Organiser une représentation théâtrale sans rien laisser au dernier moment

Une représentation théâtrale se prépare dans un ordre précis : d’abord les rôles, le lieu et les inscriptions, puis le contenu artistique et enfin la technique. Commencez par rassembler les textes, confirmer la distribution et diffuser le calendrier des répétitions. Pendant ce temps, avancez sur le décor, les costumes, les accessoires, le son et la lumière. Gardez une répétition générale complète avant l’ouverture des portes : c’est là que les problèmes de câbles, de changements de costume et de transitions apparaissent.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer les informations du lieu
5
Faire les réservations
6
Rassembler les fichiers texte
7
Confirmer la répartition des rôles
2 personnes
8
Diffuser le planning des répétitions
9
Élaborer le design du décor
2 personnes
10
Faire la liste des accessoires
2 personnes
11
Inventorier les costumes
2 personnes
12
Rassembler les fichiers musicaux
13
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
14
Élaborer le plan sonore
2 personnes
15
Établir le programme
16
Imprimer les programmes
2 personnes
17
Créer des badges nominatifs
18
Imprimer les billets et la liste d'invités
19
Construire les éléments de décor
4 personnes
20
Peindre les éléments de décor
3 personnes
21
Rassembler les accessoires
2 personnes
22
Essayer les costumes
3 personnes
23
Réparer les costumes
2 personnes
24
Passer en revue la technique
4 personnes
25
Répétition générale complète
12 personnes
26
Vérifier les informations au public
27
Faire les courses
2 personnes
28
Préparer le matériel
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Décharger le matériel technique
4 personnes
31
Décharger la décoration
4 personnes
32
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
33
Monter la décoration
5 personnes
34
Installer les sièges du public
4 personnes
35
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
36
Aménager le vestiaire
2 personnes
37
Monter la table de catering
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Monter l’installation lumière
3 personnes
40
Installer le système de sonorisation
3 personnes
41
Tester la technique
3 personnes
42
Aménager les vestiaires
2 personnes
43
Préparer les costumes
2 personnes
44
Installer les accessoires
2 personnes
45
Maquillage et coiffure
3 personnes
46
Faire jouer les acteurs
2 personnes
47
Accueillir le public
4 personnes
48
Distribuer les programmes
2 personnes
49
Vérifier les billets
2 personnes
50
Servir les boissons de la pause
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Ranger la salle de pause
2 personnes
53
Animer le spectacle
4 personnes
54
Recevoir les questions du public
55
Animer le moment photo
2 personnes
56
Préparer la représentation du soir
4 personnes
57
Accueillir le public du soir
4 personnes
58
Vérifier les billets du soir
2 personnes
59
Animer la représentation du soir
4 personnes
60
Servir les boissons d'après-fête
3 personnes
61
Saluer le public au revoir
2 personnes

Suivi

62
Ranger les accessoires
3 personnes
63
Rassembler les costumes
2 personnes
64
Éteindre la technique
3 personnes
65
Démonter le décor en toute sécurité
5 personnes
66
Remettre les chaises en place
4 personnes
67
Emballer le matériel
3 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Rassembler les déchets
2 personnes
70
Nettoyer le lieu
3 personnes
71
Rassembler les objets trouvés
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Portants à vêtementsqté 3
Portantsqté 4
Tabouretsqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes LED de rechangeqté 8

Décoration

Fond de scèneqté 2
Tissus noirsqté 6
Panneaux décoratifsqté 6
Plantes décorativesqté 8
Tableaux décoratifsqté 4
Crochets adhésifsqté 20
Nappesqté 8
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Porte-nomsqté 20
Compositions floralesqté 6
Papier kraftqté 2
Peinture acryliqueqté 12
Pinceauxqté 12
Ruban de masquageqté 6
Attaches-câblesqté 100
Cordeqté 2
Goulottes de câblesqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 6
Ruban adhésif d’emballageqté 6
Agrafeusesqté 2
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verresqté 140
Tasses à caféqté 60
Cuillères à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Petits bolsqté 12
Saladiers de serviceqté 10

Nettoyage

Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Brosses de nettoyage pour toilettesqté 2

Catering

Courses

Costumes

Vêtements de déguisement de baseqté 20
Accessoires de costumeqté 30
Housses à vêtementsqté 20
Défroisseurs vapeurqté 2

Maquillage

Kits de maquillage de théâtreqté 6
Éponges à maquillageqté 24
Pinceaux de maquillageqté 12
Démaquillantqté 4
Laque pour cheveuxqté 4
Miroirsqté 6

Accessoires

Lampes de tableqté 3
Vaisselle pour la décorationqté 12
Livres pour le décorqté 15
Vases décoratifsqté 4
Valisesqté 4
Sacs à mainqté 6
Lampes de pocheqté 4
Carnetsqté 10
Stylosqté 20

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 12
Couverture anti-feu
Gilets fluorescentsqté 6

Bureau

Papier A4qté 2
Stylos à billeqté 20
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 10

Conseils

Bloquez le lieu et ses contraintes dès le début : horaires d’accès, capacité, installation des chaises, espace pour les portants et possibilités de branchement. Demandez une confirmation écrite avant de lancer les réservations.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la représentation. Imprimez ensuite les billets, la liste des invités, les badges et le programme avec les informations réellement confirmées.
Fixez une date limite pour les textes, fichiers musicaux et plans techniques. Sans ces éléments, le plan d’éclairage, le plan sonore et les répétitions deviennent des corrections permanentes.
Testez séparément les microphones sans fil, la table de mixage, les projecteurs LED, les rallonges et les multiprises, puis marquez chaque câble au ruban gaffer. Prévoyez les lampes LED de rechange avant le montage, pas après une panne.
Faites une répétition générale complète dans la configuration réelle, public compris si possible. Chronométrez les changements de décor, d’accessoires et de costumes, puis notez qui intervient à chaque transition et à quelle minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une représentation théâtrale ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour une représentation avec décor, costumes et dispositif technique. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, l’impression, les essais et les ajustements plutôt que pour créer le contenu.
Quand envoyer les invitations pour une représentation théâtrale ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, puis fixez une clôture des inscriptions environ 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires et d’imprimer la liste des invités.
Quand faire la répétition générale ?: Organisez-la 1 à 3 jours avant la représentation, dans le lieu prévu et avec les costumes, accessoires, décor, son et lumière. Une courte vérification technique le jour même peut compléter cette répétition, mais ne doit pas la remplacer.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture des portes ?: Arrivez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour contrôler les chaises, les billets, les badges, les programmes, les branchements, les microphones et les projecteurs. Réservez ensuite 30 minutes sans interruption pour les derniers changements de costumes et accessoires.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.