzeitig bestätigen kannst.
- Fordere Präsentationen spätestens 5 Werktage vorher an und bestätige die Referenten schriftlich. Sammle alle Dateien auf einem Laptop und öffne jede Präsentation einmal, statt auf funktionierende Formate vor Ort zu hoffen.
- Drucke Ausschreibungsunterlagen, Wegweiser und Namensschilder mindestens 2 Werktage vor dem Treffen. Lege pro erwarteter Person ein Namensschild bereit und packe zusätzlich einige leere Schilder und Stifte für Nachmeldungen ein.
- Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Technik ein. Stelle Laptop, Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel gemeinsam bereit; Kaffee, Tee und gekühlte Getränke kommen erst danach auf den Tisch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Ausschreibungstreffen organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin und Raum. Sechs Wochen vor dem Treffen verschickst du die Einladungen; die Anmeldefrist sollte 10 bis 14 Tage vor dem Termin enden.
- Wann müssen die Präsentationen für ein Ausschreibungstreffen vorliegen?
- Fordere die Präsentationen spätestens 5 Werktage vor dem Treffen an. Prüfe sie anschließend auf dem vorgesehenen Laptop und teste die Verbindung zum Beamer mindestens am Vortag.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Ausschreibungstreffens?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Raumkontrolle, Tische, Stühle, Registrierungstisch und Technik. Öffne den Raum so früh, dass noch 30 Minuten Puffer für fehlende Kabel oder Änderungen bei der Bestuhlung bleiben.
- Wann sollte man das Catering für ein Ausschreibungstreffen bestätigen?
- Bestätige das Catering nach Ablauf der Anmeldung, also etwa 10 bis 14 Tage vor dem Treffen. Berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche und lagere gekühlte Speisen und Getränke am Veranstaltungstag erst nach der Technikprüfung ein.
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