Checklist pour organiser une représentation théâtrale

Une représentation théâtrale demande de coordonner les comédiens, la technique, les décors et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par confirmer le lieu, les réservations et les besoins alimentaires, puis verrouille les rôles et le calendrier des répétitions. Les dernières semaines servent surtout à finaliser les accessoires, les costumes, les fichiers audio, l’éclairage et le programme. Cette checklist te permet de suivre les 73 tâches sans découvrir un oubli le jour de la représentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les informations du lieu
Faire les réservations
Rassembler les fichiers texte
Confirmer la répartition des rôles
2 personnes
Diffuser le planning des répétitions
Élaborer le design du décor
2 personnes
Faire la liste des accessoires
2 personnes
Inventorier les costumes
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
Élaborer le plan sonore
2 personnes
Établir le programme
Imprimer les programmes
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Imprimer les billets et la liste d'invités
Construire les éléments de décor
4 personnes
Peindre les éléments de décor
3 personnes
Rassembler les accessoires
2 personnes
Essayer les costumes
3 personnes
Réparer les costumes
2 personnes
Passer en revue la technique
4 personnes
Répétition générale complète
12 personnes
Vérifier les informations au public
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
4 personnes
Décharger la décoration
4 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Monter la décoration
5 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester la technique
3 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Maquillage et coiffure
3 personnes
Faire jouer les acteurs
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger la salle de pause
2 personnes
Animer le spectacle
4 personnes
Recevoir les questions du public
Animer le moment photo
2 personnes
Préparer la représentation du soir
4 personnes
Accueillir le public du soir
4 personnes
Vérifier les billets du soir
2 personnes
Animer la représentation du soir
4 personnes
Servir les boissons d'après-fête
3 personnes
Saluer le public au revoir
2 personnes

Suivi

Ranger les accessoires
3 personnes
Rassembler les costumes
2 personnes
Éteindre la technique
3 personnes
Démonter le décor en toute sécurité
5 personnes
Remettre les chaises en place
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Portants à vêtementsqté 3
Portantsqté 4
Tabouretsqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes LED de rechangeqté 8

Décoration

Fond de scèneqté 2
Tissus noirsqté 6
Panneaux décoratifsqté 6
Plantes décorativesqté 8
Tableaux décoratifsqté 4
Crochets adhésifsqté 20
Nappesqté 8
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Porte-nomsqté 20
Compositions floralesqté 6
Papier kraftqté 2
Peinture acryliqueqté 12
Pinceauxqté 12
Ruban de masquageqté 6
Attaches-câblesqté 100
Cordeqté 2
Goulottes de câblesqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 6
Ruban adhésif d’emballageqté 6
Agrafeusesqté 2
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verresqté 140
Tasses à caféqté 60
Cuillères à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Petits bolsqté 12
Saladiers de serviceqté 10

Nettoyage

Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Brosses de nettoyage pour toilettesqté 2

Catering

Courses

Costumes

Vêtements de déguisement de baseqté 20
Accessoires de costumeqté 30
Housses à vêtementsqté 20
Défroisseurs vapeurqté 2

Maquillage

Kits de maquillage de théâtreqté 6
Éponges à maquillageqté 24
Pinceaux de maquillageqté 12
Démaquillantqté 4
Laque pour cheveuxqté 4
Miroirsqté 6

Accessoires

Lampes de tableqté 3
Vaisselle pour la décorationqté 12
Livres pour le décorqté 15
Vases décoratifsqté 4
Valisesqté 4
Sacs à mainqté 6
Lampes de pocheqté 4
Carnetsqté 10
Stylosqté 20

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 12
Couverture anti-feu
Gilets fluorescentsqté 6

Bureau

Papier A4qté 2
Stylos à billeqté 20
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 10

Conseils

Réserve le lieu avant d’arrêter la date des répétitions : vérifie notamment les horaires d’accès, les chaises disponibles, les tables et l’espace prévu pour les portants à vêtements.
Planifie une répétition générale complète au moins 7 jours avant la représentation. Fais-la avec les costumes, les accessoires, les fichiers musicaux, les micros et les changements de lumière réellement prévus.
Teste toute la chaîne technique 2 à 3 jours avant : table de mixage, microphones sans fil, ordinateur portable, câbles audio, rallonges et multiprises. Garde du ruban gaffer et des lampes LED de rechange sur place.
Termine les programmes, billets et badges nominatifs au moins 3 jours avant l’ouverture des portes. Imprime aussi la liste d’invités afin que l’accueil ne dépende pas d’un fichier introuvable.
Prévois l’accueil et la pause avant le dernier filage : compte les thermos, machines à café, bouilloires, glacières et plateaux de service, puis confirme les besoins alimentaires recueillis auprès des inscrits.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une représentation théâtrale ?: Commence au moins 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, les réservations, les rôles, les invitations et le calendrier des répétitions.
Quand faire la répétition générale d’une pièce de théâtre ?: Fais une répétition générale complète 5 à 7 jours avant la représentation. Réserve ensuite un créneau technique de contrôle 2 à 3 jours avant pour corriger les problèmes restants.
Combien de temps avant imprimer les programmes et les billets ?: Prépare les fichiers définitifs au moins 5 jours avant, puis imprime les programmes, billets et listes d’invités 3 jours avant. Cela laisse le temps de corriger une erreur de nom ou de distribution.
Que faut-il vérifier le jour d’une représentation théâtrale ?: Prévois une vérification sur place 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Contrôle les décors, costumes, accessoires, éclairages, son, chaises, badges, billets et l’espace d’accueil.

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