Een aanbestedingsbijeenkomst organiseren: zo pak je het aan
Begin met de locatie, het programma en de deelnemerslijst; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Werk daarna naar buiten toe: verstuur uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen en presentaties. Regel aanbestedingsstukken, naambadges en routeborden ruim vóór de bijeenkomst. Controleer techniek en catering afzonderlijk en plan op de dag zelf tijd voor opbouw, registratie en een laatste test. Zo voorkom je dat documenten ontbreken of sprekers en deelnemers moeten wachten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Aanmeldingen bevestigen
- 7
Programma definitief maken
2 personen
- 8
Sprekers bevestigen
- 9
Presentaties verzamelen
- 10
Aanbestedingsstukken afdrukken
2 personen
- 11
Naambadges voorbereiden
- 12
Routeborden afdrukken
- 13
Catering bevestigen
- 14
Techniek controleren
2 personen
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Catering gekoeld opslaan
2 personen
- 17
Locatie openen
2 personen
- 18
Ruimtes controleren
2 personen
- 19
Tafels opstellen
3 personen
- 20
Stoelen plaatsen
3 personen
- 21
Registratietafel inrichten
2 personen
- 22
Documenten klaarleggen
2 personen
- 23
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
- 24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 25
Buffet klaarzetten
3 personen
- 26
Routeborden plaatsen
2 personen
Event
- 27
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 28
Deelnemers registreren
2 personen
- 29
Naambadges uitdelen
- 30
Opening verzorgen
- 31
Presentaties ondersteunen
2 personen
- 32
Vragen verzamelen
- 33
Koffiepauze verzorgen
3 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Aanbestedingsstukken toelichten
2 personen
- 36
Dinerbuffet serveren
3 personen
- 37
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
- 38
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
- 39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 40
Documenten veilig opbergen
2 personen
- 41
Servies afwassen
3 personen
- 42
Buffet en keuken opruimen
3 personen
- 43
Afval verzamelen
2 personen
- 44
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 45
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 46
Techniek afkoppelen
2 personen
- 47
Materialen controleren
2 personen
- 48
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Registratietafel
- Spreektafel
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Opscheplepelsaantal 8
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Presentatieklikker
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 10
- Buffetwarmhoudersaantal 4
- Serveerlepelsaantal 8
- Broodmandenaantal 6
- Drankdispensersaantal 3
- Boodschappen
Decoratie
- Naambadgesaantal 60
- Badgehoudersaantal 60
- Routebordenaantal 8
- Pennenaantal 70
- Notitieblokkenaantal 60
- Klembordenaantal 10
- Tafelnummersaantal 8
- Naamkaartjes voor tafelsaantal 12
- Informatiefoldersaantal 60
- Programmafoldersaantal 60
- Documentmappenaantal 60
- Stiftenaantal 10
- Plakbandaantal 4
- Scharenaantal 2
- Pijlenstickersaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerbestekaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stofzuiger
Tips
- Leg het programma minimaal 2 weken vooraf definitief vast en bevestig daarna de sprekers. Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen van tevoren op, zodat je ze op één laptop kunt testen.
- Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 werkdagen voor de bijeenkomst af. Gebruik die lijst voor bevestigingen, naambadges, documenten en de catering; verwerk dieetwensen niet pas bij het buffet.
- Maak voor iedere deelnemer een complete set aanbestedingsstukken en leg die vóór opening bij de registratietafel klaar. Print daarnaast enkele extra sets, bijvoorbeeld 5 bij een groep van 50 deelnemers.
- Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de ontvangst. Controleer beamer, projectiescherm, microfoons, presentatieklikker, verlengsnoeren en stekkerdozen met de eerste presentatie volledig afgespeeld.
- Zet koffie, thee en water klaar voordat de registratie start en houd gekoelde catering tot het laatste moment in koelboxen. Reken voor de ontvangst op 1 registratiemedewerker per 25 tot 30 deelnemers, zodat wachtrijen kort blijven.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren organiseer je een aanbestedingsbijeenkomst?
- Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de bijeenkomst en sluit aanmeldingen 3 tot 5 werkdagen vóór de datum af.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een aanbestedingsbijeenkomst op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, controleren van ruimtes, plaatsen van tafels en stoelen en inrichten van de registratietafel. Trek nog 30 minuten extra uit als je meerdere microfoons of presentaties test.
- Wanneer moet je de aanbestedingsstukken afdrukken?
- Druk de stukken uiterlijk 2 werkdagen vooraf af, nadat het programma en de deelnemerslijst definitief zijn. Maak 5 tot 10 procent extra sets om ontbrekende of beschadigde exemplaren op te vangen.
- Hoeveel registratiemedewerkers heb je nodig voor een aanbestedingsbijeenkomst?
- Reken op 1 medewerker per 25 tot 30 deelnemers. Bij 60 deelnemers zijn dus 2 medewerkers een praktisch uitgangspunt; leg naambadges, pennen en documenten per deelnemer vooraf klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!