Checklist pour organiser un spectacle de comédie musicale

Un spectacle de comédie musicale demande une coordination précise entre la troupe, la technique, l’accueil et les changements de costumes. Cette checklist de 76 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’ouverture des portes. Prévoyez une répétition finale sur le lieu de représentation et vérifiez chaque fichier musical, accessoire et élément de décor avant le jour J. Les 70 éléments du plan couvrent aussi l’éclairage, les micros, le mobilier et le service des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et la représentation
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver la salle de répétition
Établir le planning de la représentation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer le programme
2 personnes
Envoyer les informations au public
Effectuer la répétition finale
12 personnes
Vérifier les costumes
3 personnes
Vérifier les accessoires
3 personnes
Vérifier les éléments de décor
3 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Imprimer la liste du public
Faire les courses
2 personnes
Acheminer les costumes sur le site
2 personnes
Apporter les accessoires sur le lieu
2 personnes
Acheminer le matériel technique sur le lieu
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager le sol de la scène
3 personnes
Monter la scène et la zone de jeu
4 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Brancher le son
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique et les cues
2 personnes
Préparer les costumes
3 personnes
Préparer le maquillage et le grimage
2 personnes
Accueillir la distribution
2 personnes
Réaliser la répétition technique
10 personnes
Faire changer la troupe
3 personnes
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Ouvrir la représentation
Jouer le premier acte
15 personnes
Servir les boissons de pause
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
4 personnes
Rappeler le public
2 personnes
Jouer le deuxième acte
15 personnes
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
Prendre une photo de la distribution
2 personnes
Saluer le public au revoir
3 personnes
Distribuer le vestiaire
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Servir le repas de l’équipe
4 personnes
Préparer la représentation du soir
8 personnes
Accueillir le public du soir
4 personnes
Jouer la séance du soir
15 personnes
Assurer la pause du soir
5 personnes
Dire au revoir au public du soir
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
3 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Rassembler les accessoires
3 personnes
Rassembler les costumes
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Laver les costumes
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 170
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 3
Cintres de vestiaireqté 180
Tabourets pour la distributionqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable pour la musique
Boîtier DI
Enceinte de monitoring
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage de travailqté 3
Ampoules LED de rechangeqté 6

Décoration

Bâche de fondqté 2
Panneaux décoratifsqté 8
Tissus décoratifsqté 6
Plantes artificiellesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Panneau du programme
Fleurs artificiellesqté 20
Guirlandes lumineusesqté 4
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésif double faceqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 180
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 6

Catering

Courses

Costumes

Portants à costumesqté 4
Housses à vêtementsqté 30
Épingles de sûretéqté 2
Rouleaux anti-peluchesqté 4
Kits de coutureqté 2
Collants de rechangeqté 8

Accessoires

Accessoires à la mainqté 25
Caisses de rangementqté 12
Étiquettes nominativesqté 50

Nettoyage

Aspirateur
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Sécurité

Lampes de pocheqté 3
Pilesqté 2
Ruban antidérapantqté 2

Papeterie

Brochures du programmeqté 180
Bracelets d’entréeqté 200
Stylosqté 12
Presse-papiersqté 4
Papier d’impression

Conseils

Bloquez la date et la salle au moins 8 à 12 semaines avant la représentation. Réservez aussi la salle de répétition séparément afin d’éviter de concentrer les derniers essais sur les seules heures disponibles le jour J.
Ouvrez la billetterie dès que la date, les horaires et la capacité de la salle sont confirmés. Envoyez les informations pratiques au public au moins 7 jours avant, notamment l’horaire d’arrivée et les éventuels besoins alimentaires.
Organisez les costumes sur des portants avec un cintre par tenue et identifiez les changements rapides. Transportez les costumes, accessoires et éléments de décor sur le site avant l’ouverture du lieu, plutôt qu’au moment où les spectateurs arrivent.
Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage et l’ordinateur musical pendant la répétition finale. Prévoyez des rallonges, des multiprises, du ruban gaffer et une enceinte de monitoring pour régler les problèmes de branchement avant le spectacle.
Gardez une copie imprimée du déroulé, du programme et de la liste du public le jour J. Installez d’abord l’éclairage de travail et dégagez le sol de la scène, puis montez la zone de jeu, le décor et les projecteurs LED.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un spectacle de comédie musicale ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la représentation. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et la salle de répétition, d’ouvrir la billetterie, de préparer les costumes et de planifier la technique.
Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle de comédie musicale ?: Ouvrez-la dès que la date, les horaires, le lieu et la capacité d’accueil sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le spectacle. Fixez une date limite pour les inscriptions afin de pouvoir imprimer la liste du public et organiser l’accueil.
Combien de temps prévoir pour la répétition finale ?: Prévoyez au moins une demi-journée sur le lieu de représentation, et davantage si les changements de costumes ou les réglages techniques sont nombreux. Faites passer le déroulé complet avec les microphones, la musique, les lumières, les accessoires et le décor.
Quand envoyer les informations pratiques au public ?: Envoyez-les au moins 7 jours avant la représentation, puis rappelez l’horaire 24 à 48 heures avant si nécessaire. Indiquez l’heure d’ouverture des portes, l’accès, les modalités de billetterie et la manière de signaler un besoin alimentaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.