Organiser une comédie musicale scolaire sans rien oublier

Une comédie musicale scolaire demande bien plus que des répétitions et une scène. Il faut coordonner les élèves, les bénévoles, les costumes, le décor, la musique, les lumières et l’accueil du public dans le bon ordre. Cette checklist rassemble les étapes à prévoir, du choix du spectacle au démontage. Elle vous aide aussi à repérer les éléments souvent réglés trop tard : assurances, inscriptions, fichiers musicaux, essayages, programme et tests techniques.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le spectacle
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Vérifier les permis et les assurances
2 personnes
Fixer le budget et les moyens de paiement
2 personnes
Définir la liste des rôles et la distribution
3 personnes
Répartir l'équipe et les bénévoles
3 personnes
Publier le planning des répétitions
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Mettre en page le programme et la liste des acteurs
2 personnes
Faire imprimer les livrets du programme
2 personnes
Élaborer le design du décor
4 personnes
Fabriquer les éléments de décor
6 personnes
Rassembler les costumes
3 personnes
Essayer et étiqueter les costumes
4 personnes
Rassembler les accessoires
3 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
Établir le plan sonore
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Préparer le comptoir de vente
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Publier les informations au public
2 personnes
Effectuer la répétition technique
8 personnes
Vérifier la décoration et les accessoires
4 personnes
Préparer les costumes de rechange
2 personnes
Vérifier les parcours du public
3 personnes
Effectuer le contrôle final de la billetterie
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les programmes et les billets
3 personnes
Installer le décor et le matériel
6 personnes

Événement

Vérifier le sol de la salle et la scène
3 personnes
Monter la scène et le décor
8 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer les chaises
6 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
3 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Préparer les costumes par scène
3 personnes
Tester les microphones
3 personnes
Tester les réglages d'éclairage
3 personnes
Tester les cues musicales
2 personnes
Briefer les acteurs et l’équipe
3 personnes
Assurer l’accueil du public
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer le fond de scène et les éclairages de salle
2 personnes
Animer le spectacle
6 personnes
Changer les accessoires
3 personnes
Gérer les changements de costume
4 personnes
Assurer le service des pauses
4 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Gérer la photo de la troupe et le moment d’applaudissements
3 personnes
Clôturer la caisse et les recettes
2 personnes

Suivi

Éteindre l'équipement en toute sécurité
3 personnes
Démonter le décor
6 personnes
Trier les accessoires
3 personnes
Rassembler les costumes
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
5 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Laver et rendre les costumes
3 personnes
Archiver les photos et les fichiers
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 220
Tablesqté 12
Portants de logeqté 6
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 3
Tabouretsqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Lecteur audio
Microphones sans filqté 8
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 10
Tissus décoratifsqté 8
Plantes artificiellesqté 12
Bordures décorativesqté 6
Guirlandesqté 12
Textes de scèneqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 60
Brochures du programmeqté 240

Vaisselle

Verresqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Carafesqté 6
Présentoirs à étagesqté 6
Porte-serviettesqté 8

Catering

Caisse
Terminal de paiement
Caisse
Panneaux de menuqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Barquettes à snacksqté 250
Couteaux à gâteauqté 3
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2
Gantsqté 12

Costumes

Portants à vêtementsqté 8
Cintresqté 80
Housses à vêtementsqté 60
Miroirsqté 4
Défroisseurs vapeurqté 2
Kits de coutureqté 4

Accessoires

Tables pour les décorsqté 4
Caisses de rangementqté 16
Étiquettes de décorqté 80
Mobilier décoratifqté 10
Accessoires à la mainqté 30

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 3
Poteaux de balisageqté 8
Tapis antidérapantsqté 6

Conseils

Bloquez la date et la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins une répétition dans la configuration réelle, avec les chaises, les tables, les portants de loge et les accès du public.
Testez la partie technique au moins 7 jours avant la représentation. Vérifiez chaque fichier musical, les microphones sans fil, la table de mixage, les haut-parleurs, le projecteur, les rallonges et les multiprises.
Étiquetez chaque costume après l’essayage, avec le nom de l’élève et le rôle. Regroupez ensuite les accessoires et les textes de scène par tableau afin d’éviter les recherches en coulisses.
Préparez le programme avant l’impression : ordre des scènes, liste des acteurs et informations destinées au public. Gardez une marge d’au moins 5 jours pour corriger une erreur avant de faire imprimer les livrets.
Organisez l’accueil séparément de la scène. Installez la billetterie, le comptoir de vente, les panneaux indicateurs et l’éclairage d’ambiance au moins 1 heure avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une comédie musicale scolaire ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines entre la confirmation du spectacle et la représentation. Les costumes, le décor, les autorisations, la billetterie et les répétitions peuvent ainsi avancer sans être concentrés sur les 10 derniers jours.
Quand ouvrir la billetterie d’une comédie musicale scolaire ?: Ouvrez-la environ 3 à 4 semaines avant le spectacle, une fois la salle, les horaires et les modalités de paiement confirmés. Fixez une date de clôture au plus tard 48 heures avant la représentation pour connaître le nombre de spectateurs.
Quand tester le son et les lumières pour un spectacle scolaire ?: Faites un premier test complet 7 jours avant, puis une répétition technique le jour même. Réservez au minimum 2 heures pour régler les microphones, le lecteur audio, les projecteurs LED, les pieds d’éclairage et les enceintes de monitoring.
Quand préparer les costumes et les accessoires ?: Rassemblez-les au moins 3 semaines avant le spectacle et organisez les essayages sur les 14 jours suivants. Chaque costume doit être essayé, étiqueté et rangé avec les accessoires correspondants avant la dernière répétition générale.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.